Решение. Где находится таблица с подписями столбцов и суммируемыми значениями?

ПРИМЕР

Р.

Где находится таблица с подписями столбцов и суммируемыми значениями?

| Итоги!$А$1;$1$30 J

(5? J Отмена Далее >

Рис. 8.20. Список продаж

Рис. 8.19. Окно Мастер суммирования

Рис. 8.21. Сортировка списка

2. Примените команду Данные | Итоги. В окне Промежуточ­ные итоги установите параметры в соответствии с рис. 8.22: для получения верхнего (первого) уровня итогов — общее ко­личество товаров, проданных конкретным продавцом.

Рис. 8.22. Окно Промежуточные итоги для получения итогов по полю Продавец

, Для получения второго уровня итогов поместите указатель ячейки в список с полученными итогами, затем выполните

команду Данные | Итоги, установив в окне Промежуточ ные итоги параметры в соответствии с рис. 8.23.

A rinnvupHHKie пппме.жутпчные итоги ппепстявпены ня пис 8 9.4

Рис. 8.24.Вложенные промежуточные итоги

Рис. 8.23. Окно Промежуточные итоги для получения итогов по полю Дата продажи

Консолидация данных

Консолидация предназначается для обобщения однородных дан­ных. Ее осуществление предполагает использование следующей методики:

1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.

2. Выбрать команду Данные | Консолидация.

3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие консолидации.

4. Указать способ консолидации:

• согласно расположению в диапазоне — сняты все флажки области Использовать в качестве имен;

• согласно заголовкам строк и столбцов — установлены флажки подписи верхней строки и значения левого столбца.

5. Выбрать тип консолидации, т. е. указать, какая операция будет проводиться с консолидируемыми данными.

6. При необходимости указать добавление структуры — устано­вить флажок Создавать связи с исходными данными.

ПРИМЕР

Данные, которые представлены в виде списка со следующими полями (рис. 8.25): Товар, Стоимость, Количество, расположе­ны на листе 2, листе 4 и листе 5. Объединить данные о количест­ве и стоимости проданных товаров в сети магазинов.

Решение

Следуя рекомендациям методики проведения консолидации, за­полните окно Консолидация в соответствии с данными рис. 8.26. Объединенные данные представлены на рис. 8.27.

Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой средство для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или в таблицах, созданных в других приложениях. Внешне сводные

Рис. 8.25. Данные о реализованных товарах

Рис. 8.26. Ввод данных в окно Консолидация

Рис. 8.27. Представление консолидированных данных

таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:

□ для обобщения большого количества однотипных данных;

□ для реорганизации данных (с помощью перетаскивания); О для отбора и группировки данных;

□ для построения диаграмм.

Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц (команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:

1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указа­тель ячейки в необходимое место на рабочем листе.

2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.

3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мас­тера (рис. 8.28 и 8.29). После нажатия кнопки Далее в окне мастера, приведенном на рис. 8.29, откроется окно 3-го шага мастера (рис. 8.30).

Рис. 8.28. Определение местоположения данных для сводной таблицы

Рис. 8.29. Диапазон данных для сводной таблицы

Рис. 8.30. Указание местоположения будущей сводной таблицы

4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы (рис. 8.30), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшем­ся окне (рис. 8.31) сформировать макет сводной таблицы (т. е. задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые поля сводной таблицы).

5. Для определения необходимой операции для полей, помещен­ных в область Данные, либо задания вычисляемого поля два­жды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в область Данные (рис. 8.31), и выбрать необходимые действия в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 8.32).

6. Нажать кнопку Параметры (рис. 8.30) и в открывшемся окне (рис. 8.33) установить необходимые параметры сводной таб­лицы.

7. После проведения всех подготовительных операций нажать кнопку Готово (рис. 8.30).

При создании, редактировании и работе со сводными таблицами необходимо учитывать следующее:

□ местоположение сводной таблицы — желательно располагать ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках

Рис. 8.32. Окно Вычисление поля сводной таблицы

Рис. 8.33. Установка параметров сводной таблицы

сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих лис­тах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;

□ местонахождение исходных данных— список MS Excel, внешний источник данных, диапазоны консолидации, нахо­дящиеся в другой сводной таблице;

□ необходимость при задании структуры сводной таблицы опре­делить:

• поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;

• поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходи­мой операции);

• поля для страниц, что позволяет представить информацию в трехмерном виде;

□ сводная таблица— это средство только для отображения
данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нель­
зя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо вне­
сти изменения в и сточ ник данных, а затем обновить сводную

таблицу (кнопкой Обновить данные панели инструмен-

тов Сводные таблицы (рис. 8.34);

Рис. 8.34. Панель инструментов Сводные таблицы

в сводных таблицах можно изменять названия полей, что не влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирова­ние элементами сводной таблицы можно также осуществлять мышью — для удаления какого-либо поля из сводной таблицы следует перетащить удаляемый элемент за ее границы. Изме­нения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк также осуществляется перетаскиванием;

сводные таблицы допускают возможность группировки эле­ментов полей по различным уровням иерархии путем объеди­нения в группы (выделение данных сводной таблицы осуще­ствляется, например, с помощью мыши). Для этой цели в ме­ню Данные | Группа и структура существуют две кнопки:

Группировать и \+_\ Разгруппировать. Группы эти мож­но переименовывать по желанию.

Детали в группе можно скрывать и показывать. Элементы са­мого высокого уровня группировки (обобщающие элементы) располагаются по верхней или по крайней левой границе сводной таблицы (отображение исходных данных в этом слу­чае производится путем выделения группированной ячейки сводной табл ицы и выполнения команды отображения данных

Отобразить детали). Применяются следующие варианты группировки сводной таблицы:

• группировка элементов по их именам;

• группировка чисел по диапазонам (для числовых данных, кнопка Группировать меню Данные | Группа и струк­тура);

• группировка по временным диапазонам (данные в формате Дата/Время);

□ возможность построения диаграмм на основе сводных таб­лиц;

О некоторые дополнительные возможности сводных таблиц (многие из них производятся путем выбора соответствующей команды контекстного меню необходимого поля или выде­ленной области):

кнопкой

• сортировка элементов в сводной таблице;

• размещение страниц сводной таблицы на различных рабо­чих листах (кнопкой Отобразить страницы);

• управление общими и промежуточными итогами;

• использование различных итоговых функций для анализа данных и дополнительных вычислений;

• вставка в сводную таблицу вычисляемого поля;

• использование автоформата для форматирования сводной таблицы.

Создать сводную таблицу, выводящую итоги по средней цене и суммарному пробегу машин, а также использующую в качестве страницы фамилию владельца, в качестве строк — марку маши­ны, в качестве столбцов — год выпуска.

1. Выделите подготовленный диапазон данных либо установите в него указатель ячейки.

2. Выполните команду Данные | Сводная таблица.

3. Работая с мастером сводных таблиц, определите все необхо­димые элементы сводной таблицы.

4. Выполните группировку по полю Год выпуска — после соз­дания сводной таблицы поочередно выделите мышью необхо­димые года выпуска: 1978—1990, 1991—1995, 1996—1999 и воспользуйтесь командой Группировать контекстного меню Группа и структура либо соответствующей командой меню Данные | Группа и структура.

5. Отформатируйте сводную таблицу, вызвав кнопкой Формат отчета панели инструментов Сводные таблицы диалоговое окно Автоформат с вариантами форматирования.

6. Подготовленная сводная таблица представлена на рис. 8.35.

Рис. 8.35. Пример сводной таблицы

Задания

Дата добавления: 2015-04-29