Система технико-экономической информации для анализа хозяйственной деятельности

Экономического анализа

Информационное обеспечение

Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономичес­кой информации, в необходимых случаях используют также техническую и тех­нологическую информацию, информацию об организации производства и труда, а также социальные, психологические и право­вые данные об управляемом объекте.

Экономический анализ деятельности предприятий возник и развился как анализ по данным бухгалтерского учета и отчетнос­ти. К настоящему времени анализ вышел из рамок материалов, ограниченных бухгалтерскими сведениями. Современный эконо­мический анализ основывается на использовании всего круга эко­номической информации о деятельности предприятий.

Экономическая информация – это совокупность сведений, характеризующих экономическую сторону производства и являющих­ся объектом хранения, передачи и преобразования.Объектом зарож­дения или предметом отображения экономической информации является, прежде всего, сфера материального производства.

Принципы создания рационального потока информации:

· выявление информа­ционных потребностей и способов наиболее эффективного удовлетворения информационных потребностей;

· объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

· единство информации, поступающей из различных источников бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной инфор­мации;

· оперативность информации, обеспечивающаяся примене­нием новейших средств связи и внедрением методов дистанцион­ной передачи первичных данных непосредственно на восприни­мающие устройства ЭВМ;

· всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выведением на ее основе необходимых производных показателей;

· возможное ограничение объема первич­ной информации и повышение коэффициента ее использования; кодирование первичных данных с целью эффективного исполь­зования каналов связи и преобразующих устройств; разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления.

Объективность отражения экономических и других процес­сов – это основное требование, которому должны удовлетворять дей­ствующие в настоящее время системы информации, учета и от­четности.

Первичные документы, которые составляются заинте­ресованными сторонами (преимущественно материально ответственными лицами), и сейчас в массе своей объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к со­жалению, имеют место и подлоги, искажения, ошибки.

Перело­жение первичной регистрации операций на машины (телефоны, телетайпы, телевидение, компьютеры, контрольно-измеритель­ные и передающие устройства) не только существенно сокраща­ет трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обо­собленности различных видов учета – бухгалтерского, статисти­ческого и оперативного.

Оперативность информации – этоодно из важнейших условий организации правильного учета, анализа и контроля на всех пред­приятиях различных форм собственности.

Рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. На основе необходимого (возмож­но, строго ограниченного) числа базисных показателей, которые постоянно накапливаются в запоминающих устройствах, на ЭВМ можно исчислять все производные показатели, выписывать дина­мические ряды, делать нужные сопоставления.

Единая система экономической информации себя полностью оправдает, если на ее основе своевременно делаются выводы, если анализ данных осуществляют оперативно. Взаимосвязь экономи­ческого анализа и информации выражается в том, что в процессе анализа осуществляется контроль за самой информацией, которая, в свою очередь, служит исходной базой для проведения анализа. Проверка исходных данных всегда считалась одним из важных этапов организации аналитической работы. В связи с перестрой­кой информационной службы контрольная функция анализа зна­чительно усиливается.

Исследование полезности экономической информации, рацио­нальности информационного потока в условиях его систематичес­кого нарастания – дело многосложное: постоянно уточняются вза­имосвязи экономических явлений и процессов, иногда меняются традиционные представления о связях между хозяйственными по­казателями, осуществляется их критическая переоценка. В этих условиях не всегда возможно использование ранее существовавшей системы показателей для выявления тенденций и закономерностей в формировании информационного потока на предстоящее время, для целей информационного прогнозирования, тем более что в дан­ном случае речь идет об информации, характеризующей наступа­ющие события, имеющие вероятностный характер. К тому же по­стоянно приходится иметь в виду критерий информационной по­лезности.

Систему экономической информациисовременного предприятия можно охарактеризовать следующим образом. Экономическая информация крайне неоднородна; схема вза­имосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема ин­формации ощущается ее нехватка для принятия управленческих решений.

В то же время возрастание потока информации при­водит к избыточности данных. Потребности научной организации и управления вызывают необходимость изучения информаци­онного потока в направлении, способствующем сдерживанию происходящего увеличения его объемов и ликвидации информа­ционной недостаточности за счет устранения излишних данных. Экономический анализ, выступая основным потребителем ин­формационных данных, используемых в процессе ретроспектив­ного, текущего и перспективного анализа, должен выявить дос­тоинства и недостатки действующей системы экономической ин­формации.

Экономической информации присущ ряд особенностей. Как правило, она имеет дискретную (прерывную во времени) форму представления и отражается на материальных носителях (докумен­тах и пр.), используя систему стоимостных, натуральных и дру­гих показателей, обязательно содержащих цифры. Она велика по объему и требует многократной группировки, длительного хране­ния и т.п. В качестве укрупненной единицы ее измерения приме­няется экономический показатель, характеризующийся совокуп­ностью реквизитов. Хозяйственную деятельность предприятий характеризует большое число показателей – единиц измерения экономической информации, но их можно свести в ряд группи­ровок по определенным признакам.

Многие признаки классификации экономической информации связаны с использованием вычислительной техники для ее обра­ботки. С позиций объективности отражения действительности, различают достоверную и недостоверную информацию. По призна­ку насыщенности информация подразделяется на недостаточную, достаточную и избыточную. Делят информацию на полезную и бесполезную, по применяемости – постоянную и переменную, по влиянию на источник информации – активную и пассивную и т.д.

Принципиальное значение для экономического анализа имеет классификация экономической информации по следующим
признакам:

· стадиям образования;

· функциям в процессе управления;

· субъектам, проводящим анализ;

· объектам, которые характеризу­ются с помощью информации.

По стадиям образования различают первичную и вторич­ную (производную) информацию.

Первичной информацией назы­вается исходная информация, возникающая непосредственно в ходе производственно-хозяйственной деятельности. Вторичной называют такую информацию, которая получается (возникает) в результате обработки первичной информации.

Вторичная инфор­мация, в свою очередь, подразделяется на промежуточную и ре­зультативную (итоговую).

Примером первичной информации яв­ляются данные, записываемые в первичных документах – наря­дах, рапортах и пр.

Вторичную промежуточную информацию составляют данные, записываемые на бухгалтерских счетах и в других регистрах учета. Вторичной результативной информацией является отчетность предприятия.

Различные виды экономического анализа опираются на разную экономическую информацию. Так, оперативный экономический анализ использует материалы, как правило, первичной и вторич­ной промежуточной экономической информации, а комплексный анализ работы за какой-либо период основывается, как правило, на вторичной результативной информации – отчетности.

По функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на информацию:

· по конструкторской и технологической подготовке производства;

· нормативную;

· плано­вую;

· оперативную;

· бухгалтерскую;

· статистическую.

На основе перечисленных видов информации оформляется отчетность как особый вид информации. Иногда при изучении отдельных сторон хозяйственной деятельности имеет смысл использовать и так на­зываемые внеучетные и внеплановые данные.

Взаимосвязь отдель­ных видов хозяйственного учета характеризуется тем, что хозяйственная деятельность предприятия отражается с помощью всех видов учета – оперативного, бухгалтерского и статистического; в свою очередь, данные оперативного учета используются в бух­галтерском и статистическом учете, а данные бухгалтерского уче­та – в статистическом.

Деление экономической информации по функциям носит ис­торический характер. Применение современной компьютерной техники стирает грани между такими видами экономической ин­формации, как оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

В настоящее время формирование экономической информации во многом связано с функциональными отделами заводоуправле­ний и цеховых служб. Вот почему характеристику экономической информации удобнее давать с подразделением ее по функциям.

Большое значение имеет деление экономической информации по субъектам, проводящим анализ работы предприятия или его подразделения.

Определенные виды информации поступают в различные отделы управления, лаборатории, руководителю. Совершенно определенная отчетность поступает во внешние орга­низации: налоговые органы, банки, финансовые и статистические.

Отсюда вытекает деление экономической информации на внутреннюю ( внутреннего использования) и внешнюю. В свою очередь, внут­ренняя и внешняя информация также делится по подразделени­ям и организациям.

Особенно четко выступает требование, предъявляемое в экономической информации вообще: минимум информации для полного обеспечения принятия решений, выте­кающих из функций органа.

Для экономического анализа очень важно подразделить инфор­мацию по объектам, которые характеризуются этой информа­цией, по назначению и цели ее использования. Объектами могут быть либо подразделения, либо отдельные стороны работы пред­приятия или подразделений. В системе комплексного экономи­ческого анализа обычно выделяются главные разделы и указыва­ется информация, служащая источником для этого анализа. Приведем примерную схему образования и использования ин­формации для экономического анализа и управления производ­ством (рис. 6.1).

Центральное место в хозяйственном руководстве занимает при­нятие решений по регулированию производства. В процессе при­нятия решений особое значение имеют характеристика состояния управляемого объекта и тенденции его развития, что достигается путем систематического получения и обработки информации.

Как уже отмечалось, информация, используемая в экономичес­ком анализе работы предприятий, может быть подразделена по функциям в процессе управления:

· экономическая информация по технической (конструкторской и технологической) подготовке производства;

· нормативная информация;

· плановая информация;

· оперативный учет;

· бухгалтерский учет;

· статистический учет;

· отчетность.

Основные виды экономической информации:

· Информация по конструкторской и технологической подготов­ке производства. Информация, зафиксированная в конструкторской документации по изделиям, используется различными службами предприятия, в том числе экономическими, не только в период технологической подготовки, но и во время самого про­цесса производства. В содержание информации по конструкторской и технологической подготовке, носящей экономический характер, включаются сведения о структуре изделия, затратах труда и заработной плате, норм времени работы оборудования и инструмента, об общей нормативной стоимости единицы изделия.

· Первичная нормативная информация. Первичной «клеточкой» любого изделия, например в машино­строении, является деталь. Характеристика детали фиксируется в деталировочном чертеже, информация о сборочном соединении – в спецификации чертежа узла. На основании этой информации представляют конструкторскую спецификацию на узел или группу узлов,сводную конструкторскую документацию. Зная последова­тельность технологической сборки узла или всего изделия, состав­ляют ее технологическую схему. На основе постоянной первичной – нормативной информации затрат производственных ресурсов на деталь создается документация для технологической подготовки производства, рассчитываются сводные нормы затрат на узел, сборочное соединение или изделие.

· Информация о конструкции выпускаемых изделий, технологии производства, как и сведения о работе оборудования и об орга­низации производственного процесса, используется при анализе технического уровня производства, экономичности применяемых конструкций, технологии.

· Нормативная информация подразделяется на технико-экономи­ческие нормативы и нормы. Технико-экономические нормы во многом определяются непосредственно данными конструкторской технологической подготовки производства.

Нормы – это максимально допустимая величина абсолютного расхода сырья, материалов, топлива, энергии и других материальных ценностей, затрат труда на единицу продукции (изделие, узел, деталь) или операцию. Под нормативами понимается относительная величина (степень) использования производственных ресурсов, их расход на единицу площади, веса, объема.

· Плановая информация. Технико-экономическое планирование на предприятиях подразделяется на текущее (год, квартал, месяц) и перспективное (3–5 лет или более).

· Постоянная информация. Плановые данные, нормативы и ценники условно называют постоянной информацией, так как они не изменяются в пределах месяца, квартала, а иногда и года, а если такие изменения есть, – их стремятся отра­зить отдельно.

· Оперативный учет представляет собой средство наблюдения за ходом производственных процессов и хозяйственной деятель­ности непосредственно во время и вслед за совершением хозяй­ственных и производственных операций. Примерами оперативно­го учета являются диспетчерский учет выпуска деталей и продук­ции отдельными участками, цехами, учет движения деталей, комплексности заделов незавершенного производства, журналы плавки в металлургическом производстве, число машин на линии в автотранспорте и т.п.

Содержание оперативного учета во многом определяется осо­бенностями производства и регламентируется непосредственно на предприятии. Содержание и порядок записей данных оператив­ного учета должны обеспечить, с одной стороны, возможность оперативного вмешательства в ход производственного процесса и, с другой – передачу необходимой информации за пределы цеха или отдела.

· Бухгалтерский учет регистрирует все операции, отражающие движение хозяйственных средств. Он является сплошным (т.е. учету подлежат все хозяйственные операции) и ведется не­прерывно. В нем фиксируются операции по заготовлению сырья и материалов, производству продукции и затратам на нее мате­риальных и трудовых ресурсов, продажи продукции, расчеты по заработной плате с персоналом. Учитывается также много дру­гих хозяйственных операций – расчетных (с поставщиками и по­купателями), кредитных (с отделениями банков), а также связан­ных с использованием основных средств, ведением жилищно-коммунального хозяйства и т.д. Особенностью бухгалтерского учета является измерение хозяйственных средств (кроме нату­ральных измерителей) в денежной оценке, позволяющей полу­чить обобщенные данные о состоянии, движении и использова­нии материальных, трудовых и денежных ресурсов. Все хозяй­ственные операции учитываются строго по документам.

Текущий бухгалтерский учет организован так, что в конце от­четного периода (месяца, квартала, года) легко получить сводные данные о хозяйственной деятельности, в том числе бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках: основные отчетные таб­лицы предприятия.

· Статистический учет использует сведения оперативного и бухгалтерского учета, а также организует самостоятельные стати­стические сплошные и выборочные наблюдения. Предприятие обязано в установленные сроки составлять и представлять стати­стическую отчетность по определенным формам.

Все три вида учета – оперативный, бухгалтерский и статисти­ческий – образуют единую систему учета в организациях.

· Отчетность. Учет, как известно, служит основой для отчетнос­ти предприятий, которая подразделяется на внутримесячную, ме­сячную, квартальную и годовую. Содержание внутримесячной от­четности ограничивается обычно статистическими сведениями о производстве важнейших для хозяйства продуктов (металла, угля, электроэнергии и др.) в натуральном выражении. Месячная отчет­ность содержит статистические сведения о производстве продук­ции в ценностном и натуральном выражениях, численности ра­ботников и заработной плате, себестоимости продукции и бухгал­терскую отчетность. Бухгалтерская месячная отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках. Квар­тальная отчетность (и отчетность за 6 и 9 месяцев) содержит дополнительные статистические сведения и бухгалтерскую отчет­ность в составе баланса и отчета о прибылях и убытках. Органи­зация может представлять в составе промежуточной бухгалтерс­кой отчетности (месячной, квартальной) и другие формы отчет­ности (например, отчет о движении денежных средств, пояснительную записку и др.).

Наиболее полный материал для оценки работы предприятия сосредоточивается в его годовом отчете. Полный годовой отчет предприятия состоит из бухгалтерской и статистической отчетно­сти, его содержание устанавливается статистическими и финан­совыми органами.

В состав годовой бухгалтерской отчетности включаются следу­ющие элементы:

- бухгалтерский баланс – форма № 1;

- отчет о прибылях и убытках – форма № 2;

- пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, в состав которых входят:

- отчет об изменениях капитала – форма № 3, отчет о движении денежных средств – форма № 4, приложение к бухгалтерскому балансу – форма № 5, пояснительная записка, включающая как расшифровки пока­зателей в форме таблиц, так и текстовую часть;

- итоговая часть аудиторского заключения, выданного по ре­зультатам обязательного аудита бухгалтерской отчетности.

Некоммерческим организациям рекомендуется включать в со­став годовой бухгалтерской отчетности отчет о целевом исполь­зовании полученных средств (форма № 6).

Основные формы статистической отчетности характеризуют сведения:

- об объемах производства и затратах на производство товаров и услуг в различных отраслях экономики;

- о занятости и оплате труда работников в отраслях экономики;

- о ценах и тарифах;

- о наличии и движении капитала;

- о демографической ситуации;

- о развитии социальной сферы;

- о состоянии окружающей среды.

Рассмотрим содержание форм.

Форма № 5-з «Сведения о затратах на производство и реали­зацию продукции (работ, услуг)» позволяет исчислять валовую добавленную стоимость отраслей, производящих рыночные това­ры и нефинансовые услуги.

Форма № 12-ф «Сведения об использовании денежных средств» отражает текущие и капитальные расходы организаций на развитие производства, социальное развитие, выплаты социаль­ного характера и др.

Форма № 1-п «Сведения о производстве промышленной
про­дукции» – основная форма статистической отчетности в промыш­ленности.

Форма № 1-ф «Сведения о состоянии расчетов на предприя­тии» представляется ежемесячно и отражает стоимость отгружен­ной продукции, прибыль или убыток, дебиторскую и кредиторс­кую задолженность предприятия.

Форма № 11 «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов» характери­зует основные средства на начало и конец отчетного года по полной и остаточной первоначальной стоимости, а также по полной и остаточной восстановительной стоимости с учетом переоценки на 1 января следующего года, среднюю стоимость основных средств и другие сведения о движении основных средств и амортизации.

Форма № 1-т «Сведения о численности и оплате труда работни­ков» и специализированные формы статистического наблюдения по труду являются основным источником данных статистики труда.

Статистическая отчетность составляется применительно к от­раслевой специфике народного хозяйства в зависимости от потребности в информации с годовой, квартальной или месячной периодичностью.

Дата добавления: 2014-12-26