Общее описание. Моя система и тайм-менеджерский софт

Моя система и тайм-менеджерский софт

Итак, уважаемые участники дискуссии, раз уж пошел серьезный разговор, позвольте представиться. Литвак Дмитрий Владимирович, г. Москва.

Для начала сделаю шаг назад и обозначу выводы предыдущей заметки.

· Микро-компьютеры малопригодны для использования в целях управления задачами (временем). Почему:

o Маленький экран не даёт общего обзора расписания

o Для получения информации нужны усилия (достать-включить-пролистать etc)

o Не везде можно воспользоваться (в том числе и по социальным причинам)

· Микро-компьютеры хороши для хранения справочной информации общего характера и в качестве «убийц времени» (“Quake” для Pocket PC – это действительно круто, как и “Pool” для Palm. Хотя читать электронные книги оказалось на удивление удобно). К тому же приличный КПК – повод слегка «загнуть пальчики».

· «Твёрдо-копийные» методы работы исчезнут только тогда, когда будет срублено последнее дерево, а последняя бутылка из-под Колы будет переработана в пластиковую перловую кашу.

Далее я по возможности кратко изложу тот метод, которым пользуюсь лично. Не смотря на то, что он достаточно объёмен и включает в себя оптимизацию многих сторон деятельности, в данном случае мы затронем только тему управления личными задачами. Здесь не будут описаны вопросы управления задачами делегированными, информацией, личными финансами, личной энергией. Если будет интересно – можно развить в дальнейшем.

Предлагаемый мной метод не ориентирован на выполнение проектов с большим (более двухсот) количеством уникальных задач и разнообразными ресурсами, для этого есть специальные системы. Описываемый механизм позволяет достаточно эффективно организовывать свою деятельность при работе внутри проекта и/или персональную, частную деятельность на оперативном уровне. Да, и ещё. Метод не ориентирован на работу в условиях, когда по сто раз на дню требуется пересматривать расписание. «План – это закон», как говаривали во времена Светлого Прошлого.

Из чего я исходил при выработке личного стиля работы.

1. Возможности человеческой памяти ограничены.

2. Возможности человеческого ума ограничены.

3. Ничего не происходит так, как запланировано.

4. Привычное решение – не всегда оптимальное.

5. Меньше усилий – больше эффекта.

6. Без бумажки я букашка, а с бумажкой – человек.

Мой личный органайзер, мой Palm и Compaq в одном флаконе, имеет размеры 13х9х0,4 см., весит 20 грамм и стоит $1. Легко и незаметно умещается в кармане рубашки или в любом другом, от возникновения желания воспользоваться до начала работы с ним проходит две-три секунды. Эксплуатация возможна в любой обстановке – от дипломатического приёма до вагона метро или при падении с Эйфелевой башни. Инструмент везде готов к работе и везде он будет к месту.

Да-да. Это печатное расписание (его несколько странный вид поясню ниже), вставленное верхней частью в жесткую обложку (лучше всего от паспорта). Затраты времени на создание такого расписания - 10-30 минут, включая добавление-удаление-изменение задач и их параметров.

Рис.1. Пример расписания на абстрактных данных.

Так как нижняя часть листка остаётся свободной, то на обороте расписания – место для заметок, а в свободный кармашек обложки вставлен листок с распечаткой основных контактов (об этой функции нужно говорить отдельно. Если коротко, то система распечатывает указанные мной контакты, сливая выбранные поля данных в одну строку – типа Иванов, Иван Иванович, д.т. 1234567, р.т. 7851236, с.т. 89015557890, [email protected],. Следующий контакт – с новой строки). Редко возможна ситуация, когда сегодня в работе десять одних контактов, а завтра – пятнадцать других. Их состав, конечно, дрейфует со временем, но двух десятков контактов, входящих на листок, хватает на три-четыре недели. Плюс там же – некоторые алгоритмы, типа работы с домашним автоответчиком. Никак не могу запомнить меню удаленного доступа.

То есть, имеем картину, когда, где бы я не находился, у меня в любой момент времени в результате одного движения одной руки перед глазами оказывается именно та информация, которая по моему же личному решению необходима мне именно сегодня. Очень полезно, отмечая выпонение задачи или после смены собственного состояния (был в офисе, оказался на улице) быстренько просканировать расписание на предмет оптимизации (извлекши его словно карту из рукава). Например, намедни в соответствии с расписанием я зашёл отправить письма на почту. Отправил и, зрительно помня следующий пункт расписания, пошёл в офис. А когда там посмотрел график, то увидел, что на вечер по дороге домой запланирован визит в сберкассу – оплатить телефон. Так ведь, чёрт побери, в одном здании с почтой была сберкасса! Мелочь, а обидно. Возраст, память уже не та.

Хочу обратить особое внимание именно на простоту и быстроту работы. Я полностью согласен с выработанной Робертом Хаитани формулой о том, что Уровень Раздражения Пользователя – это Частота Повторения Операции помноженная на Трудоёмкость Операции. Другими словами, вроде бы просто – открыть портфель, достать тот же Fenom, включить и посмотреть расписание. Однако часто повторяемая совокупность простых операций очень быстро начинает бесить. А попробуйте, пользуясь одной рукой, добраться до расписания в том же Palm`е. Плюс – не везде удобно светить «предметами роскоши». Так что работа с КПК – это нескончаемое откладывание. А сколько «блестящих» идей приходит в самое неподходящее время (при полёте с Эйфелевой башни, в частности). И как зафиксировать? Что? Диктофон? И это тоже проходили, не прокатывает. Лезть за КПК-шкой? Да вот оно как-то ломает, да не забудется... идея-то – ух, супер. И через три минуты идеи нет, ничего не поделаешь, особенности кратковременной памяти. Корочка же с расписанием - всегда под рукой, в нагрудном кармане, как и авторучка. Достали, черкнули пару ключевых слов – и как знать, может быть из этих семян вырастет что-нибудь мелкомягкоподобное.

ВАЖНОЕ ЗАМЕЧАНИЕ. Не смотря на то, что лично я считаю более эффективной работу с распечаткой, в полной версии разрабатываемой системы предусматривается синхронизация с КПК – куда же без этого. Для кого-то в качестве мини-монитора более практичным кажется лист бумаги, для кого-то - микро-компьютер.

Дата добавления: 2015-04-29