Общие сведения об управленческой информации

Тема 7. Законы организации второго уровня

1. Общие сведения об управленческой информации

2. Закон информированности – упорядоченности

3. Закон единства анализа и синтеза. Следствия выполнения закона единства

4. Закон композиции и пропорциональности (гармонии)

5. Специфические законы социальной организации

6. Взаимосвязь законов организации

В современных условиях следует различать понятия: данные, информация и управленческая информация. Данные – это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. Информация - данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решения. Управленческая информация - это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения. Информацию разделяют на два больших класса:

1. Объективную, осуществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях). К ней относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости (например, информация о работнике: диплом об образовании, трудовая книжка и т.д.).

2. Субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции и т.д.).

В зависимости от характера подготавливаемого решения информация может быть разделена по следующим группам:

1. По областям применения: управленческая, техническая, биологическая.

2. По функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая.

3. По направлению действия: внутренняя и внешняя.

4. По масштабам воздействия: общая и частная.

5. По уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая.

6. По характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная.

7. По времени действия: стратегическая, тактическая, оперативная.

Основные характеристики информации:

1. Объем информации. Рассматривается с двух сторон: как объем символьной информации и как объем воспринимаемой информации. Для информацион­ных систем более важное значение имеет объем символьной ин­формации, который измеряется количеством букв, знаков, симво­лов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 кбайт, 20 страниц и т.д.). Для социальных систем (персонала, компаний) основное значение имеет объем вос­принимаемой информации, который характеризует необходимую пол­ноту информации о каком-либо объекте управления. Объем вос­принимаемой человеком информации зависит от символьного объ­ема, формы представления (текст, графика, формулы, звук, изобра­жение), сложности самой информации или алгоритма ее обработки, временного интервала на ее обработку, индивидуальных характери­стик человека, текущего состояния объекта управления (стабиль­ное, меняющееся, аварийное (паническое)). Выделяют три уровня объема воспринимаемой информации: информационная избыточность, субминимальный уровень, не­достаток информации (информационный голод). Информацион­ная избыточность необходима для подготовки особо ответствен­ных решений. Информационная избыточность достигается в ре­зультате дублирования информации о каком-либо явлении или процессе, поступающей от разных источников. При этом качест­во решения повышается, однако увеличивается время на подго­товку решения и общая стоимость информации. Недостаток ин­формации получается из-за отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны яв­ления или процесса, недостаточного профессионализма инфор­мационных работников, искусственной монополизации инфор­мации различными организациями (частная или государственная коррупция).

Монополизация реализуется в засекречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимой информации, а также в стрем­лении отдельных лиц или организаций монопольно обладать ин­формацией для повышения их социального и материального статуса.

Недостаток информации увеличивает затраты времени и затруд­няет выработку правильного решения, а также повышает неопределенность и риск. В то же время, как показывает практика, недоста­ток информации способствует активизации творческой мысли ра­ботников по поиску нестандартных решений. Иногда это приводит к положительным результатам, однако чаще — к отрицательным. Увеличению объема информации способствует процесс демократи­зации продвижения информационных потоков (internet, intranet и другие сети глобальной и локальной связи). При этом обеспечива­ется широкий доступ к интересующей информации всех заинтере­сованных лиц. Параметры объема управленческой информации яв­ляются, в общем случае, величиной субъективной. Один и тот же набор информации для одного специалиста может оказаться избы­точным, а для другого — недостаточным. Поэтому часто в компани­ях стремятся получить как можно больше информации («информа­ция для дурака»). Общий объем информации обычно оценивается как избыточный. Субминимальный уровень - это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при ко­тором он может принять обоснованное управленческое решение. Этот уровень следует подстраивать под конкретного человека. Дан­ный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на ин­формацию и полученными результатами.

2. Достоверность информации – это процент реальных сведений к общему объему информации, рассматриваемый на трех уровнях: абсолютный, доверительный и негативный. Достоверность может быть повышена за счет:

• создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;

• формирования собственной системы информаторов;

• повышения профессионализма информационных работни­ков и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении;

• информационной избыточности сведений.

3. Ценность информации – характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий, сверхвысокий. Нулевому уровню соответствует искаженная, некачественная, ложная, неверная, недостаточная, неэффективная, ошибочная, повторяющаяся, противоречивая и фиктивная информация. Данный уровень переводит термин «инфор­мация» в термин «данные». Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компаниям. Среднему уровню соответствует информация, полученная от вы­сокопрофессиональных специалистов компании, работающих в системе программно-целевого или регламентного управления. Ее наделяют такими характеристиками как доказательная, досто­верная, качественная, лаконичная, материальная, необходимая, основная, полезная, своевременная, точная. К ней относятся ра­ционализаторские предложения, новые проекты, товары и услуги, удовлетворяющие новый набор интересов человека или общества. Высокому уровню соответствует информация, созданная в науч­но-исследовательских учреждениях, венчурных компаниях, рабо­тающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, новые идеи, иннова­ционные технологии, маркетинговые исследования, имитацион­ные модели организаций, товары и услуги, удовлетворяющие но­вому актуализированному набору существующих потребностей или даже новым потребностям человека или общества. Сверхвысокому уровню соответствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). К ней относится информация, полученная в работах ряда Нобелев­ских лауреатов. Представленные уровни носят субъективный характер. Для од­ного специалиста поступившая информация может иметь нулевой уровень, а для другого — средний, в зависимости от квалификации специалиста и сложности порученного задания.

4.Насыщенность информации - характеризуется соотношением объема профессиональной, отражающей суть рассматриваемого задания, а также служащей для решения конкретных проблем управления или производства и фоновой (служащей для лучшего восприятия работником профессиональной информации) информации. Профессиональная информация содержит данные в виде текс­та, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений. Она отра­жает суть рассматриваемого задания и служит для решения кон­кретных проблем управления или производства. Например, бух­галтерский отчет для налоговой инспекции включает множество форм, заполненных по определенным правилам.

Фоновая информация служит для лучшего восприятия работ­ником профессиональной информации за счет улучшения настро­ения, поднятия эмоционального уровня или предварительной на­стройки внимания на заданную тему. Фоновую информацию необ­ходимо готовить с такой же тщательностью как и профессиональ­ную. Они должны гармонировать друг с другом. В состав фоновой информации можно включать: слова приветствия или участия; шутки или анекдоты, связанные с тематикой задания; сведения о материальном и моральном стимулировании; вспомогательную и вводную информацию. Отсутствие фоновой информации приво­дит к быстрой утомляемости человека от профессиональной ин­формации, поэтому она плохо воспринимается («сухая» информа­ция). Например, многие люди быстро «уходят в себя» или засыпа­ют при чтении очень серьезной книги или прослушивании слиш­ком долгого доклада.

Избыток фоновой информации может привести к отвлечению внимания работников от сути рассматриваемого вопроса, пере­ключению его внимания на несущественные детали.

Выделяют три уровня насыщенности:

• высокий (около 100%) — фоновой информации практически нет,

• нормативный ( около 70%) — объем профессиональной ин­формации 70%, фоновой - 30%,

• низкий (менее 50%) — объем профессиональной информации менее 50%, фоновой — более 50%.

Большая часть деловой информации в компаниях пока имеет высокий уровень насыщенности — отчеты, реклама, собрания, приказы и т.д. Такой уровень постепенно исчерпывает себя в со­временном менеджменте. Нормативный уровень — это самый приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управ­ленческой деятельности.

5. Открытость информации характеризует широту ее использова­ния. Наличие конкурентной среды ставит перед руководителем две взаимоисключающие задачи: значительную часть информации надо скрывать от конкурентов, а для привлечения покупателей необходимо выдавать ее как можно больше в виде рекламы, прайс-листов, оферт и др. Как же следует поступать руководителю?

Выделяют три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности государства (в безопасности и стабильности, частич­но - в прибавочном продукте). Она имеет ограничения на исполь­зование. Степень секретности информации отражается в трех гри­фах: особая важность, совершенно секретно, секретно. Работни­кам, которым доверена секретная информация, вменяются опре­деленные требования и они должны получать дополнительное материальное вознаграждение. В компаниях, не имеющих специ­ального государственного заказа, такой информации не должно

быть.

• конфиденциальная (служебная) — отражает корпоративные потребности и интересы формальных и неформальных организа­ций. Информация имеет ограничения на использование. Эти ог­раничения определяются руководством компании или лидерами неформальных образований. Например, в некоторых компаниях запрещены личные разговоры сотрудников разных подразделений. С этой целью составляется график непересекающихся обедов, об­щественных мероприятий на территории компании.

Статья 139, пункт 1 ГК РФ гласит, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Обычно руководители компаний причисляют к конфиденци­альной информацию с высоким уровнем ценности, в том числе: кадровый и профессиональный состав, сведения о партнерах и клиентах, инновационный задел, имущественное положение организации, инвестиционные программы и планы инвестиций, методы изучения рынка сбыта и продаж, способ производства продукции и.структура цены, условия сделок и контрактов, данные бухгалтерского учета.

Считается, что утечка 20% конфиденциальной информации может привести организацию к краху.

• публичная (открытая) - отражает разносторонние интересы общества и личности. Информация не имеет ограничений на ис­пользование. К ней относятся публикации в средствах массовой информации, сведения, полученные на публичных выставках пре­зентациях, материалы лекций.

Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет на другие. Например, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.

Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по двум вариантам:

1. По упреждению. Формирование информации требует хорошего набора стат. Данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие не сведены.

2. По результатам

Дата добавления: 2014-12-26