Работы архивов организаций 8 страница

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма листа фонда

Приложение 7

к п. 3.4.6

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _______ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

На ___________ год подписи

Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

учреждения

от ___________ N __________ от ________ N _____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел организации

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году

в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Приложение 8

к п. 3.4.6

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ N ________

_____________________

(место составления)

На _____________ год <*>

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО <**>

Протокол ЭК структурного

подразделения

от _____________ N ___________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел

структурного подразделения организации

--------------------------------

<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 9

к п. 3.6.16

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 10

к п. 3.6.17

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ______________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	При- меча- ние

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 11

к п. 3.6.18

Код гос. архива ______

Код организации ______

┌────────────────┐

│Ф. N │

_______________________________________________ │________________│

│Оп. N │

_______________________________________________ │________________│

│Д. N │

_______________________________________________ │________________│

└────────────────┘

__________________________________________________________________

(Наименование архивного учреждения)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО N ___ ТОМ N __

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _________ листах

Хранить ___________

┌───────────┐

│Ф. N _____ │

│ │

│Оп. N ____ │

│ │

│Д. N _____ │

└───────────┘

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 12

к п. 3.7.2

__________________________________________________________________

(Наименование организации)

__________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N

__________________________________________________________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
					6 <*>
Название раздела

В данную опись внесено _______________________ ед. хр. с N _______

(цифрами и прописью)

по N __________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>

Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного

службы ДОУ подразделения

Подпись Расшифровка подписи от ______________ N _______

Дата

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного

подразделения организации

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 13

к п. 3.7.17

Передал

__________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

и _________________________ регистрационно-контрольных картотек к

(цифрами и прописью)

документам <*>

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ______________________ ед. хр. и __________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника

архива организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма итоговой записи и заверительной надписи

--------------------------------

<*> Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение 14

к п. 3.7.18

__________________________________________________________________

(Название государственного архива <*>)

__________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ____________

ОПИСЬ N ________

__________________________________________________________________

(Название описи)

Крайние даты документов ___________________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

--------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.

Приложение 15

к п. 4.4.3.3

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

СТЕЛЛАЖ N ___________ ХРАНИЛИЩЕ N ____________

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N (н/д)	Дела с N ____________________ по N ____________________	Примечание

Формат А6 (148 x 105 мм)

Форма карточки постеллажного топографического указателя

(лицевая сторона)

Форма карточки постеллажного топографического указателя

(оборотная сторона)

Приложение 16

к п. 4.4.3.4

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОНД N ___________ ХРАНИЛИЩЕ N __________

Название фонда ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Опись N	Дела с N _____ по N _________	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечание

Формат А4 (210 x 297 мм)

Примерная форма

карточки пофондового топографического указателя

Приложение 17

к п. 4.5.3

Наименование организации

Название архива

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел

Руководитель архива

____________ N ___________ (зав. читальным залом)

__________________________

(место составления) Подпись Расшифровка

на выдачу документов подписи

Дата

__________________________________________________________________

(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного

подразделения)

__________________________________________________________________

(тема исследования)

Фонд N	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Расписка пользователя в получении	Расписка сотрудника читального зала в приеме

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма заказа на выдачу дел

(лицевая сторона)

Подпись исследователя

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма заказа на выдачу дел

(оборотная сторона)

Приложение 18

к п. 4.5.3

Наименование организации

АКТ

_____________ N ____________

____________________________

(место составления)

о выдаче дел во временное пользование

____________________________

(наименование организации,

ее адрес, почтовый индекс)

Основание ____________________________________________________

__________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела _________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда N ________________________

(название фонда)

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Примечание

Всего выдается __________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ___________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во

временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать

по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без

разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в

указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае

утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя

выдающего дела организации-получателя

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ______________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял дела по поручению руководства _____________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Приложение 19

к п. 4.5.4

Наименование организации

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ____

Начата __________

Окончена ________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги выдачи документов

N п/п	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Ед. хр. N	Кому вы- дано	Расписка в полу- чении дела	Дата воз- врата дела	Расписка в воз- вращении дела	При- меча- ние

Итого в _______ году выдано из хранилища N _______________________

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма книги выдачи дел из хранилища

Приложение 20

к п. 4.5.8

Наименование организации

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N _______________ Опись N ______________ Дело N _____________

Заголовок дела ___________________________________________________

Дата исполь- зования	Кому выдано: фамилия, ини- циалы (раз- борчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	N исполь- зованных листов	Подпись лица, ис- пользо- вавшего дело

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма листа использования документов

Приложение 21

к п. 4.5.9

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _____________________________________________________________

(N и название)

Опись ____________________________________________________________

(N и название)

Фонд _____________________________________________________________

(N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма карты-заместителя дела

Приложение 22

к п. 4.7.5

Наименование организации

Название архива

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

__________ N ____________ руководителя организации

_________________________ Подпись Расшифровка

(место составления) подписи

проверки, наличия и состояния дел Дата

_________________________

(постоянного, временного

хранения, по личному

составу)

Фонд N ______

Основание ________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов,

стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ____________________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы)

Члены комиссии: __________________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

__________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________ по _____________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения, _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии _____________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения, _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________ дел,

(цифрами и

прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

______________________ дел.

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________ дел,

(цифрами и

прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

______________________ дел.

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)

имеется в наличии

_____________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки _____________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________

______________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ___________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки _________________________

(цифрами и прописью)

дел,

8.8. выдано во временное пользование _________________________

(цифрами и прописью)

дел.

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...).

Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Приложение 23

к п. 4.8.1

__________________________________________________________________

(Название архивного учреждения) <*>

__________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ___

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

__________________

(крайние даты)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи особо ценных дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

N п/п	N описи	N дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	N ед. учета страхового фонда	Примечание

В данную опись внесено _________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

Дата добавления: 2014-12-23