Тема 7. Организация работы с документами

Цель:

Изучить организацию работы с документами на предприятии.

Студент должен

знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению и архивному хранению документов.

- требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами;

уметь:

- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

План:

1. Организация документооборота

2. Регистрация документов

3. Контроль исполнения документов

4. Номенклатура дел организации

5. Формирование дел

6. Подготовка документов к архивному хранению

3.1. Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, от­правки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (вхо­дящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исхо­дящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает:

· первичную обработку;

· предварительное рассмотрение;

· регистрацию;

· рассмотрение руководством;

· передачу на исполнение;

· исполнение;

· контроль за исполнением;

· списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управ­ление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только правильно оформ­ленные документы, имеющие юридическую силу и при* сланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются ав­тору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях докумен­ты поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). (Конверты с пометкой «лично» и в адрес об­щественных организаций не принято вскрывать, их пере­дают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конвер­ты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отпра­вителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступив­ших документов на два потока:

Ø направляемые на рассмотрение руководителю организа­ции;

Ø направляемые непосредственно в структурные подразде­ления или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную ин­формацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рас­смотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значитель­но ускорить движение входящих документов, а значит, ус­корить и их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, со­держащие информацию по наиболее важным вопросам дея­тельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

1. Письмо с предложением о совме­стной деятельности, полученное от другой организации.

2. Жалоба покупателя на низкое ка­чество изделий, выпускаемых данной
организацией.

3. Копия приказа генерального ди­ректора организации, присланная в ее
филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные под­разделения (исполнителям) без рассмотрения руководите­лем организации, например, следующие документы:

1. Письмо-напоминание от органи­зации-партнера о приближении оче­редного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий,
присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от
торгового дома, о видах продукции, ко­торая будет выпускаться данной орга­низацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируют­ся и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы пе­редаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролиру­ется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осущест­вляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количе­стве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготов­ки ответственным исполнителем проекта текста документа, кото­рый затем согласовывается с заинтересованными должностны­ми лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончатель­ный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. За­веренная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различ­ными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, офор­мляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой доку­ментов служба ДОУ обязана проверить правильность офор­мления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Непра­вильно оформленные документы подлежат возврату испол­нителю на доработку. На заказную корреспонденцию со­ставляется опись рассылки, которая подписывается работ­ником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распе­чатывается окончательный вариант документа и подписыва­ется руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу испол­нителей). Копии документа заверяются и передаются на ис­полнение в структурные подразделения (ответственным ис­полнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта по­лучения документа исполнителем и исключения возможнос­ти потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количе­ства обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем до­кументооборота. Учету подлежат все оригиналы докумен­тов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

/. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документоо­борот этого приказа составил 11 до­кументов (1 оригинал + 10 копий).

2. Письмо-приглашение было разос­лано в 15 организаций, его документо­оборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, теле­ксы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видео­граммы, полученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную еди­ницу удобнее всего принять документы наиболее распрост­раненного формата — А4 (210 х 297 мм), а документы дру­гого формата — А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных под­разделениях и службах ДОУ, например:

Сводка учета объема документооборота

за _____________ 200___ г.

(месяц)

Виды документов	Количество документов	Всего
оригиналы	копии
входящие
исходящие
внутренние
Итого

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для вы­работки мер по совершенствованию работы с документами и

определения штатной численности службы ДОУ.

2. Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта созда­ния или поступления документа путем проставления на нем

индекса и даты с последующей записью необходимых све­дений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следую­щих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранение возмож­ности потерь документов;

> обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

> обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных це­лях (организационно-распорядительные, плановые, от­четные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использо­ванием компьютера или пишущей машинки) и способа по­лучения или отправки (почтой или по каналам связи).

Однако не все документы организации должна регистри­ровать служба ДОУ. Документы специальных (функциональ­ных) систем документации (плановые, бухгалтерские, фи­нансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответ­ствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих доку­ментах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируе­мых в структурных подразделениях, т.е. не регистрируемых в службе ДОУ.

Поступающие документы регистрируются в день поступле­ния, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистри­руются отдельно.

Для входящих документов характерна их повторная ре­гистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в струк­турном подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении до­кумент регистрируется под тем номером, который был при­своен ему в службе ДОУ.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календар­ного года.

Регистрационный номер входящих и исходящих докумен­тов состоит как минимум из двух частей:

> порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

> номера дела по номенклатуре дел.
Последовательность расположения этих частей регистра-
ционного номера может быть, например, такой:

1) для входящих документов:
218/08-17, где 218 — очередной порядка-
вый регистрационный номер, а 08-17 —
номер дела, в которое будет подшит ис­-
полненный документ;

2) для исходящих документов:
11-03/532, где: 11-03 — номер дела, в
которое будет подшита копия отправ­-
ленного документа, а 532 — очеред-­
ной порядковый номер.

:

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов де­ятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты реви­зий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются до­кументам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая поряд­ковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов простав­ляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

В процессе регистрации в учетные формы вносятся рекви­зиты документа. Наиболее важными реквизитами, которые в обязательном порядке переносятся в регистрационную форму, являются:

> автор документа (корреспондент);

> наименование документа;

> дата документа;

> номер документа;

> дата поступления документа в организацию (для входя­щих документов);

> номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

> заголовок документа или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопро­са по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит испол­ненный документ).

В случае необходимости состав обязательных реквизи­тов может быть дополнен следующими:

• расписка исполнителя в получении документа;

• ход исполнения;

• наличие приложений;

• количество листов и экземпляров документа и др.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объе­мов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-конт-рольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количе­стве регистрируемых документов, так как поиск информа­ции по журналу довольно продолжителен по времени. Со­блюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регис­трации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам и разновид­ностям документов. Кроме того, по журналу невозможно ве­сти контроль за исполнением документов, необходимо вто­рично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более опера­тивно вести информационно-справочную работу и осуществ­лять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделе­ние, где документ будет исполняться, что позволяет устра­нить его повторную регистрацию в подразделениях. Кар­точки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядково­го номера при регистрации документов, например:

Нумерационный бланк-шахматка

\ 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101.. и т.д.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации. Примеры регистрационных карточек и журналов даны на страницах 97 — 98 настоящего издания.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Доку­менту-ответу присваивается самостоятельный порядковый ре­гистрационный номер в пределах соответствующего регист­рационного массива.

3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрирован­ных документов. Контроль исполнения документов являет­ся составной частью функции менеджмента «Контроль». Основная цель организации контроля исполнения обеспечение своевременного и качественного исполнения до­кументов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контроли­рует организационно-распорядительные документы. Доку­менты других систем контролируются соответствующими под­разделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступив­ших - с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются акта­ми высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов уп­равления. Например, в Законе города Москвы «Об обращени­ях граждан» № 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан:

«Решения по обращениям граждан принимаются... в срок до одного ме­сяца со дня их поступления и регист­рации»'.

«Заявления и жалобы военнослужа­щих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки — до 15 дней со дня их поступления...».

Индивидуальные сроки исполнения документов устанав­ливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке; типовые сро­ки - принятием нового акта, индивидуальные — руково­дителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе ис­полнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе сро­ка исполнения отражается в резолюции руководителя и пере­носится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до испол­нителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения доку­ментов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения доку­ментов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются сле­дующие операции:

> формирование картотеки контролируемых документов;

> направление карточки контролируемого документа в под­разделение-исполнитель;

> выяснение в структурном подразделении фамилии, име­ни, отчества и телефона исполнителя (в крупных орга­низациях);

> напоминание под разделению-исполнителю о сроке испол­нения;

> получение информации о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов исполнения в карточке контро­лируемого документа;

> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

> снятие документов с контроля по указанию руководителей;

> формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех эта­пах до истечения срока, например, в следующем порядке:

- заданий последующих лет — ежеквартально;

- заданий последующих месяцев текущего года - ежеме­сячно;

- заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до исте­чения срока исполнения документа.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполне­ния, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причи­ны возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполне­ние документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинте­ресованным организациям и должностным лицам или дру­гого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесяч­но) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и дово­диться до сведения руководителя организации в целях по­вышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о сос­тоянии исполнительской дисциплины разрабатывается са­мой организацией, например:

СВЕДЕНИЯ

об исполнении документов, поставленных на контроль, за период 200 г.

Ф.И.О. исполнителей	Всего документов	Из них Исполнено в срок исполнено с опозданием	Причина неиспол­нения
­­­­­­­­­­­­­

Личная подпись

И.О. Фамилия

Секретарь-референт Дата

4. Номенклатура дел организации

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклату­ра дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформлен­ный в установленном порядке. В номенклатуру дел включа­ются все документы, образующиеся в деятельности органи­зации, кроме технической документации и печатных изда­ний. При составлении номенклатуры дел необходимо учи­тывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Го­сударственной системе документационного обеспечения уп­равления, Основных правилах работы архивов организа­ций, перечнях документов с указанием сроков хранения. Но­менклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руко­водителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. приложения № 35 и 36) и включает реквизиты: наиме­нование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представ­ляет собой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заго­ловки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается дело­производственный индекс дела, который должен включать:

- индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления де­ятельности (при отсутствии структурных подразделений);

- порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последователь­ности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разде­лам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных под­разделений или направлений деятельности организации.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и под­разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные докумен­ты, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сро­ков хранения документов,

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысло­вому содержанию документов, группируемых в дан­ном деле;

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

• заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточ­няться.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

- наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или раз­новидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

- наименование организации или ее структурного подраз­деления;

- адресат или корреспондент;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связано со­держание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале за­головка, а слово «Копии» — в конце заголовка, например:

Приказы директора организации по основной деятельности за 2005 г. Копии.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указы­вается во множественном числе, например:

Протоколы заседаний аттес­тационной комиссии за 2005 г.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например:

Переписки с Бизнес-Банком по воп­росам бухгалтерского учета, от­четности и финансовой деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородны­ми корреспондентами, последние не перечисляются, а ука­зывается их общее видовое название, например:

Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квар­тал, год), на (за) который составлены документы, вид доку­мента (план, отчет) и автор, например:

Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 2005 г.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распо­рядительные документы, указываются вид документа и ав­тор, например;

Приказы директора организации по личному составу за 2005 г.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела упот­ребляется термин «документы», а в конце заголовка в скоб­ках указываются основные разновидности документов, ко­торые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы о приеме, сдаче и спи­сании имущества и материалов (акты, описи, ведомости).

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел организации также включаются спра­вочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество лис­тов в деле).

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых доку­ментов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направ­лениям деятельности.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о неза­ведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об изъя­тии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия пе­речней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо остав­лять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенкла­туре дел, но сформированных в течение календарного года в организации.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения (см. приложение № 37). По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошед­шем календарном году дел (переходящих) и количество дел г отметкой ЭПК (эксперно-проверочная комиссия).

Отметка ЭПК проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (на­пример, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивных органов.

Пример составления номенклатуры дел приведен в при­ложении № 38.

5. Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел: номинальный;

Ø предметно-вопросный;

Ø авторский;

Ø корреспондентский;

Ø географический;

Ø хронологический.

Основанием для группировки документов по номиналь­ному признаку служит название их разновидности. Напри­мер: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, на­пример:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела до­кументов одного автора, например:

Протоколы производственных сове­щаний ЗАО «Контакт» за 2005г,

Для группировки переписки используется корреспондент­ский признак. При этом в заголовке дел указывается кор­респондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка с машиностроительны­ми предприятиями о взаимных расче­тах за 2005 г.

Объединение в одном деле документов нескольких кор­респондентов осуществляется по географическому призна­ку. Например:

Переписка с предприятиями Вос­точной Сибири по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капи­тальных вложениях за 2005 г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по но­минальному, авторскому, предметно-вопросному и хроноло­гическому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенк­латурой дел организации. В дело должны помещаться доку­менты, которые своей содержательной частью соответству­ют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следую­щие требования:

1) раздельно группируются:

1.1) документы постоянного и временного сроков хра­пения;

1.2) подлинники и копии документов;

1.3) годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

1.4) утвержденные документы и их проекты;

2) в дело включается по одному экземпляру каждого до­кумента;

3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

4) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

5) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по оконча­нии календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);

6) в одно дело помещается не более 250 листов (или тол­щина дела должна быть не более 4 сантиметров);

7) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к докумен­там, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относя­щиеся к нему приложения, а затем в хронологическом по­рядке идут документы, возникающие по мере решения воп­роса. Запрещается подшивать в дело неисполненные доку­менты, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки докумен­тов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные рас­порядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные эк­земпляры приказов по основной деятельности систематизи­руются и подшиваются в дела вместе с приложениями в по рядке их номеров. Документы к приказам по основной дея­тельности группируются и подшиваются отдельно и хранят­ся у лица, готовившего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудни­ков или образуют самостоятельное дело приложений к дан­ным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проек­тов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, не­зависимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2005 г., составленный в 2004 г., должен быть отнесен к 2005 г., а отчет за 2004 г., составленный в 2005г., - к 2004 г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в опре­деленной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из ба­ланса, пояснительной записки и приложений к нему, распо­лагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработ­ной плате группируются в самостоятельные дела и распола­гаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Докумен­ты, подготовленные к заседаниям, помещаются после прото­колов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и система­тизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятель­ности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

6. Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизвод­стве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничто­жение является результатом проведения экспертизы ценно­сти документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценнос­ти документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в сво­ей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами ра­боты ведомственных архивов, типовыми перечнями докумен­тов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в при­ложении № 39.

Экспертиза ценности документов постоянного и временно­го сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на осно­вании номенклатуры дел предприятия с обязательным поли­стным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие эк­земпляры документов, черновики, копии документов и доку­менты с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет вклю­чительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составля­ются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сро­ков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сро­ков хранения и по личному составу, а также акты о выделе­нии дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хране­ния могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хране­ния и по личному составу за соответствующий период утвер­ждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной час­тью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомствен­ный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — оста­ется в качестве контрольного экземпляра в аппарате пред­приятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные опи­си. Формы описей унифицированы (см. приложения № 40, 41,42,43,44).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (см. приложение № 45). Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевре­менного уничтожения документов необходимо соблюдать сле­дующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 ян­варя того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизвод­ством в 2001 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведом­ственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения доку­ментов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хра­нения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);

• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, за­ головка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела (см. приложение № 46) составляется для учета документов определенных ка­тегорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо так­же составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, за­головки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (см. приложение № 47) и отражает, при необходимости особенности физического состояния дела (на­пример: наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела — это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организа­ции, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо цен­ные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение № 48).

Дела временного срока хранения (до 10 лет включитель­но) подлежат частичному оформлению: дела допуска­ется хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, за верительные надписи не составлять, не проводить пересис­тематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности орга­низациях, как правило, отсутствует специальное подразде­ление — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за со­хранность документации и своевременную сдачу ее в госу­дарственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современны­ми коммерческими структурами осуществляется на договор­ной основе (см, приложение № 49). В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Организация может сократить срок хранения докумен­тов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельнос­ти, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

Дата добавления: 2014-12-27