ЗКСПЕРТП 21 страница

Инициирование должно установить примерные сроки, которые затем обсуждаются с важными участниками.

8.13.2. Старт

Командой проекта по организации съезда Agenda является так называемая структурная команда Agenda-процесса. Позже ее ря­ды пополнятся ведущими из числа местных граждан.

Команда должна определить сроки на выбор, которые затем бу­дут обсуждаться с важными участниками. Сроки ориентированы прежде всего на готовность помещения и организаторов и, в пер­вую очередь, руководства правления. Сроки проведения съезда окончательно должны быть установлены и обнародованы как минимум за полгода до его начала.

8.13.3. Подготовка

Число участников должно быть проанализировано. В письмен­ной форме приглашаются заинтересованные и задействованные граждане (около 200 человек), население информируется и при­глашается через прессу. Приглашающей стороной выступает обер-бургомистр.

Поскольку целью является привлечение к участию, действую­щими лицами становятся все собравшиеся граждане и все долж­ны быть вовлечены в обсуждение.

На общем фоне выделяются следующие лица:

• ведущие из местных жителей, задействованные в течение дня;

• руководство правления, в особенности обербургомистр;

• местный совет, представленный председателями фракций. Правление и местный совет выражают свою позицию по пово­ду новых предложений, касающихся деятельности Agenda;

• докладчики от групп Agenda, в особенности выдвигающие предложения.

Все, в ком есть насущная потребность, должны быть приглаше­ны заблаговременно (согласно календарному плану-графику). Об­ращение через прессу к новым представляющим интерес лицам должно быть проведено самое раннее за неделю до съезда Agenda, поскольку в противном случае о сроке проведения быстро забудут.

Приблизительно за три месяца до съезда Agenda группа проекта выступает с обращением к Agenda-группам о внесении ими пред­ложений к намеченному сроку. На основе этих многочисленных предложений решается вопрос о том, будут ли поставлены в по­вестку дня те или иные пункты (основы, обращения, обсужде­ния проектов). Тем самым устанавливается ход мероприятия (табл. 8.4). Вехи повестки дня отмечены десятиминутными пере­рывами. План-график проведения заседания может быть соблю­ден очень точно также благодаря подробному обсуждению с группами данных предложений. Предложения от групп сначала распространяются в копиях в качестве проектов, вынесенных на обсуждение. Заранее зарезервированное помещение осматрива­ется, в нем устанавливаются стулья (кресла) для названных вы­ше действующих лиц.

В зависимости от намеченного заранее числа участников (обыч­но 80 ± 30 человек) бюро Agenda заказывает еду (выпечку) и на­питки (холодные).

Время Действие	Подготовка
18.05	Отчет бюро Agenda	Проектор
18.15	Отчет правления	Внесение проектов на обсуждение (каждый по отдельности); Указания ведущим
19.00	Представление новых групп	Присутствие групп \
19.10	Предложения групп	Проекты предложений (в копиях)
19.50	Представление новой темати­ческой области	Наличие карточек и доски для проведения голосования
19.55	Перерыв	Еда и напитки. Доска для подсчета голосов
20.10	Обсуждение
20.50	Подведение итогов	Листки с записями и ящики для них
21.00	Окончание
8.13.4. Пуск

В послеобеденное время силами структурной команды при со­действии коменданта здания помещение подготавливается к за­седанию съезда. Одновременно готовятся информационные ма­териалы для публики и прессы.

8.13.5. Event

Первые участники прибывают за полчаса до начала и направ­ляются к предусмотренной для информирования контакт-бир­же. Участников приветствуют, их фамилии заносятся в списки, подписываются их именные таблички. Информацию они мо­гут почерпнуть из развешенных постеров или разложенных на столах материалов. К официальному началу их приглашают в зал, и съезд Agenda с этого момента проходит согласно плану (см. выше):

• приветствие;

• начало;

• программные пункты;

• окончание;

• прощание с просьбой представить отчеты об участии.

8.13.6. Последействие

По окончании съезда собираются письменные отзывы об уча­стии на заранее подготовленных листках (ящик для них устанав­ливается у выхода), а также изыскиваются прочие возможности для получения обратной связи (методы приводятся в примере «Доклад»). Демонтаж обстановки и приведение в порядок поме­щения осуществляются сразу же или на следующий день.

В непосредственной фазе последействия также создается и рас­пространяется в прессе статья о проведенном мероприятии.

8.13.7. Подведение итогов

Отзывы участников оцениваются по содержанию и количеству. Обсуждение их в пределах структурной команды служит совер­шенствованию event и процесса. Протокол составляется и обсуж­дается в структурной команде, после чего подлежит распростране­нию. Распространение осуществляется через сообщения в печати; опубликованные газетные статьи подшиваются в папку с доку­ментами.

По финансам перед правлением отчитывается бюро Agenda.

Выполнение постановлений съезда Agenda — процесс, который не только требует гораздо большего вложения сил, нежели пла­нирование, но также и растягивается на длительное время, с тем чтобы на последующих съездах было о чем рапортовать.

Поскольку развитие движения Agenda планируется как процесс, каждый Agenda-eve«/ становится отправной точкой для проведе­ния последующего съезда.

8.14. Доклад

Презентации являются частью повседневной работы менедже­ров и инженеров. Правильное их построение требует не только профессионального владения материалом, но и обобщения дан­ных о запросах клиентов и event.

В рамках одного event-мероприятия возникает все больше ситуа­ций, когда произносится вступительная или приветственная речь и тем самым передается информация. Приветственное слово или торжественный доклад являются частью event и сами по себе должны носить event-xapaKTQp.

Если преподаватель или профессор на протяжении своей профес­сиональной карьеры отработал 10 ООО и даже более отдельных

учебных часов и выступил более чем с 1000 докладов, можно ли исходя из этого ожидать, что каждый доклад или каждая лекция уже есть event! Да, на это по праву можно рассчитывать. Каждый присутствующий в аудитории, готовый потратить час времени на то. чтобы прослушать доклад или лекцию, вправе ожидать, что докладчик приложит все усилия, чтобы сделать из этого подлинное яркое событие. Здесь имеется в виду не «занима- тельная лекция» с элементами шоу, но солидное структурирование материала с характерными дополнительными преимуществами.

Также и фирма, оплачивающая выступление докладчика, ожида­ет соответствующего результата. Докладчик обязан четко уяс­нить для себя, что у него всегда имеется два клиента:

• слушатель;

• тот, кто выплачивает ему гонорар.

Приведенный ниже пример подходит для отдельных презента­ций (доклад на профессиональную тему, торжественная речь, хвалебная речь) также, как для отдельных лекций или занятий.

8.14.1. Инициирование

8.14.1.1. Выступление с инициативой

В соответствии с видом доклада содержание и постановка цели определяются в большей или меньшей степени подробно. Учеб­ные планы обусловливают примерное содержание, однако воз­можны также выбор и углубленная подача представляющих ин­терес тематических областей. Необходимый материал не должен быть просто разбит на следующие друг за другом блоки (препо­даватель заканчивает фразу, делает паузу и монотонно продол­жает дальше), благодаря разумному распределению времени мож­но достичь осознанного единства в подаче материала и выстроить его увлекательно и даже захватывающе. Таким образом можно «потуже натянуть лук» мотивации и подтвердить теорию практи­кой.

8.14.1.2. Концепция

Важным лицом на выступлении является слушатель. На него должны ориентироваться методика, вспомогательные средства и уровень доклада. Поскольку аудитория никогда не бывает одно­родной, уровень доклада должен быть выстроен по нарастающей, так чтобы вначале все слушатели могли легко следить за ходом вы­ступления, а в конце даже самые «продвинутые» извлекали для се­бя что-то новое. Искусство заключается в том, чтобы другим груп­пам в аудитории при этом ни в коем случае не становилось скучно.

8.14.2. Старт

8.14.2.1. Постановка цели

Цели выступления могут быть определены следующими ключе­выми характеристиками: Movere—Docere—Delectare.

• Docere (обучение) заключается в том, чтобы распространить информацию, знания и умения. Наряду с собственно донесе­нием информации, фактов и данных докладчик стремится привить также понимание и сформировать представление.

• Movere (побуждение) сводится к доведению до сознания же­ланий и целей. Докладчик намерен на что-то подвигнуть сво­их слушателей и в этой связи прямо или косвенно обращаться к аудитории с призывами.

• Delectare (радость) заключается в том, чтобы пробудить в слу­шателе позитивные чувства, промотивировать его, произве­сти хорошее впечатление и внушить доверие. Здесь мы преж­де всего имеем дело с еуел/-характером.

Позитивно складывающиеся отношения между докладчиком и аудиторией повышают значимость содержания. Обучающая со­ставляющая также не должна недооценивать данный аспект.

Исходя из такой постановки цели осуществляется позициониро­вание доклада в целевом треугольнике (рис. 8.2).

8.14.2.2. Планирование

При планировании доклада важно: => Уяснить для себя цели:

• собственные:

— чего я намерен добиться;

— для чего я выполняю свою работу;

• слушателя:

— зачем он приходит;

— чего он ожидает? Чем доклад может быть ему полезен;

• организатора:

— почему он организует выступление;

— почему он платит мне гонорар?

=> Определить содержание:

• что должно быть сообщено;

• что должно остаться в памяти слушателя;

• что слушатель должен усвоить;

• каждый раз следует дифференцированно подходить к со­держанию доклада:

— нужно: данное содержание необходимо донести таким образом, чтобы слушатель его понял и усвоил;

— должно: данное содержание должно быть упомянуто, слу­шатель должен извлечь из него информацию;

— возможно: данное содержание может быть донесено, если позволяют аудитория и время. Данное содержа­ние не подлежит обязательному запоминанию слушате­лями.

=> Включить в план элементы активизации:

• обсуждение и (риторические) вопросы;

• упражнения и задания на сообразительность;

• маневры, ролевые игры;

• игры по плану, работа с группами;

• выступления слушателей.

8.14.2.3. Концепция

Оратор принципиально должен для себя уяснить, что он выступа­ет с докладом. Это звучит банально, однако помогает избежать ошибок. Подготовка не исчерпывается ни легко читаемой руко­писью (написанное не есть речь), ни собранием слайдов (это только одно из многих вспомогательных средств для визуализа­ции).

Правильная иерархия такова.

1. Доклад (выступление одного человека, возможно пользовать­ся записями).

2. Контакт со зрителями (преподнесение себя, обращения, язык тела).

3. Средства поддержки, в особенности визуальные (демонстрация предметов, слайдов, мультимедийных изображений, иллюстраций; звуковое оформление).

4. Документирование (на бумаге; для слушателей, прессы и от­сутствующих).

8.14.3. Подготовка

На основе заданных параметров доклад готовится по содержа­нию и форме таким образом, чтобы при намеченных общих ус­ловиях он мог быть прочитан в предусмотренное время и принес­ти ожидаемые результаты.

8.14.3.1. Ход подготовки

Важны следующие шаги. => Выяснение ресурсов.

• Зрители: Сколько? Какие?

• Предусмотренное время: Когда? Как долго?

• Помещение: Где? Какой площади?

• Инфраструктура: Что именно? Какова?

=> Определение реальных целей.

• По содержанию (нужно—должно—возможно).

• Эффекты.

• Критерии успеха.

=> Распределение предусмотренного времени.

• План на одной странице (стандартный формат А4).

• Перерывы на отдых длительностью около 5 минут.

=> Включение в план использования вспомогательных средств.

• Доска для записей, таблицы, пленки, магнитные доски, стенд с общим планом доклада.

• Наглядные материалы, опыты, игры, объекты для разъясне­ния.

• Тезисы доклада для раздачи участникам.

=> Формулировка.

• Как можно более четкое и точное вступление:

— приветствие (список приветствуемых лиц);

— постановка цели;

— предварительный план, обзор тем.

• Как можно более четкое и точное заключение:

— обобщение;

— выражение похвалы и благодарности;

— продолжение и перспектива;

— обращение к аудитории;

— заключительная фраза.

• Составление текста доклада:

— ключевые слова;

— важные фразы.

=> Репетиция выступления:

• Пробный доклад:

— тихо;

— с использованием технических средств обучения;

— с разметкой времени.

• Пробный доклад перед аудиторией:

— с хронометражистом;

— с наблюдателем за формой подачи материала, использо­ванием вспомогательных средств и манерой держаться;

— с наблюдателем за всем, что касается содержания и его доходчивости;

— с итоговой конструктивной критикой.

8.14.3.2. Построение доклада

При построении доклада можно придерживаться следующей па­мятки:

AIDA:

ATTENTION - INTEREST - DESIRE - ACTION [внимание] [интерес] [желание] [действие]

Данные шаги, которые имеют четкое и конкретное значение в пе­реговорах по продажам, переносятся в ситуацию с докладом. В со­ответствии с постановкой цели содержание каждого отдельного шага будет меняться.

• А = attention (внимание): привлечь внимание и послужить ис­точником для позитивной внутренней установки (решающи­ми являются первые минуты).

• I = interest (интерес): пробудить и поддерживать интерес, фор­мировать личное отношение; начинать с наглядности.

• D = desire (желание): пробуждать желание, например, жела­ние обладать представленным продуктом, решить данную проблему, понять заданное, осилить написанное, принять уча­стие...

• А = action (действие): побудить к действию. Избавиться от по­учительных призывов. Дать обобщенные оценки, которые ос­танутся у слушателя в памяти и в дальнейшем будут влиять на его образ действий.

8.14.4. Пуск

Фаза пуска важна для ораторов, ибо она не только помогает им предупредить возможные ошибки, но и придает уверенно­сти.

• Проверка мест:

— для докладчика (трибуна для выступления, место для нахож­дения во время обсуждения; возможно, понадобится место в зале);

— для слушателей;

— для ведущего.

• Обзор зоны выступления и собственно докладчика.

• Условия освещения.

• Проверка средств и инструментов показа; приборов/электро­лампочек/батареек.

• Успокоиться самому, подготовиться физически и морально.

8.14.5. Event

Доклад начинается с объявления ведущим оратора. Учитывая, что время лимитировано, следует держать часы перед собой, чтобы было удобно следить за циферблатом. (Многие докладчики имеют в запасе едва ли час, однако не знают даже, когда они начали.) Выступление выстраивается по следующим пунктам.

• Приветствие: вы должны быть тщательно подготовлены (про­информированы, кто из персонально приветствуемых лиц дей­ствительно присутствует).

Старт: начало должно быть подготовлено слово в слово, одна­ко может преподноситься в свободной форме. Вступление: слушателей важно захватить, обратиться к уже имеющимся у них опыту и ожиданиям. Самый интенсивный способ для этого — позволить каждому слушателю пояснить, чем он владеет и чего ожидает, в примерной форме простого перечисления или портфолио знаний/интересов либо теории / практики (рис. 8.3).

Теоретические знания

Каковы мои ожидания?

После: моя цель

После: моя задача

Практик

До: я обладаю

До: я обладаю

Практические способности

Рис. 8.3. Имеющаяся подготовка и ожидания

• Пункты программы: отдельные пункты как следствие деления текста или выделенные при помощи слайдов / ключевых слов. Следует обратить внимание на основные правила риторики и психологии.

• Концовка: заключение доклада прорабатывается особенно тща­тельно; обращение к слушателям (как минимум отклики на вопросы и реакция на аплодисменты).

• Прощание.

8.14.6. Последействие

После проведения доклада должен быть собран и вынесен весь инструментарий (приборы для письма, демонстрирующее обору­дование, часы).

Оценка доклада возможна с использованием таких средств, как:

• непосредственный опрос, обсуждение;

• записки с ответами:

• настенный экран с изображением эмоциональных мимиче-
ских реакций (улыбки, гримаски и т. п.) или знаков (+/—). На
шкале отметок направление самой шкалы обозначено четко,
поэтому рекомендуются символы (+ + +, + -f, ------------------------);

• настенный экран или полосы на прищепках для построения шкалы удовлетворенности;

• опросные листы;

• настенный экран или доска для сопоставления «до/после» при­менительно к состоянию уровня знаний в определенных об­ластях.

Также здесь можно работать с простой шкалой либо графиком в двух измерениях. Если участники вначале разместили свои дан­ные в верхней части представленного портфолио, то в конце они могут прокомментировать новое состояние в двух координатах (рис. 8.4).

Знания Какова есть/была моя позиция?

Интересы

На данном отражении оценки (1) представлено наращивание знаний; это типичный случай, но также возможно (2), что участ­ники переоценили свою подготовку и осознали имеющиеся у них пробелы, или слушатели полагают (3), что материал «отра­ботан и помечен галочкой».

8.14.7. Подведение итогов

Подведение итогов доклада, обдумывание вопросов к нему и по­следующего обсуждения влечет за собой внесение изменений в рукопись и рождение новых идей.

К оценочным действиям относится также дальнейший контроль последующих успехов слушателей.

Научно-популярное издание

Ульрих Хальцбаур Эдвин Йеттингер Бернхард Кнаусе

Ральф Мозер Маркус Целлер

EVENT-МЕНЕДЖМЕНТ

2-е издание, дополненное

Зав. редакцией И. Федосова Ответственный редактор Л. Амелёхин Редактор А. Никитина Дизайн обложки М. Левыкин Технический редактор Н. Тростянская Компьютерная верстка А. Захарова Корректор Л. Никифорова

ООО «Издательство «Эксмо» 127299, Москва, ул. Клары Цеткин, д. 18/5. Тел. [phone]. Home page: www.eksmo.ru E-mail: [email protected]

Оптовая торговля книгами «Эксмо» и товарами «Эксмо-канц»:

ООО «ТД «Эксмо». 142700, Московская обл., Ленинский р-н, г. Видное, Белокаменное ш., д. 1, многоканальный тел. [phone]. E-mail: [email protected]

Полный ассортимент книг издательства «Эксмо» для оптовых покупателей:

В Санкт-Петербурге: ООО СЗКО, пр-т Обуховской Обороны, д. 84Е. Тел. [phone]. В Нижнем Новгороде: ООО ТД «Эксмо НН», ул. Маршала Воронова, д. 3.

Тел. [phone]. В Казани: ООО «НКП Казань», ул. Фрезерная, д. 5. Тел. [phone]. В Ростоае-на-Дону: ООО «РДЦ-Ростов», пр. Стачки, 243А.Тел. [phone]. ВСамвре: ООО «РДЦ-Самара», пр-т Кирова, д. 75/1, литера «Е». Тел. [phone]. В Екатеринбурге: ООО «РДЦ-Екатеринбург», ул. Прибалтийская, д. 24а. Тел.[phone]. В Киеве: ООО ДЦ «Эксмо-Украина», ул. Луговая, д. 9. Тел./факс: [phone]. Во Львове: Торговое Представительство ООО ДЦ «Эксмо-Украина», ул. Бузкова, д. 2.

Тел./факс [phone].

Мелкооптовая торговля книгами «Эксмо» и товарами «Эксмо-канц»:

117192, Москва, Мичуринский пр-т, д. 12/1. Тел./факс: [phone]. 127254, Москва, ул. Добролюбова, д. 2. Тел.: [phone]. Информация по канцтоварам: www.eksmo-kanc.ru e-mail: [email protected]

Полный ассортимент продукции издательства «Эксмо»: В Москве в сети магазинов «Новый книжный»:

Центральный магазин — Москва, Сухаревская пл., 12. Тел. [phone]. Волгоградский пр-т, д. 78, тел. [phone]; ул. Братиславская, д. 12, тел. [phone]. информация о магазинах «Новый книжный» по тел. [phone]. В Санкт-Петербурге в сети мвгазинов «Буквоед»:

«Магазин на Невском», д. 13. Тел. [phone].

По вопросам размещения рекламы в книгах издательства «Эксмо» обращаться в рекламный отдел. Тел. [phone].

Подписано в гечать 31.10.2006. Формат 60x90 ¹/16- Гарнитура «Тайме». Печать офсетная. Бумага тип. Усл. печ. л. 24,0. Тираж 3000 экз. Заказ №4602599

Отпечатано на ОАО "Нижполиграф". 603006, Нижний Новгород, ул. Варварская, 32.

Дата добавления: 2014-12-26