Возмещение производственных затрат

Правильно составленные расходные счета облегчают задачу возмещения производственных затрат. Расходные счета должны быть логичными и понятными.

Сегодня многие корпорации применяют модели распределения затрат или возмещения затрат при финансировании своих собственных ключевых ИТ проектов. Это возлагает финансовую ответственность на руководителей ИТ проектов, которые должны обосновать расходы и выгоды данных проектов. Процесс возмещения производственных затрат обязывает ИТ сотрудников быть более внимательными при сборе данных о расходах.

Цели и задачи

Управление финансами позволяет нести полную ответственность за стоимость ИТ сервисов, распределять расходы на сервисы, используемые клиентами организации, что позволяет возместить расходы, объясняет стоимость ИТ сервисов, и дает рациональное экономическое обоснование расходов на изменения в ИТ сервисах.

Область применения

Управление финансами SMF дает возможность организациям аргументировать стоимость предоставляемых ИТ сервисов, а также помогает:

• определить объекты и деятельность, которые требуют расходов, и разработать схемы распределения расходов для предъявления элементов стоимости клиентам за полученные сервисы.
• разрабатывать бюджет для запланированной деятельности и оценивать бюджетную эффективность текущей деятельности. Финансовый менеджер занимается сбором данных от каждого отдела организации, использующего ИТ сервисы, а также данных по каждой функции управления сервисом
• анализировать стоимость и выгоду предлагаемых изменений и новых сервисов. Управление финансами использует несколько методов оценки предполагаемых финансовых последствий заявленных изменений, включая анализы периода окупаемости, чистой приведенной стоимости, дохода на инвестиции, совокупной стоимости собственности и чистой стоимости собственности.
• возмещать стоимость ИТ сервисов с помощью клиентов, разрабатывая методы возмещения расходов и предоставляя расходные счета клиентам.

Ключевые понятия

Капитальные затраты. Это затраты, связанные с покупкой или значительным увеличением основного капитала, которым является, например, компьютерное оборудование (здание и основные производственные средства). Их часто называют «разовыми» затратами.

Элемент стоимости. Если нужна более детальная калькуляция расходов, главные статьи расходов – компьютерные комплектующие, программное обеспечение, штат, помещение, транспорт – должны быть поделены на подразделы.Например, компьютерные комплектующие могут быть поделены на офисный, сетевой и центральный серверы. Это позволяет гарантировать, что каждый элемент стоимости, определенный ИТ отделом, может быть помещен в таблицу расходов какого-либо типа, и позволяет сделать анализ расходов каждого типа – например, проанализировать все расходы по сети.

Единица затрат. В контексте бизнес-правил компьютерных сервисов (CSBC) единицей затрат считается средняя стоимость единицы объема работ, рассчитываемая соотношением показателей деятельности и затрат.

Амортизация. Уменьшение стоимости оборудования вследствие износа и/или с течением времени. Сумма ежегодной амортизации, внесенной в счет расходов, представляет сумму основных активов, израсходованных за подотчетный период. Амортизация вносится в счет расходов, так как в счет входит и стоимость основного оборудования, используемого для предоставленного сервиса. Есть разные методы подсчета амортизации за определенный период: равномерный, метод уменьшающегося остатка, по износу.

Прямая стоимость. Это стоимость, которая может быть в полной мере отнесена к определенному продукту, сервису, центру учета расходов, или отделу. Это распределенная затрата. В прямые расходы входят расходы на материалы, на заработную плату, а также накладные расходы.

Постоянная стоимость. Постоянные расходы остаются неизменными, даже при изменении коэффициента использования ресурсов. К постоянным расходам относятся все расходы, согласованные до начала работы, такие как контракт на обслуживание комплектующих.

Косвенная стоимость. Стоимость, сложившаяся в ходе производства продукта, предоставления сервиса, или деятельности отдела, но которая не может быть напрямую и в полной мере отнесена к определенному продукту, сервису, или отделу, потому что в работе участвовали несколько калькуляционных подразделений. Эти расходы распределяются между задействованными объектами. Косвенные расходы называют также накладными издержками.

Чистая приведенная стоимость. Чистая приведенная стоимость (NPV) помогает оценить реальную стоимость финансовых потоков, полученных от инвестиций и исключая первоначальные расходы. Для определения реальной стоимости поступления денежных средств и их выбытие дисконтируются с использованием дисконтной ставки по следующей формуле:

Чистая стоимость = (Будущая стоимость) / (1+ Дисконтная ставка)^N

Эксплуатационные расходы. Это расходы на осуществление ежедневной деятельности ИТ отдела (например, расходы на зарплату сотрудникам, на обслуживание комплектующих, электричество). Эти платежи производятся периодически в рамках короткого промежутка времени, обычно, в пределах одного финансового года.

Период окупаемости. Это время, необходимое для возмещения первоначальных затрат. Период окупаемости определяется делением первоначального капитала на ожидаемую годовую экономию или итоговые поступления.

Общая стоимость собственности. Общая стоимость собственности (TCO) определяется как итоговая стоимость единицы в течение срока эксплуатации. В TCO включают все прямые и косвенные затраты. Сюда входит не только покупная цена, но и затраты на ввод в действие, расходы на обучение персонала, административные расходы, расходы по обслуживанию.

Переменные расходы. Расходы могут быть фиксированными или переменными. Важно знать, являются ли расходы переменными, чтобы подсчитать возможные доходы в условиях расширения или сокращения бизнеса. Переменные расходы с течением времени могут изменяться пропорционально износу ресурсов.

Процессы и действия

В данной главе детально рассматриваются процессы и действия управления финансами SMF.

Краткое содержание последовательности процесса

Управление финансами состоит из четырех основных процессов и целого ряда подчиненных процессов:

· Учет производственных затрат

• Соглашения об уровне сервиса

• Классификация затрат

• Деление затрат на категории

• Единицы стоимости

• Амортизация

· Методы учета производственных затрат

• Оценка инвестиций проекта

• Чистая приведенная стоимость

• Период окупаемости

• Доход на инвестиции

• Общая стоимость

• Чистая стоимость

· Финансовое планирование

• Преимущества финансового планирования

• Издержки финансового планирования

• Виды финансового планирования

• Методы финансового планирования

• Обзор финансового планирования

· Возмещение производственных затрат

• Методы трансфертного ценообразования

• Выставление счетов

Учет производственных затрат

Учет производственных затрат – это деятельность, ориентированная на развитие за счет внутренних факторов, которая рассматривает фактические затраты на выполнение ИТ заданий. При этом затраты, связанные с определенным заданием, могут быть отнесены к любому проекту или клиенту. Учет производственных затрат может быть использован для определения эффективности работы ИТ отдела.

Основные функции учета производственных затрат:

• Позволяет ИТ отделам отслеживать расходы и принимать правильные решения по использованию снижения затрат, связанных с ИТ деятельностью.

• Позволяет ИТ отделам разобраться в структуре расходов.

• Помогает пользователям контролировать и разбираться в структуре распределения расходов, что позволяет клиентам чувствовать себя увереннее.

• Помогает менеджерам планировать и контролировать работу ИТ организации.

• Учет расходов и управление расходами помогают защищаться от нападок конкурентов по поводу стоимости.

Для большей эффективности бухгалтерский учет должен отслеживать затраты жизненного цикла всех ИТ объектов и иметь систему для записи и отслеживания этих затрат. Затраты жизненного цикла включают затраты на приобретение, обслуживание и реализацию ИТ компонентов. Для упрощения записи и отслеживания затрат может быть использована база данных управления конфигурациями (CMDB), используемая в процессе управления конфигурациями. Дополнительную информацию о CMDB можно найти в руководстве MOF Configuration Management Service Management Function.

Точные данные о расходах необходимы для выставления своевременных и приемлемых счетов клиентам. Цены на ИТ сервисы, устанавливаемые на основе распределения затрат по отделам организации, могут быть предъявлены соответствующему отделу.

Счет может быть выставлен клиенту по одному из трех способов:

• Чисто информационный. Расходы не перекладываются на клиентов. При использовании этого способа ИТ отдел не взыскивает издержки с других отделов, а получает финансовый бюджет от предприятия. Расходы обычно отслеживаются для того, чтобы оценить эффективность сервиса и предоставить данные для внутреннего планирования по основным инвестициям, обучению персонала и закупке расходных материалов. Недостаток такого подхода заключается в том, что и пользователь и отделы остаются пассивными. Пользователи предпочитают использовать сервисы без рассмотрения затрат, связанных с предоставлением этих сервисов. Обычно такой подход приводит к увеличению расходов по эксплуатации, но зато отсутствуют накладные расходы на выставление счетов клиентам.
• Безубыточный метод. Этот метод иногда называют «учетом с нулевой прибылью». Возникновение всех расходов объясняется клиентам и эти расходы полностью взыскиваются с них. Здесь требуется тщательный учет всех расходов и клиентам необходимо выписывать счет расходов. Однако в счете представлены только понесенные затраты; из предоставленных сервисов не извлекается никакой прибыли.
• Прибыльный. ИТ подразделение компании выставляет счет клиентам с целью получения прибыли за сервисы. Хотя этот метод позволяет ИТ отделу действовать как независимой группе в составе предприятия, возможен уход клиентов в поисках сервисов с более низкими ценами.

Из этих трех способов наиболее выгодным является безубыточный (с нулевой прибылью). Преимущества данного способа в следующем:

• ИТ отдел рассматривается как неотъемлемая часть организации, что важно для осуществления целей предприятия. ИТ отдел не воспринимается как отдельное подразделение, стремящееся только получить выгоду.
• Предъявленные клиентам расходы являются реальными расходами предоставляемых сервисов. Следовательно, клиенты лучше разбираются, за что они платят и почему.
• ИТ персонал только выигрывает от участия в осуществлении общих целей организации, так как он рассматривается как часть команды организации.
• Конкуренты оказывают меньшее давление на ИТ отдел, заставляя принимать решения, основанные только на расходах. В этом методе решения должны приниматься с учетом как расходов, так и выгоды для всей организации.

Дата добавления: 2015-01-03