Часть 2. Менеджмент. Организация и процесс управления 1 страница

Часть 1. Автоматизация.

Теория управления

Теория управления производственными процессами на полиграфическом предприятии / А.Н. Коваленко, И.М. Мелешкина (методическое пособие)/ - СПб.: Петербургский институт печати, 2009. – С. 5-46/88 с.

Сущность и содержание теории управления

Теоретические основы менеджмента и его современное состояние

Цели и функции теории управления

Управление как система

Основные характеристики системы управления

Управление как процесс

Понятие производственной системы

Производство как объект управления

Система производственного менеджмента

Цели и задачи производственного менеджмента

Организации и типы производства (единичный, серийный, массовый)

Сущность и содержание теории управления

Известно, что даже самая современная техника не может обеспечить успешного ведения бизнеса. Для этого она должна попасть в умелые руки профессионалов — производственников и управленцев. Именно об управлении организацией и пойдет речь во второй части данного пособия.

Понятие менеджмента многомерно. Можно привести различные определения, раскрывающие суть этого термина. Так, менеджмент можно определить как процесс управления организацией; как искусство управления; как круг людей, занимающихся управлением в организации, т. е. как аппарат управления. Можно прийти к выводу, что определение содержания теории менеджмента построено на постулате: в каждой организации существует система (или подсистема) управления, которую следует изучать как в статике (и тогда объектом изучения является организационная структура), так и в динамике (в этом случае в качестве объекта выступает процесс управления).

Основой менеджмента является процесс управления, т. е. деятельность, направленная на достижение поставленной цели. При этом важно знать, что определяет содержание процесса управления, при помощи каких средств можно усовершенствовать сам процесс в частности и теорию менеджмента в целом, какие источники позволяют изучать и решать как отдельные управленческие проблемы, так и общие проблемы менеджмента, а также учитывать практический опыт реализации управленческого процесса. Менеджмент представляет собой сочетание теории и практики, для комплексного понимания и наилучшей реализации процесса управления необходимы разнообразные знания, получаемые при использовании всех известных подходов к управлению. Кроме того, для совершенствования управления требуется использовать достижения других научных дисциплин: социологии, психологии, математики и многих других. Только синтез этих знаний в сочетании с практическим опытом могут дать целостное представление о менеджменте и его отдельных видах, помочь при разработке его теории.

Роль менеджмента возросла в условиях рыночной экономики, когда управление предприятием значительно усложнилось вследствие нарушения прежнего порядка распределения ресурсов, устоявшихся связей между организациями и возникновения таких задач, которые перед управленцами командно-административной экономики даже не ставились.

Менеджмент в переводе с английского — это управление. Но чаще для обозначения процесса управления используется иностранное слово. Некоторые авторы (например, Ю. А. Назаров) предлагают такую трактовку различия терминов: понятия «управление» и «менеджмент» — синонимы, но вместе с тем управление имеет более широкий смысл и может использоваться, когда речь идет и об управлении государством, и об управлении автомобилем. Менеджмент же — это управление процессами, протекающими в организациях, занятых производством различной продукции (товаров, работ и услуг).

На рис. 1 представлены разнообразные виды менеджмента.

Рис. 1. Виды менеджмента

Теоретические основы менеджмента и его современное состояние

Менеджмент был признан самостоятельной областью знаний только в ХХ веке. Положения этой новой науки были обогащены идеями из психологии, социологии, экономики и др. В становлении и развитии менеджмента как науки важную роль сыграли следующие школы: научного управления, классическая (административная), человеческих отношений, поведенческих наук, науки управления (количественная).

Школа научного управления (1885–1920) представлена работами Ф. У. Тейлора, Ф. Гилбрет и Л. Гилбрет, Г. Гантта по совершенствованию и стимулированию труда. Труд изучался преимущественно на низших уровнях управления, исследователей интересовали прежде всего вопросы эффективности труда (производительность, нормирование, набор, отбор и переквалификация кадров) и в меньшей мере — мотивация работников, методы разрешения социальных проблем. В центре внимания представителей этой школы была работа — главный предмет исследования.

НТП, механизация и автоматизация производства, рост требований к оперативности управления явились причинами разработки общей теории администрирования. Так возникла классическая, или административная, школа управления (1920–1950). Работы А. Файоля, Л. Урвика, М. Вебера, Г. Форда, Л. Гьюлика, Д. Муни и др. были посвящены эффективности управления организацией в целом, выявлению и исследованию общих функций и принципов управления, функций менеджеров всех уровней управления предприятием. Учеными рассматривались основные принципы менеджмента, функции управления, исследовались процессный подход к управлению, принципы построения организаций, централизация и децентрализация власти, мотивация труда и стабильность кадров, разделение труда, власть и ответственность, справедливость оплаты, контроль работы. Самое значительное достижение классического подхода — признание менеджмента как организованной деятельности. Определение главных функций управления до сих пор является основой теории менеджмента. Недостаток этого подхода — сильный акцент на организационной структуре и процедуре менеджмента при игнорировании роли человеческого фактора.

Изучая вопросы эффективности труда, построения продуктивно работающих организаций, отдельные исследователи догадывались, что резервы для этого следует искать не только в методах и технологиях управления, но и в самом человеке. Так постепенно стала формироваться школа человеческих отношений. Школа человеческих отношений (1930–1950) и поведенческие науки (1950 – настоящее время) известны благодаря работам М. Фоллетт и Д. Мейо, а также таких представителей бихевиористского направления, как К. Арджирис, Р. Лайкерт, Д. Макгрегор, Ф. Герцберг и др. Некоторые представители школы человеческих отношений в конце 50-х годов ХХ века выделились в школу поведенческих наук (бихевиористскую школу), изучающую не методы налаживания межличностных отношений, а самого человека. Представителибихевиоризма начали изучать менеджмент как процесс руководства людьми, процесс взаимодействия людей. Поэтому в исследованиях этой школы можно увидеть использование достижений из сферы психологии и социологии. Согласно постулатам бихевиористской школы, чтобы быть эффективным руководителем, необходимо уметь работать с людьми. Однако поведенческий подход тоже сужал сферу действия менеджмента: при всей важности психологической подготовки, эффективный менеджер не должен ограничиваться только умением общаться с людьми, ему требуются знания и в других областях.

Наука управления, или количественный подход (1950 – по настоящее время), связана с именами таких наиболее видных представителей школы (так называемой новой школы), как Р. Акофф, Л.фон Берталанфи, С. Бир, А. Гольдбергер, Л. Клейн, Р. Люс, Д. Форрестер и др. Формирование главных принципов количественного подхода строилось на основе кибернетики, общей теории систем и исследования операций. С развитием кибернетики стало формироваться понимание менеджмента какинформационного процесса. Безусловно, наличие информации является важной предпосылкой выполнения функций менеджера как субъекта управления: ни одна функция менеджмента не может быть реализована без обмена информацией, и именно поэтому каждая организация создает свою информационную систему. Однако отождествлять менеджмент только с информационным процессом, несмотря на всю его значимость, нельзя, поскольку информационный процесс— лишь важное условие реализации процесса управления.

Математики как представители новой школы нередко трактуют менеджмент с точки зрения такой научной дисциплины, как исследование операций (операционный анализ), и склонны рассматривать его как систему математических формул или моделей. Однако далеко не все управленческие проблемы можно выразить в математической форме, особенно если речь идет о человеческих отношениях внутри организации. Организовать управленческий процесс, используя исключительно математические средства, невозможно.

Современный подход к менеджменту основан на синтезе знаний всех существующих подходов. Эта цель достижима только на основе применения системного подхода.

Цели и функции теории управления

Менеджмент — это процесс выработки и принятия управленческих решений, направленных на оптимизацию трудовых, материальных, финансовых и информационных ресурсов для достижения целей организации. В общем случае целью коммерческой организации является, согласно ст. 50 ГК РФ, получение прибыли.

Надо отметить, что традиционные концепции менеджмента («классические», «гуманистические», «колеса управления», «пяти сил конкуренции», «стратегического фокусирования» и др.) нацелены на максимизацию прибылей.

Цель — это желаемый результат, к достижению которого стремится любая организация. Цели дают общий ориентир направлениям деятельности организации, определяют критерии (стандарты) для оценки эффективности ее работы. Целью может быть либо приобретение, либо сохранение определенных факторов. Цели всегда основаны на предположениях о развитии организации в будущем, поэтому их обоснованность зависит от точности этих предположений. Чем более длительный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего, тем более общий характер носят цели организации.

Цели обладают рядом характеристик:

· они должны быть конкретными и, по возможности, измеримыми. Выражая цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую систему критериев для оценки хода и результатов работы. Так будет легче определить, насколько хорошо работает организация в направлении осуществления целей;

· они должны быть разработаны с учетом времени. В первую очередь формулируют долгосрочные цели, затем вырабатываются средне- и краткосрочные цели для обеспечения достижения долгосрочных;

· они должны быть достижимыми. Цели должны быть напряженными, но не превышающими возможности организации;

· они должны быть непротиворечивыми. Действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других.

Задачи — это цели, достижение которых желательно к определенному моментувремени, согласно принятому управленческому решению. Задача указывает на непосредственные цели организации, поддающиеся количественной характеристике.

Должностная инструкция каждого работника включает ряд задач, рассматриваемых как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми, предметами и информацией.

Для достижения поставленных целей менеджмент реализует задачи, или выполняет следующие функции: планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Планирование — это функция постановки целей, к которым будет стремиться организация, а также выработки стратегии, т. е. средств и методов, общих направлений по достижению поставленных целей. Умение поставить реальные цели очень важно для менеджера.

Автоматизация системы планирования на базе современных информационных технологий является одним из способов обеспечения единства, быстрой обработки и передачи информации менеджеру, принимающему решение. Однако все имеющиеся программные продукты являются лишь средством, которое позволит быстро обработать информацию. Окончательное решение в любом случае принимается человеком.

Организация как функция менеджмента — это процесс построения структуры предприятия (фирмы): управленческой и производственной. Организация (или организовывание) заключается также в обеспечении производства всеми необходимыми ресурсами, начиная от информации и заканчивая материалами, и в непосредственной организации производственного процесса. Одним из аспектов данной функции является распределение обязанностей и ответственности между людьми в организации.

Мотивация — это функция менеджмента, цель которой — активизировать людей, побудить их к деятельности для достижения определенных в процессе планирования целей организации. От умения менеджера выявить потребности работников, понять, что заставляет человека действовать, и использовать выявленные мотивы в интересах предприятия (фирмы) будет зависеть результат деятельности организации. Чем эффективнее используемые стимулы (моральные или материальные), тем больше вероятность выполнения планов.

Потребности человека — это ощущение недостаточности чего-либо. Иерархия потребностей наглядно представлена в пирамиде А. Маслоу, который разделил их на пять групп, выстроив в виде иерархической структуры. Внизу находятся потребности низшего уровня. На самой нижней ступеньке располагаются физиологические потребности (жажда, голод, жилье). После того как они удовлетворяются, человека могут побудить к действию потребности безопасности и защищенности. В их основе лежит уверенность в том, что в будущем его физиологические потребности будут удовлетворены и, кроме того, он будет защищен от воздействия внешнего мира. После удовлетворения этих потребностей наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека становятся потребности высшего уровня: социальные — потребности в причастности к какой-либо группе людей; потребности в уважении, признании заслуг человека и, наконец, потребностьсамовыражения.

Координация — это функция менеджмента, реализация которой позволит направить усилия работников организации в одно русло.

Контроль — одна из классических функций менеджмента. Ее назначение — проследить за тем, как выполняются поставленные планы во времени, заранее обратить внимание на отклонения в деятельности организации и своевременно откорректировать процесс достижения целей в зависимости от произошедших изменений (в организации, в ее окружении).

Все функции тесно связаны между собой и требуют обмена информацией.

Информация, которой менеджер должен располагать при реализации всех функций, может быть определена как совокупность сведений, достаточных для достижения каких-либо целей. Управленческая информация должна предоставить менеджеру минимально необходимое количество сообщений, дающих представление о состоянии управляемого объекта и внешней среды, достаточное для осуществления конкретного процесса управления.

При осуществлении управления должен происходить постоянный обмен информацией. Без этого невозможно ни оценить внешнюю и внутреннюю среду организации, ни довести принятое решение до подчиненных, ни проконтролировать его выполнение.

Информация в условиях рыночной экономики является ценным товаром, причем ценность ее тем выше, чем меньше круг лиц, располагающих ею. Соответственно, издержки на получение информации в отдельных случаях могут превысить издержки, связанные с неопределенностью будущего. Поэтому при сборе информации очень важно четко определить, какая именно информация необходима для принятия конкретного управленческого решения.

Собранная информация должна накапливаться, храниться и обрабатываться в том разрезе, в каком это необходимо в каждом конкретном случае. Основные требования, предъявляемые к информации, — достоверность, полнота, оперативность.

Соблюдение этих требований необходимо при создании информационной системы фирмы на базе вычислительной техники.

Компонентами информационной системы являются банки и базы данных, способные удовлетворить потребности пользователей, предоставив необходимые сведения в момент обращения.

Банк данных — это совокупность баз данных, а также программные, языковые и другие средства, предназначенные для централизованного накопления информации и ее использования с помощью ПК.

База данных — упорядоченная совокупность данных, предназначенная для хранения, накопления и обработки с помощью ПК. Для создания и ведения баз данных используется набор языковых и программных средств — системы управления базами данных (СУБД), или оболочки.

База данных может существовать в любой форме: и в бумажной, и в электронной. О преимуществах компьютерных баз данных говорить уже не приходится. Главное их достоинство — быстрый поиск и сортировка информации, а также простая генерация отчетов.

По технологии обработки данных базы данных делятся на централизованные и распределенные.

Централизованные базы данных хранятся в памяти одного ПК, обычно для этого используется специализированное серверное решение, отличающееся более высокой отказоустойчивостью (ввиду ценности хранимой информации) и производительностью (для обеспечения максимального быстродействия информационной системы).

Когда на предприятии ставится задача компьютеризации, то сначала, как правило, создаются именно централизованные базы данных, содержащие информацию, необходимую бухгалтеру, нормировщику и т. д. Следующий этап — объединение множества уже существующих компьютеров в сеть. На этом этапе нередко используются распределенные базы данных, которые состоят из нескольких частей, часто изолированных друг от друга и хранящихся на различных ПК, входящих в сеть.

По способу доступа к данным бывают базы данных с локальным доступом и базы данных с сетевым доступом.

При организации локального доступа считывание информации производится непосредственно с того компьютера, на котором она размещена.

При удаленном (сетевом) доступе управление базой данных, размещенной на удаленном компьютере, производится с другой машины по сети.

И, наконец, по способу установления связей между данными базы данных можно разделить на реляционные и иерархические.

В реляционной базе данные представлены в привычной табличной форме. Несмотря на простоту инструментальных средств поддержки, такие базы данных имеют и недостатки: жесткость структуры данных, избыточность и зависимость скорости работы от размеров базы.

Иерархические (нереляционные) базы данных менее распространены ввиду ряда сложностей, возникающих при их реализации.

Наибольшее коммерческое использование сегодня имеет система «1С: Предприятие» — это универсальная оболочка, в которой используются различные базы данных (Бухгалтерия, Торговля, Склад, Зарплата, Кадры). Эта программа может использоваться в сетевом варианте, тогда предприятие устанавливает дополнительный программный продукт MS SQL Server.

Различные задачи, в том числе весьма сложные, можно решать также при организации баз данных в MS Excel — электронных таблицах, преимуществом которых является их доступность, поскольку MS Excel — стандартный компонент MS Office, установленный сегодня на каждом компьютере в России. Но для средних и крупных организаций этот инструмент уже недостаточно мощный, им необходимы более современные системы управления предприятием.

Эффективность процесса управления зависит также от того, какие подходы лежат в основе менеджмента: системный, ситуационный или процессный. Далее будет рассмотрен системный подход, который в определенной мере содержит в себе принципы, свойственные другим концепциям менеджмента.

Управление как система. Основные характеристики системы управления

Теория систем пришла в управление из точных наук. В ее основе лежит представление об объекте как о едином сложном организме, состоящем из огромного множества взаимосвязанных и взаимозависимых элементов. При этом в качестве объекта могут рассматриваться как организации в целом, так и их отдельные части — управленческие или производственные системы (цехи, участки, печатные машины).

Системный подход позволяет рассматривать организацию как многоплановое явление, объединяющее цели, ресурсы и процессы, протекающие и внутри самой организации, и вне ее. Он относится к синтетическим учениям об управлении, поскольку в отличие от так называемых одномерных учений, которые ставят во главу угла одно из трех явлений — задачи, человека или управленческую деятельность, — управленческий процесс при системном подходе рассматривается как комплексное явление.

Любая система имеет

· выход — цель, т. е. если речь идет о предприятии, это его продукция (товар или услуга) и ее параметры (что производить, для кого, с какими показателями качества, с какими затратами, кому продавать и по какой цене);

· вход (в данном случае речь идет о том, какие ресурсы — полиграфические материалы, запчасти к полиграфическому оборудованию и т. п. — необходимы для протекающего в системе процесса);

· связь с внешней средой (здесь необходимо отметить, что существует два типа систем: закрытые, функционирование которых относительно независимо от внешней среды, и открытые, которые взаимодействуют с внешней средой и обладают способностью приспосабливаться к изменениям в ней; именно к последнему типу относятся предприятия и организации);

· обратную связь (рис. 2).

Внешняя среда

Процесс в системе

Вход Выход

Обратная связь

Рис. 2. Элементы принципа «черный ящик» системного подхода:

вход — ресурсы и информация; выход — продукция (товар или услуга); внешняя среда — политические, экономические, социальные, географические и т. д. условия; обратная связь — коммуникационный канал от производителя к потребителю и поставщикам ресурсов

Любая система обладает следующими принципами:

· целостность: свойства системы нельзя рассматривать как сумму свойств составляющих ее элементов, поскольку свойства каждого элемента и выполняемые им функции определяются местом, которое занимает данный элемент внутри системы;

· структурность: каждая система характеризуется наличием определенной структуры — сети связей и отношений внутри системы; поведение системы зависит не столько от поведения ее отдельных элементов, сколько от свойств ее структуры;

· зависимость от внешней среды: каждая система существует не изолированно, она является частью определенной среды, в процессе взаимодействия с которой и проявляет свои свойства;

· иерархичность: каждый элемент системы может, в свою очередь, рассматриваться как система, являясь при этом одним из компонентов глобальной системы (например, печатный цех — подсистема полиграфического предприятия);

· множественность описаний каждой системы: любая система является сложным организмом. Такой сложный объект, как предприятие, очень тяжело (точнее сказать — невозможно) описать во всем многообразии его деятельности. Сложность предприятия как экономического объекта усугубляется еще и тем, что в этом случае неприменим простейший инструмент естественнонаучных исследований — натурный эксперимент. Поэтому для познания системы и решения конкретных задач в рамках предприятия используют метод моделирования.

В этом случае из всего многообразия явлений выбирают лишь те, которые существенны при решении конкретной задачи (например, управленческой). Затем по определенным правилам конструируют образ выбранного явления — создают его модель. Экономическая модель — это упрощенная интерпретация существенных свойств экономической системы (предприятия или его отдельной части). Для адекватного познания системы-предприятия необходимо построить множество различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект его деятельности.

Вне зависимости от того, что рассматривается в качестве объекта, системный подход базируется на следующих основных принципах:

· каждая проблема должна рассматриваться как единое целое, в каждом случае необходимо анализировать все последствия, которые может повлечь любое частное решение;

· принимать решения следует только после четкой формулировки целей;

· подсистемы не должны выполнять взаимоисключающие цели;

· система — сложный организм, поэтому необходимо выявлять разнокачественные связи и их взаимодействие;

· любая цель может быть достигнута несколькими путями, поэтому необходимо выявить и проанализировать все альтернативные пути.

И применение системного подхода, и превращение отечественного «рынка продавца» в «рынок потребителя» ставят на первое место формирование «выхода» системы: на основании проведенных аналитических исследований, являющихся частью маркетинга, определяются параметры продукции (что, для кого, с какими затратами производить и т. д.).

Далее в соответствии с уровнем техники, технологии, организации производства, труда и управления конкретного предприятия определяются параметры «входа»: выявляется потребность в ресурсах и информации.

Такой элемент системы-предприятия, как обратная связь, необходим для осуществления процесса коммуникации между «выходом» системы и потребителями, а также между «входом» и поставщиками ресурсов. Как только изменяются требования потребителей к определенным характеристикам продукции, конъюнктура рынка или появляются новшества в области техники, технологии и так далее, система-предприятие должна отреагировать и внести соответствующие изменения в параметры своего функционирования.

Таким образом, системный подход можно назвать главным принципом построения и функционирования любых систем, включая экономические.

В каждой, в том числе полиграфической, организации существует определенная структура. Отсутствие четкой структуры ведет к конфликту между руководителями, подразделениями и рабочими. Система управления организацией тоже имеет свою структуру, которая зависит от выпускаемой продукции, используемой технологии, организации производства. Чем выше уровень разделения труда на предприятии, тем больше подразделений существует внутри него и тем сложнее структура управления.

Таким образом, структура управления зависит от масштабов производства: для крупных предприятий характерна более сложная многоуровневая иерархическая структура управления, чем для мелких. Естественно, размер фирмы будет влиять и на процесс управления: управление организациями-гигантами существенно отличается от управления малыми организациями. Но управление и теми, и другими будет успешным только в том случае, если решения руководства в отношении внутренних переменных будут максимально приближены к интересам потребителей.

Структура управления организацией — это логические взаимоотношения уровней управления, построенные таким образом, чтобы обеспечить наиболее эффективную работу для достижения целей организации.

Структура органов управления должна совпадать с общей организационной структурой предприятия. В соответствии с этим можно выделить следующие основные организационные структуры управления: линейная, функциональная, дивизиональная и матричная.

Линейная структура управления характеризуется простотой и одномерностью связей: при использовании такой структуры существуют только вертикальные связи. Она предполагает возможность самоуправления — относительную автономность. При использовании линейных связей все функции управления производством на одном уровне сосредотачиваются в руках одного должностного лица, которое принимает все решения относительно руководимой им части организации и отвечает за ее работу. Подобная структура предпочтительна в организациях, не имеющих ярко выраженной специализации. В средних и крупных организациях линейная структура эффективна на нижних уровнях управления и в чистом виде обычно не используется.

Функциональная структура управления подразумевает деление организации на части по функциям подразделений. Ее роль возрастает с усилением специализации. В отличие от линейной структуры, принятие решений в этом случае осуществляется специалистами в пределах их компетенции. Функционализм ослабляет горизонтальные связи (координацию), отсутствие единоначалия приводит к тому, что снижается ответственность руководителя за конечные результаты работы.

Усложнение производства и внешней среды привело к широкому распространению комбинирования линейных и функциональных связей — возникла линейно-функциональная структура управления. Она предусматривает создание при различных звеньях линейной структуры функциональных подразделений — штабов, поэтому ее называют также штабной. Несомненным достоинством такой смешанной структуры является возможность создания при руководителе-единоначальнике служб с достаточно узким кругом функций, в результате чего работник может сконцентрироваться на своей текущей деятельности. Однако с увеличением размеров организации все сильнее проявляются негативные стороны линейной и функциональной структуры: растет число сложных функциональных связей, снижается эффективность горизонтальных связей, растут аппарат управления и управленческие расходы, кроме того, такая жесткая и сложная структура со временем делает крупную организацию неуправляемой.

Дата добавления: 2015-04-29