Основные понятия по теме

Общая характеристика и функциональные возможности программы-органайзера Microsoft Outlook

Программы-органайзеры, их функциональные возможности

Тема 7 Технологии и системы организации рабочего места, программы-органайзеры

Outlook – это настольная система для управления различными типами информации: документами и файлами, сообщениями, которые приходят по электронной почте и факсу, событиями календаря, личными задачами, базой данных контактов и т.п., что необходимо для планирования встреч и собраний. Outlook представляет собой мощный инструмент для организации эффективной работы в офисе.

Outlook имеет следующие возможности:

1 Является электронным деловым дневником.

2 Обеспечивает обмен сообщениями в пределах рабочей группы и взаимодействует с внешними системами обмена информации (Интернет, факс-модемная связь).

3 Осуществляет управление документами, т.е. принимает на себя некоторые функции программы Проводник (Windows Explorer).

Окно программы содержит:

־ строку заголовка;

־ строку меню;

־ панель инструментов;

־ строку состояния.

Панель Outlook содержит ярлыки основных папок программы. При первом открытии в панели Outlook видны ярлыки следующих папок:

Календарь .

Планируя рабочее время, необходимо занести в обычный еженедельник информацию о назначенных деловых встречах, торжественных событиях, личных контактах. Поскольку некоторые события могут совпадать во времени – следует согласовать назначенное время с запланированным. Для реализации выше перечисленных действий и предназначен календарь.

Для его формирования в Outlook принято различать такие понятия, как:

- встреча;

- событие;

- собрание.

Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие (предполагается, что приблизительная продолжительность этого мероприятия известна заранее). Встречами являются все мероприятия, для которых резервируется конкретный интервал времени.

Собрание – похоже на Встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Его отличие от Встречи состоит в том, что Собрание согласовывается с другими участниками Outlook. При планировании Собрания Outlook находит время, когда все предполагаемые участники свободны.

Событие – это мероприятие, происходящее в определённый день (или несколько дней), но не занимающее определённого времени (выставки, конференции, праздники).

Контакты .

Эта папка является удобным средством для хранения данных, а также для работы с адресами, телефонами и другими сведениями о лицах, с которыми менеджер поддерживает деловые и личные связи.

Данные о контактах помещаются в отдельные поля, что позволяет их сортировать, группировать, фильтровать их по любому компоненту имени, адреса, номера телефона. Причём последовательность ввода данных о контактных лицах не имеет значения.

Задачи .

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся.

Наиболее трудными задачами руководителя любого уровня являются планирование, учёт и контроль работ, подлежащих обязательному выполнению. Outlook позволяет:

- упростить создание и ведение списка задач;

- объединить зависимые задачи в один проект;

- создать сетевой график его выполнения.

По умолчанию список задач отображается в виде таблицы в папке «Задачи». Перед его формированием следует хорошо продумать структуру такого списка.

Каждая задача должна быть выполнена в срок. Поэтому очень важно осуществлять контроль за ходом реализации задач. Состояние задачи проверяется и обновляется в диалоговом окне Задача (открыть диалоговое окно Задача и перейти на вкладку Состояние). На этой вкладке отображаются сведения о состоянии задачи, определяющие:

- степень её завершённости;

- объём работ;

- фактический срок окончания.

Эти сведения необходимо постоянно обновлять. Выполненные задачи в Outlook зачёркиваются и помечаются в таблице «Завершена».

В Outlook реализован механизм, позволяющий следить за ходом выполнения работы. Для этой цели существуют Поручения.

Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять её к исполнению, отклонить или перепоручить.

Дневник .

Служит для ведения записей обо всех действиях пользователя и проводимых им мероприятиях. В дневник заносятся:

- сообщения электронной почты;

- приглашения на собрания;

- поручения;

- ответы на поручения;

- сведения о времени и дате создания;

- сохранение и открытие документов Microsoft Office.

Дневник можно заполнять как вручную, так и автоматически. Программа автоматически заполняет дневник только в том случае, если она является активной или работает в фоновом режиме. Записи в дневнике можно сортировать, группировать, фильтровать. Для этой цели предназначены команды из меню Вид.

Заметки .

Это электронный аналог отрывного блокнота. В него вносятся вопросы и напоминания. Заметка имеет контекстное меню. Оно позволяет устанавливать различные цвета для записей различного типа. Команды управления заметками сосредоточены в меню Вид, с их помощью осуществляется сортировка, фильтрация, группировка заметок.

Категории .

В нижней части всех диалоговых окон, предназначенных для создания встреч, контактов, задач, находится поле ввода и кнопка Категории. Категория – это ключевое слово или выражение, которое характеризует объекты Outlook. Использование категорий облегчает сортировку, фильтрацию и группировку объектов.

Вопросы для самоконтроля

1 Назначение и возможности программы MS Outlook.

2 Как создать свою учётную запись?

3 Охарактеризуйте рабочее окно программы MS Outlook.

4 Для каких целей используется папка Календарь?

5 Как создать расписание рабочего дня?

6 Назначение папки Контакты.

7 Как создать список контактных лиц?

8 Что в MS Outlook называется задачей?

9 Как ввести сведения о задачах?

10 Как создать поручение?

11 Как получить отчёт о выполнении поручения?

12 Как принять поручение?

13 Как отклонить поручение?

14 Как отправить отчёт о ходе выполнения поручения?

15 Для чего предназначена папка Дневник?

16 Каким образом можно установить режим автоматического заполнения дневника?

17 Как вручную внести записи в дневник?

18 Для чего используется папка Заметки?

19 Как создать заметку?

20 Что в программе MS Outlook называется Категорией?

21 Какие категории предусмотрены в программе MS Outlook?

22 Как назначить категорию?

23 Каким образом происходит отбор элементов определённой категории?

24 Как организовать поиск объектов одной категории?

Лабораторная работа 1 Изучение основных функциональных возможностей программы-органайзера Microsoft Outlook, управление информацией

Цель: приобретение практических навыков работы с программой-органайзером Microsoft Outlook

Материалы и оборудование: ПК

Задание

1) Запустите программу MS Outlook.

2) Используя информацию, полученную у преподавателя, создайте на компьютере свою учётную запись.

3) Разработайте контрольный пример для создания расписания рабочего дня менеджера. Расписание должно включать:

־ встречи;

־ собрания;

־ события.

4) Разработайте список контактных лиц. Сгруппируйте контактных лиц по их роли для менеджера.

5) Создайте список задач, подлежащих выполнению в течение месяца.

6) Оформите поручение сотруднику фирмы и отошлите его по назначению.

7) Оформите принятое поручение и разработайте отчет о выполнении порученной работы. Отошлите отчет отправителю.

8) Распределите встречи, собрания, события, задачи по категориям.

9) Сформируйте дневник.

10) Оформите и защитите отчёт по лабораторной работе.

Дата добавления: 2014-12-26