Составление организационных документов

К этому виду документов относятся служебные (докладные) за­писки, справки, деловые письма, телефонограммы и т.п. Особое значение придается деловым письмам — это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством об­щения между учреждениями, частными лицами в процессе соци­альной, управленческой и производственной деятельности.

Записки могут быть докладными, служебными, объяснительными.

Докладная записка — документ, адресованный руководству организации, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя, готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресата, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Форма докладной и объяснительной записок приведена в приложении.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений организации (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между отделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Она пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания мо­гут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подве­домственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообще­ния и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учрежде­ния, — это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, пред­ложения. Составляют деловые письма только на фирменном блан­ке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послу­жившие основанием для составления документа, во второй приво­дятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться. Например, если по рассматриваемому вопросу принято положитель­ное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по прос­тым или оговоренным заранее вопросам могут состоять только из од­ной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспек­том содержания и языковой формулой: если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напомина­ния, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое пись­мо может быть многоаспектным, т.е. содержать и гарантию, и на­поминание, и предупреждение.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управ­ленческой, производственной или просто профессиональной функции. Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», («оплату гарантируем»), письма-напоминания — «на­поминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы рабо­ты с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии со стандартом, определяющим содержание и форму, а также место проставления на бланке основных реквизитов: автор, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.

В последнее время распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с развитием электронных форм передачи информации. С этим трудно согла­ситься, поскольку информация, передаваемая по факсу или электронной почте, предварительно должна быть оформлена по существу в виде делового письма со всеми необходимыми рекви­зитами.

Рассмотрим отдельные разновидности деловых писем.

Сопроводительное письмо — подтверждает факт отправки при­ложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности. Составление сопроводительных писем оправданно лишь в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную инфор­мацию к приложенным документам или когда прилагаемые доку­менты составлены на нескольких листах или в нескольких экземп­лярах. Пример текста сопроводительного письма:

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр сервиса и туризма. Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: Договор аренды на 5 л. в 3 экз.

Гарантийное письмо — составляется с целью обеспечения гаран­тии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организа­циям, так и отдельным лицам. Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жил­площади, предоставление работы по специальности и т.д. Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: вы­ражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случа­ях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выпол­нением каких-то финансовых операций (например, оплата выпол­ненных работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации, подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (главный бухгалтер). На всех гарантийных обязатель­ствах должна проставляться основная печать организации: в госу­дарственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации. Пример текста гарантийного письма:

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра сервиса и туризма. Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой. Наши банковские реквизиты:

Приложение: Смета на 3 л. в 2 экз.

Директор (подпись) А.П. Петров

Гл. бухгалтер (подпись) О.Н.Иванова

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предель­но четко и ясно.

Письмо-приглашение — предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как орга­низации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о ха­рактере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия. Пример текста письма-приглашения:

Приглашаем Вас принять участие в научно-методической конферен­ции «Речевая коммуникация: теория и практика преподавания», ко­торая состоится в актовом зале Московского государственного уни­верситета сервиса 27—29 марта 2006 г.

Тезисы доклада объемом 2 компьютерные страницы через 1,5 интер­вала должны быть получены нами не позднее 10 февраля 2006 г., в противном случае доклад не будет включен в программу конферен­ции.

Рассмотрение писем граждан — важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных организа­ций и ответственных должностных лиц.

Все обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм участия гражданина в управ­лении государством, продиктованного желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами своих прав. Заявления составляются на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии ва­кансий и т.д.

Вывод о том, что именно содержится в письме, — предложе­ние, заявление или жалоба, делается, конечно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии автором, а в результате внимательного ознакомления с содержа­нием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика, и сроки рассмотрения, и структура ответно­го текста.

С точки зрения составления текста, наибольшую трудность пред­ставляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.

Дата добавления: 2014-12-26