Ход работы. Для созданияРасписания необходимо открыть папку Календарь

Для создания Расписания необходимо открыть папку Календарь. На экране отобразится расписание текущего дня и листы календаря на текущий и последующие месяцы, а также панель со списком задач.

В этом окне следует:

- указать дату планируемой встречи;

- определить промежуток времени от её начала и до конца;

- дважды щёлкнуть на выбранных строчках, что позволит открыть диалоговое окно Встреча.

В этом окне вводится информация, характеризующая встречу (тема, место, начало, …). Outlook проверяет вводимые сроки встреч; если будет указано время, которое уже прошло или будет запланировано несколько встреч одновременно, то над строкой Тема появится предупреждение.

Список контактных лиц создаётся в диалоговом окне Контакт (открыть папку Контакт и щёлкнуть по кнопке Создать контакт).

Завершить ввод сведений о каждом контактном лице следует щелчком по кнопке Сохранить и закрыть панели инструментов.

Ввод сведений о Задачах может осуществляться различным образом:

־ в строке с приглашением в список задач.

־ в окне Задача, которое открывается с командой Создать из меню Файл.

־ кнопкой Создать задачу стандартной панели инструментов.

־ комбинацией клавиш Ctrl+N.

Завершая ввод сведений о каждой задаче необходимо нажать кнопку Сохранить и закрыть.

Для создания поручения необходимо активизировать команду Поручения в подменю Создать из меню Файл. В открывшемся окне необходимо щёлкнуть по кнопке Кому и выбрать имя пользователя, которому следует отправить поручение. В поле Тема нужно ввести имя поручения, после чего указать срок исполнения и сведения о состоянии задачи.

Чтобы получить отчёт о выполнении поручения, необходимо активизировать опцию «Направить мне отчёт после выполнения этого поручения». Затем следует нажать кнопку Отправить. В этом случае поручение будет направленно избранному пользователю.

Чтобы принять поручение необходимо открыть папку Входящие и выбрать сообщение, содержащее поручение. В открывшемся окне необходимо щёлкнутьпо кнопке Принять.

В случае отклонения поручения следует щёлкнуть по кнопке Отклонить, а затем по кнопке Отправить. В этом случае задача вернётся к отправителю.

Чтобы отправить отчёт о ходе выполнения поручения, необходимо открыть задачу, о состоянии которой составляется отчет и активизировать команду «Отправить отчёт о состоянии дел» в меню Задача. После чего ввести имена адресатов, поля «Кому», «Копия» и СК и нажать кнопку Отправить.

Режим автоматического заполнения дневника устанавливается на вкладке Дневник окна Параметры:

- активизировать команду Параметры в меню Сервис и открыть вкладку Дневник;

- в списке «Автозапись элементов» и «Записывать также файлы из» установить флажки рядом с названиями объектов Outlook и именами приложений, информация о которых должна автоматически заноситься в дневник.

Для ручного внесения записей данных в дневник необходимо:

- открыть записываемый объект, хранящийся в одной из папок Outlook и выбрать команду Занести в дневник в меню Сервис.

- в диалоговом окне Запись в дневнике нужно установить параметры записи и нажать кнопку Сохранить и закрыть.

Для создания заметки необходимо открыть папку «Заметки» и щёлкнуть по кнопке Создать заметку панели инструментов или активизировать команду Создать из меню Файл.

Назначение категории осуществляется следующим образом:

- открывается диалоговое окно «Встреча» и выполняется щелчок по кнопке Категории.

- в открывшемся окне устанавливаются флажки рядом с названием тех категорий, к которым необходимо отнести встречу

Для отбора элемента определённой категории необходимо:

- открыть нужную папку («задачи, контакты …), выбрать в меню Вид команду Фильтр и перейти на вкладку Другие условия;

- нажать кнопку Категории и установить флажок рядом с категорией, которую следует отобразить.

Для поиска объектов одной категории необходимо:

- активизировать в меню Сервис команду Найти документы;

- выбрать элемент «Любые элементы Outlook» в списке «Просмотреть» диалогового окна Поиск;

- указать нужные папки и нажать кнопку Обзор;

- открыть вкладку Другие условия;

- нажать кнопку Категории и установить флажок рядом с названием нужной категории;

- нажать кнопку ОК, а затем кнопку Найти.

Дата добавления: 2014-12-26