Сбор информации. Проверка выполнения корректирующих действий

Проверка выполнения корректирующих действий.

Заключительное совещание.

Аудит.

Вводное совещание.

Планирование и подготовка.

Сбор информации.

Этапы аудита

Аудиты - деятельность дорогостоящая, если рассматривать ее с позиций затрат времени и работы людей; она требует планирования, выполнения и отчетности. Кроме того, проверка выполнения корректирующих действий может потребовать повторного участия, как аудитора, так и проверяемой стороны. Выполнение аудита мешает и производственному процессу – аудитор отвлекает работников вопросами, а вводное и заключительное собрания отнимают ценное время у руководства.

Поэтому, очень важно выполнить аудит должным образом от начала до конца. Золотое правило гласит, что аудит никогда не должен быть сюрпризом. Даты его проведения необходимо предварительно согласовать по договоренности обеих сторон. Аудит, проводимый внезапно, не дает никаких преимуществ и имеет только негативный характер. Внезапный аудит может препятствовать производственному процессу на его важнейших этапах, причиняя существенные финансовые убытки. Проведение аудита без предварительного согласия совершенно отчетливо подразумевает одно: «Мы хотим поймать вас с поличным!».

Существует ряд конкретных этапов для последовательного выполнения:

Чтобы лучше понять важность правильной подготовки к аудиту, достаточно сказать, что подготовка обычно отнимает 40% всего времени, отведенного для аудита. Подготовка включает два этапа. К ним относится деятельность руководителей программой аудита, а также время, затраченное аудиторами на сбор информации, анализ документации, планирование и подготовку. Непосредственно проведение аудита охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно занимает примерно 40% общего времени. Отчетность (регулярно выполняется во время аудита) и надзорная деятельность составляют, как правило, 10% общего времени.

Когда аудитор или группа аудиторов проводят аудит, вся ответственность возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор регистрирует пожелания клиента, кроме того, он следит за соблюдением процедур, принятых у клиента.

Прежде, чем приступить к сбору всей необходимой информации, которая потребуется для аудита, руководитель программы аудита должен определить основные моменты:

1. Причины проведения аудита.

2. Область распространения аудита.

После выяснения вышеперечисленной информации аудитор может начать сбор информации, необходимой для эффективного выполнения аудита.

Область распространения аудита определяет границы аудита:

- Объекты организации, подлежащие проверке.

- Структурные подразделения объекта, подлежащие проверке

Получив от клиента краткую информацию, необходимую для планирования и подготовки аудита, далее ведущий аудитор должен собрать следующие сведения о проверяемой организации:

1. Виды деятельности организации.

2. Сложность процессов.

3. Размеры подразделения/участка.

Все вышеперечисленное может быть выяснено по телефону, письмом, анкетой (вопросником), при ознакомительном визите или любым другим способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.

Аудиторам, занимающимся подготовкой аудита, настоятельно рекомендуется рассмотреть возможность визитов на предварительном этапе. Подобные визиты позволяют собрать дополнительную информацию и предоставляют аудитору реальный доступ в подразделение для оценки его размеров и сложности структуры. Такие посещения помогают установить взаимоотношения с руководством проверяемого участка и развеять страхи по поводу проведения аудита и составления отчетов. Предварительные визиты также дают прекрасную возможность предотвратить ряд проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита – этому способствует открытое обсуждение таких проблем с представителями руководства участка и приглашение к сотрудничеству. Такие визиты нетрудно организовать в случае проведения внутренних аудитов, и не стоит недооценивать их важность, даже если проверяемая сторона и внутренний аудитор знакомы друг с другом.

Дата добавления: 2015-01-03