Тема 8. Планування робочого часу керівника та спеціаліста

Запитання для самоперевірки

1. У чому проявляється зміст планування?

2. Завдання оперативно-календарного планування.

3. У якій послідовності здійснюється оперативно-календарне планування?

4. Сутність методу спостереження.

5. Які Ви знаєте форми планування?

6. Охарактеризуйте основні види планів.

7. Які існують методи розробки планів?

8. Які фактори впливають на вибір стратегій?

9. Що таке „бізнес-план"? Яка мета розробки бізнес-плану?

10. Назвіть основні розділи бізнес-плану.

11. Що включає стандартний бізнес-план?

12. Який розділ бізнес-плану найважливіший для інвестора?

13. Хто повинен складати бізнес-план?

14. Для чого використовують схему Ганта? Що показує схема Ганта?

15. Для планування яких дій використовують програмний метод спостереження і оцінки (ПМСО)?

16. В якому році та ким було розроблено ПМСО?

17. Що менеджеру необхідно визначити для виконання ПМСО?

18. Чи використовують схему Ганта для контролю за виконанням проекту?

19. Що є першим кроком при плануванні за допомогою ПМСО?

20. Що представляють собою горизонтальні квадрати на схемі Ганта?

21. Як на схемі Ганта позначають реальне виконання завдання?

Рекомендована література до теми

1. Осовська Г.В., Копилова І.В., Грінчак Т.І. Основи менеджменту: практикум. Частина 1. – Житомир, ЖІТІ, 1999. – 268 с.

2. Осовська, Г.В., Іщук О.Д., Жалінська І.В. Стратегічний менеджмент: навчальний посібник. – К.: Кондор,.2003. – 196 с.

3. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: підручник. – К.: Академвидав, 2003. – 608 с.

Один із великих західних спеціалістів у галузі менеджменту Пітер Друкер вважає, що менеджер повинен планувати свій час великими блоками, тому що, коли мова йде про роботу з людьми, а також про виконання чисто інтелектуальних функцій, дробіння не приводить до позитивних результатів. Тим більше, що чим більша організація, тим менше часу в керівника залишається для незначних справ.

У той же час в малих організаціях, або на нижчих рівнях управління, великі завдання доцільно розбивати на менш значні й складні, з більш точним визначенням строків виконання. Але й тут керівник повинен витрачати на виконання своїх прямих обов'язків не більше 25% ліміту часу.

Планування часу дозволяє керівникам і спеціалістам насамперед критично обдумати власні цілі і знайти більш ефективні способи їх реалізації, що дозволяють не тільки своєчасно з ними справитися, а й створити необхідні резерви для вирішення непередбачених проблем.

Далі, планування дає можливість керівнику сконцентруватися на найважливіших питаннях з урахуванням строків і часу їх вирішення, а решту розподілити серед підлеглих. В основі цього лежить оцінка:

- кожної роботи з погляду необхідності;

- наслідків у випадку відмови від виконання;

- виправданості зусиль, необхідних для її виконання, можливості її зниження, реальної віддачі.

Нарешті, планування часу дає можливість керівнику сформувати оптимальну структуру робочого дня і скласти його розпорядок.

Якщо обсяг роботи, який необхідно виконати в задані строки може бути не виконаний, в плані передбачаються можливості його перенесення на більш пізній період.

Планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу, а останній складають резерви на вирішення непередбачених проблем, творчу діяльність, підвищення кваліфікації. Непередбачені проблеми виникають у зв'язку з непередбаченими відвідувачами, телефонними дзвінками, необхідністю поправити раніше допущені помилки. Створення резерву часу значно підвищує гнучкість планів і полегшує користування.

Передумовою планування часу є його старанне документування і контроль за його виконанням, які дозволяють мати точні уявлення про нього, краще розподіляти здійснення тих чи інших робіт, а також узгоджувати свої дії в галузі планування часу з підлеглими і колегами.

На практиці існує декілька типів планів використання часу. Насамперед – це довгострокові, за допомогою яких розподіляється час на реалізацію великих життєвих цілей, які вимагають багато років, а інколи і десятиліть: одержання освіти, просування до певної посади по службі тощо.

До короткострокових планів можна віднести річні, які фіксують розподіл часу для вирішення великих, але більш конкретних завдань, насамперед виробничого характеру.

Для короткострокових планів використання робочого часу, які конкретизують середньострокові, відносяться квартальні, місячні, декадні (тижневі), щоденні, кожен з яких деталізує попередній. Для їх складання необхідно:

- визначити центральну, найбільше трудомістку задачу періоду, що повинна бути вирішена в його рамках;

- випливаючи із неї задачі, до рішення котрих потрібно приступити, і трудності, що у зв'язку з цим можуть виникнути.

У місячних планах витрата часу на кожний вид діяльності, включаючи необхідні резерви, передбачається вже в годинах. У декадних (тижневих) планах відбиті всі без виключення справи і час, необхідний для їхнього виконання. Якщо поставлена проблема за зазначений період не вирішується, роботу з нею починає інша особа.

Найважливіший план – щоденний. Він вміщує не більше десятка проблем, в т. ч. не більше трьох першочергових, робота над якими здійснюється в першу чергу. Вони, а також самі неприємні справи плануються на ранкові часи з тим, щоб до вечора їх вдалося завершити.

Однорідні завдання групуються в щоденному плані роботи блоками, що дозволяє не «перескакувати» з однієї проблеми на іншу і економити таким чином час.

Одночасно в щоденному плані передбачаються обов'язкові перерви, які враховують як загальну працездатність людини, так і час з початку робочого дня. Чим більше часу пройшло, тим скоріше наростає втомленість, а це впливає на ефективність роботи менеджера й спеціаліста. Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник в середньому приймає 9,3 рішення за годину; протягом 9-ї години - 2,5 рішення і протягом 10-ї- 0,9 рішення.

Планування часу призводить до підвищення ефективності використання робочого дня.

Наведемо рекомендації відомого американського підприємця і теоретика менеджменту Харві Маккея тим, хто бажає заощадити час:

- встановити телефон у своєму автомобілі;

- завжди завчасно попереджати про намічені візити;

- лишати машину там, де гарантований вільний виїзд;

- ніколи не робити поїздки, не маючи при собі диктофона, завдяки котрому можна, не відриваючись від руля, диктувати для себе службові записки;

- покласти портативний магнітофон у кишеню піджака, а інший поруч із ліжком;

- завжди мати при собі який-небудь корисний матеріал для читання;

- спробувати весь тиждень читати публікації по бізнесу замість спортивних сторінок і цікавих матеріалів про всяку всячину;

- пройти курс техніки швидкого читання;

- використовувати телефонний автовідповідач навіть тоді, коли ви вдома, що дасть можливість позбутися від марних розмов;

- намагатися проводити якнайбільше нарад по телефону замість засідань з особистою участю співробітників;

- завжди просити підлеглих попередньо коротко викладати рекомендації, а потім заслуховувати обґрунтування;

- слухати магнітофонні записи і радіопередачі з питань бізнесу під час пробіжки або спортивних вправ;

- хвалити підлеглих, що коротко викладають суть справи, і виражати невдоволення співробітниками, що не вміють так вчиняти;

- уникати тих, хто витрачає час;

- дивитися по телевізорі ранкові новини ділового життя.

Результати роботи менеджера залежать не тільки від діяльності колективу, який він очолює, і апарату управління, а також і від організації власної праці.

Процес організації праці менеджера здійснюється на тій же основі, що і організація праці всього колективу. Організація праці базується на суспільних законах (закон розподілу праці, закон кооперації праці, закон переміни праці та ін.) і суб'єктивних організаційних принципах (принцип ритмічності, принцип пропорційності, принцип безперервності та ін.). Але у методах організацій управлінської праці є і особливості, що випливають із специфіки процесів управління організацією. Вони обумовлені відокремленням управлінської праці від праці виконавчої, яка є формою прояву розподілу праці в суспільстві. Коли він складає план на день, потрібно записувати все, що необхідно робити. Для успішної кар'єри потрібно завжди робити більше, ніж від Вас очікують. Записувати ті завдання, які Вам доручає не тільки керівник, але і які будуть супроводжувати вашого особистого іміджу. Це буде приносити додаткові бали в роботі і кар'єрі.

Один із великих західних спеціалістів у галузі менеджменту Пітер Друкер вважає, що менеджер повинен планувати свій час великими блоками, тому що, коли мова йде про роботу з людьми, а також про виконання чисто інтелектуальних функцій, дробіння не приводить до позитивних результатів. Тим більше, що чим більша організація, тим менше часу у керівника залишається для незначних справ. В той же час в малих організаціях, або на нижчих рівнях управління, великі завдання доцільно розбивати на менш значні й складні, з більш точним визначенням строків виконання. Але й тут керівник повинен витрачати на виконання своїх прямих обов'язків не більше 25% ліміту часу.

Планування часу дозволяє керівникам і спеціалістам насамперед критично обдумати власні цілі і знайти більш ефективні способи їх реалізації, що дозволяють не тільки своєчасно з ними справитися, а й створити необхідні резерви для вирішення непередбачених проблем.

Далі планування дає можливість керівнику сконцентруватися на найважливіших питаннях з урахуванням строків і часу їх вирішення, а решту розподілити серед підлеглих. В основі цього лежить оцінка кожної роботи з точки зору її необхідності, наслідків у випадку відмови від виконання, виправданості зусиль, які необхідні для її виконання, можливості їх зниження.

Нарешті, планування часу дає можливість керівнику сформувати оптимальну структуру робочого дня і скласти його розпорядок.

Процедури самоаналізу використання робочого часу:

1. Усвідомлення необхідності більш ефективного використання часу. Аналізують перевантаження, поспіх у роботі, накопичення невирішених проблем, стресові ситуації тощо.

2. Прийняття рішення про проведення самоаналізу витрат робочого часу. Визначається зміст підготовчої роботи, вибір конкретного строку та періоду здійснення самоаналізу.

3. Підготовка до самоаналізу включає розподіл керівної діяльності відповідно до посади на окремі види. Розробка таблиці для інвентаризації витрат часу за видами діяльності Розробляються форми для фіксування відволікань від основної роботи. Здійснюється підготовка таблиць для опрацювання результатів самоаналізу.

4. Фіксування витрат робочого часу здійснюється протягом 3-5 днів.

5. Опрацювання отриманих результатів та визначення марних витрат часу за напрямами діяльності і на відволікання. Визначається мета діяльності та приймається конкретне рішення. Проводиться планування використання робочого часу і організація власної роботи, контроль за виконанням наміченого плану, опрацьовується інформація на основній роботі і виконанні непередбачених справ.

6. Визначаються переваги і недоліки індивідуального стилю роботи.

7. Виробляється стратегія і тактика підвищення ефективності використання робочого часу.

8. Здійснюється керування використанням власного часу на основі реалізації стратегічних і оперативних заходів.

Дата добавления: 2014-12-23