Порядок создания описи

Изменение реквизитов документа в описи

Корректировка реквизитов документа выполняется в окне, показанном на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Окно изменения реквизитов списанного документа

Окно делится на две части. В левой части окна показаны реквизиты документа, в правой - реквизиты списания. В общем случае они могу отличаться друг от друга. Корректировать можно как реквизиты документа, так и реквизиты списания. При необходимости согласования реквизитов между собой можно использовать кнопки «->>» и «<<-», копирующие соответственно реквизиты документа (номер и дата документа, тип, гриф, вид документа, автор и краткое содержание) в реквизиты списания и наоборот.

При создании внутренних описей, как показывает практика, часто обнаруживаются ошибки ввода реквизитов документа (номер документа, вид документа, автор и др.) и реквизитов его списания (дополнительный индекс, номер и дата для сортировки). Наличие таких ошибок приводит к отсутствию некоторых документов в описи, присутствию лишних документов, неправильному расположению документов в описи. Для исправления таких ошибок рекомендуется сначала не задавать в окне параметров создания внутренней описи (рис. 4.10.) каких-либо критериев отбора документов и просмотреть все документы, списанные в указанное дело и, при необходимости, откорректировать неправильно установленные реквизиты документов. В процессе корректировки параметров рекомендуется периодически обновлять расположение документов в описи по кнопке «Сортировка». По окончании корректировки документов следует по кнопке «Просмотр» вернуться в окно реквизитов создания внутренней описи и задать требуемые критерии.

Сохранение выбранных документов в описи выполняется только по окончании всех вышеперечисленных операций по кнопке «Сохранить».

Дата добавления: 2014-12-26