Цикл управления

Управленческая деятельность имеет свой алгоритм, универсальный для любого объекта управления. Воздействие управляющей системы на управляемую осуществляется постоянно и этот процесс имеет свои начальные, промежуточные и конечные этапы, последовательность действий, складывается из единичных циклов с разной продолжительностью во времени, c различными задачами, множественностью средств их решения.

По существу, это совокупность функций управления, выполняемых в системе при изменении среды для приближения к сформулированной цели.[118]

Функции управления – это составная часть любого процесса управления, конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется с помощью специальных приемов и способов. Для выполнения любой, даже относительно простой работы, необходимо заранее определить, каков нужен ее результат, как организовать, мотивировать и проконтролировать ее выполнение. Это и есть функция управления.

Теоретических концепций и описаний круга функций может быть достаточно много, но для любого осуществляющего управление субъекта принято рассматривать как основополагающие, присутствующие в любом виде управления четыре универсальные управленческие функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Планирование и мотивация составляют вертикаль управления, а организация и контроль – горизонталь. В современных исследованиях[119] справедливо отмечается, что каждый агент управления непременно выполняет все перечисленные функции независимо от того, действует он сознательно или интуитивно. А если учесть, что каждая из перечисленных функций управления представляет собой отдельную, но в то же время комплексную форму деятельности, то в управлении всегда дефицит работников, имеющих определенную квалификацию для выполнения той или иной управленческой функции.

Поскольку функции управления представляют собой определенный набор действий, выполняются строго последовательно и связаны друг с другом, имеются также специальные дисциплины управления как модели координации отдельных управленческих функций в круге функций управления, а также соответствующие компетенции управления. Все это вместе взятое может быть представлено образно как «штурвал управления» (рис.1).

Планирование – функция управления, с помощью которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, разрабатываются методы, наиболее эффективные в конкретных условиях, перерабатывается информация, учитывающая сложившиеся виды поведения и необходимые в будущем действия. Эти действия могут иметь следующий логический ряд:

· формулирование общей формальной цели, в которой выражены предназначение организации и причины ее существования (миссия);

· установление сознаваемых, конкретных, измеримых целей, которые можно рассматривать как: а) результаты; б) задачи; в) идеалы. При этом результаты рассматриваются как средство в отношении задач, а задачи – как средство по отношению к идеалам.[120]

· определение стратегии в формате комплекса правил отбора целей и приоритетов, распределения ресурсов и задач, установления порядка будущих действий с учетом состояния внутренней и внешней стреды организации;

· разработка политики для реализации стратегии, которая облекается в свод общих принципов, определяющий порядок выбора оценок средств и методов действий, взаимодействий, изменений; ориентирующий мышление в процессе подготовки, принятия, реализации управленческих решений;

· установление официальных процедур, содержащих стандарты и нормы в действиях работников организации;

· определение ограничений (диапазонов), в пределах которых допустимы эталонные параметры плана;

· финансовое представление будущих действий, показывающее в стоимостном формате, каких результатов надеется достичь управление и какие для этого понадобятся средства (бюджет, как план);[121]

· осуществление практической работы в структурных подразделениях на основе оперативных планов и программ (совокупность мероприятий);

· обеспечение планов и программ системой показателей количественного и качественного характера, а также стоимостных показателей (численный параметр, критерий какого-либо свойства, явления, процесса или решения).

Функция планирования имеет тесную связь с плановыми предположениями (прогнозами). Прогнозирование в этом случае рассматривается как процесс, способствующий и облегчающий планирование и принятие решений, а также в качестве инструмента оценки и контроля. Само по себе подтверждение или опровержение прогноза не имеет значения для управления: важно не управление по плану, а управление планом. Считается полезным разработка идеального прогноза, то есть максимально соответствующего ожиданиям, возможностям и свободе выбора. В этом случае управление может опираться не только на отклонения плана и факта, но и на разрывы между возможным на момент управления и идеальным.

Таким образом, с планированием связаны определенные ожидания людей, работающих в организации, а само оно имеет общие признаки: упорядоченный процесс; обработка информации; разработка плана; направленность на достижение определенных целей; отношение к будущему.

Для планирования необходимы обширные знания: о закономерностях, целях, ограничениях, рынках, товарах, услугах, последствиях возможных управленческих решений, человеческих ресурсах, финансах и др. Все это содержится в информации, которая становится знанием для подготовки и принятия решений. И если посмотреть на логический ряд, представляющий собой последовательность действий при планировании, то можно увидеть, что каждое из них, исключая частично фазу реализации, являются по существу процессами переработки информации, имеющими цикличный характер.

Процесс планирования, как он протекает в действительности, имеет наряду с формальным структурным построением, еще и поведенческий аспект. Все мероприятия по осуществлению функции планирования осуществляются людьми в условиях разделения труда. Они как индивиды или как работники организации обнаруживают в процессе переработки информации и коммуникации определенные виды поведения, которые влияют на процесс планирования: вносятся личные представления о ценностях и целях: рассматриваются субъективные суждения и аргументы; минимизируется конфликт интересов и т.д.

Виды планирования можно квалифицировать по ряду признаков:

I. Соотносимые величины.

1.1 Временной горизонт:

краткосрочное планирование (1 год);

среднесрочное планирование (от 1 года до 5 лет);

долгосрочное планирование (свыше 5 лет).

1.2 Функциональные предназначение:

планирование финансов;

планирование снабжения;

планирование инвестиций;

планирование логистики;

планирование изготовления.

1.3 Уровни планирования:

стратегический (высший);

тактический (средний);

оперативный (низовой).

II. Методы планирования с учетом иерархии управления.

2.1 ретроградный (сверху-вниз);

2.2 прогрессивный (снизу-вверх);

2.3 комбинированный (встречное планирование);

III. Система планирования.

3.1 жесткая (план-закон): (допускает для всего планового периода только обязательные частные планы);

3.2 гибкая (дерево-решений: адаптация планов в соответствии с изменяющимися условиями).

IV. Условия функционирования систем планирования.

4.1 документальное оформление (в письменной форме);

4.2 организационный режим (организация, координация);

4.3 стандартизация (унификация планов, процессов и техники планирования);

4.4. комплексность (иерархия проблем, особое внимание к локальным проблемам);

4.5 согласованность (координация, интеграция целей, прогнозов, мероприятий, средств, действий лиц, сроков);

4.6 контроль (краткосрочный, среднесрочный, долгосрочный, по функциональным направлениям, по уровням управления);

4.7 результативность (выявление отклонений между фактическими и плановыми показателями, уменьшение / увеличение дохода, себестоимость, рентабельность).

Организация – универсальная функция управления, обеспечивающая упорядочивающее воздействие на процесс совместного труда. Она вбирает в себя целый ряд модификаций такого воздействия: организационное проектирование; упорядочение; координация; согласование; группировку работ и видов деятельности; рационализация; распорядительство; регламентация; создание корпоративной культуры; коммуникации; организационное поведение; подбор, расстановка, воспитание кадров.

Организация как функция управления может осуществляться на протяжении всего цикла управления и объединяться со всеми другими функциями в единый целостный процесс. Теоретическое и практическое разграничение функций управления проводится в следующих целях:

разработки (подбора) способов и приемов наиболее эффективного их выполнения на практике;

распределения работы по управлению между исполнителями;

подбора технических средств, необходимых для выполнения управленческих функций.

Задача функции организации – создание организационной структуры управления (подбор исполнителей, наделение их полномочиями в использовании ресурсов, делегирование заданий), организация совместного выполнения установленных работ. Это и обеспечение всем необходимым для совместного труда – персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др. В любом плане всегда имеется стадия организации, то есть период создания реальных условий для достижения запланированных целей. Действительно, любой орган управления эффективно функционирует, если каждое функциональное подразделение связано с другими и со всей системой управления сознательной иерархической или основанной на соглашениях (материальной) координацией.

Организация как функция управления обеспечивает упорядочение социально-экономической, социально-психологической, организационно-технической и правовой сторон деятельности любой организации. Поскольку всю работу выполняют люди, организация как функция управления позволяет определить, кто конкретно должен выполнять каждое задание в системе управления и какие для этого потребуются средства.

Функция мотивации в управлении позволяет активизировать, стимулировать трудовую деятельность работников.

Для этого осуществляется материальное и моральное стимулирование работающих, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их развития.

Мотивация одновременно рассматривается как управленческая функция и переменная организационного поведения. Как функция управления мотивация обеспечивает управление исполнением задач, работ, решений с точностью и в сроки, необходимые для целей управления. Действенность мотивации во многом определяется системой ответственности. В организационном поведении мотивация рассматривается как механизм формирования необходимого поведения или признания через потребности, мотивы или стимулы с использованием вознаграждения, санкций, принуждения, создания особых условий.[122]

Функция мотивации проявляется у работника организации в трех взаимопроникающих состояниях: заинтересованность в конечных результатах труда; удовлетворенность в труде; приверженность (преданность) целям, ценностям организации.[123]

Механизм мотивации имеет несколько взаимосвязанных элементов: потребности, интересы, мотивы, стимулы, действия, устранение потребности.[124]

Источником трудовой активности являются потребности. Это переживание человеком нужды в каком-либо объекте, условиях среды, необходимых для его существования и развития. Поэтому потребности как внутренние психические состояния регулируют поведение личности, определяют направленность мышления, чувств и воли. Активность проявляется в процессе удовлетворения потребностей.

Интерес представляет собой осознание (актуализацию) потребности, которое неразрывно связано с поиском объектов и средств, способных ее удовлетворить. Интересы являются порождением объективных социальных условий, они определяют направленность воли и действий людей по удовлетворению своих потребностей.

Мотив – это внутренняя устойчивая психологическая причина поведения или поступка человека, побуждение, подталкивающее его к действиям. В отличие от мотивации мотив – это то, что принадлежит самой личности, является ее устойчивым свойством, которое побуждает ее к совершению каких-либо действий. Чтобы человек начал действовать, одних потребностей недостаточно, нужны мотивы. Мотивом может выступать любой элемент психологической структуры личности: потребность, социальная установка, эмоция и т.д. Он всегда имеет «персональный характер».

Трудовая деятельность и поведение работника в организации обычно определяются не одним мотивом, а их совокупностью. У каждого человека есть своя мотивационная сфера, куда входит совокупность его потребностей, интересов и мотивов.

Стимул – внешнее побуждение работника, эффект которого опосредован психикой человека, его взглядами, чувствами, интересами, стремлениями и т.д. Стимулы становятся мотивами в том случае, когда они объективно значимы и отвечают потребностям субъекта (работника), то есть стимул не тождественен мотиву, хотя в ряде случаев может превращаться в мотив. Стимулы предлагаются человеку в качестве компенсации за его действия, поэтому он реагирует на многие стимулы, иногда не осознавая этого, то есть бесконтрольно. Реакция на конкретные стимулы неодинакова у различных людей и зависит от действующих потребностей определенной личности.

Действие есть целенаправленное преобразование объектов согласно имеющимся потребностям, интересам и мотивам субъекта управления, которые обычно направлены на выработку управленческих решений, а действия объекта – на их реализацию.

Устранение потребности – последний элемент в процессе мотивации. В зависимости от того, насколько снимается напряжение, вызванное актуализированной потребностью, личность либо прекращает деятельность, либо продолжает искать пути полного или частичного удовлетворения потребности. В силу психологического закона опережающего роста потребностей удовлетворение потребности ведет к ее возникновению на новом качественном уровне.

Функция мотивации имеет в своем составе три подфункции: стимулирование, учет, легитимация.[125]

Стимулирование – создание такой трудовой, экономической ситуации, которая могла бы заинтересовать объект стимулирования в определенном поведении.

По М. Олсону[126] стимулирование должно быть направлено на формирование или поддержание селективных (избирательных) мотивов, которые ценятся человеком выше экономических. Организации, способные предложить одновременно и частные и социальные выгоды, создают возможность мобилизовать избирательные мотивы конкретных людей на достижение целей управления. В принципе, стимул получения работнику некоторой социальной выгоды – единственное, что делает для человека полезным работу в большой группе или в чужом интересе.

С помощью стимулирования управление создает для работников представление о вознаграждении и возможность его получения.

В числе внешних побудителей к эффективному и производительному труду выделяют материальные и моральные стимулы. Материальные стимулы могут быть выражены в денежной форме (заработная плата, премии, дивиденты и пр.) и неденежной форме (путевки на отдых и лечение, очередность в предоставлении жилья, дотации и др.)

Стимулирование – это формирование системы интересов, воздействие на изменение трудового поведения работников через их мотивацию.

Учет как подфункция мотивации понимается как информационное описание процессов в организации и формирование документов, позволяющее понимать и конкретизировать поведение при исполнении решений и его последствия.

Это совокупность мер, направленных на фиксацию состояния и параметров социально-экономических процессов, явлений, объектов в организации, сбор, обработку и накопление информации о них, отражение этих данных и сведений в соответствующих учетных ведомостях. Существует несколько модификаций учета: оперативный, аналитический, бухгалтерский, бюджетный учет.[127]

Легитимация – подфункция мотивации по формированию права организации на внедрение или изменение культуры управления или организационной структуры управления для участников совместного труда в связи с требованиями коллективных действий или необходимостью выполнения коллективных обязательств. Это позволяет ожидать ориентированное поведение работников на признаваемый законным порядок или авторитет.

Легитимация обозначает процедурный процесс объяснения и оправдания законности управленческих решений, действий и фактов, создание на основе права новых структурных подразделений, равно как и их расформирование; изменение, обновление.

Она призвана способствовать общественному согласию, укреплению авторитета руководителей и органов государственной власти, действий и актов в области управления, где интересы людей имеют доминирующее значение.

Результат легитимации – создание удовлетворенности работой и совершенствование форм искреннего участия в коллективных действиях и неформальных корпоративных встречах.

Функция контроля – это упорядоченный и непрерывный, системный процесс обработки информации для выявления отклонений между плановыми и другими величинами, а также анализ этих отклонений. Понятие «контроль» следует отделить от понятия «ревизия». При ревизии речь идет также о сравнении плановых показателях с другими величинами, однако это сравнение происходит не постоянно, а только от случая к случаю. По постановке задач функция контроля отличается также от контроллинга. Под контроллингом понимается совокупность всех тех задач, предметом которых является координация управления в организации, а также снабжение информацией управленческих кадров для обеспечения оптимального достижения целей организации.

Контроль важно рассматривать не только как проверку действий в организации на соответствие принятой программе, установленным принципам и приказам с целью отметить ошибки и заблуждения с целью их исправления, но и как источник информации для организационных изменений и обучения. К элементам контролирующих действий относят оценку, переговоры, вмешательство, регулирование, изменение.

Оценка – это воспринимаемые возможности или угрозы, как стимул для необходимых изменений, результат определения и анализа качественных и количественных характеристик управляемого объекта, а также процесса управления производственно-хозяйственной деятельности.

Методология оценки включает:

формулирование категорий, используемых в процессе ее осуществления;

разработку показателей, отражающих содержание категорий;

установление критерия, на основе которого проводится сравнение и делается вывод;

выбор способов оценки (статистический, экспертный, балльный и др.)

Переговоры как элемент контроля – процесс двухстороннего обмена информацией, который нацелен на достижение договоренности с другими в условиях, когда часть интересов совпадает, а другие – прямо противоположны; процесс взаимной выработки, обмена и восполнения определенных наборов обещаний, удовлетворяющих основные интересы сторон; коллективные соглашения относительно оценок.

Вмешательство – целенаправленное, прямое или косвенное воздействие с целью изменения управленческого решения, задачи, обязательства, условий деятельности объекта управления по результатам контроля.

Регулирование среди контролирующих действий осуществляется с целью приведения контролируемых параметров к их эталонным или желаемым значениям. В государственном управлении основой, стандартами регулирования являются нормативные правовые акты, сориентированные на снижение социальной дифференциации, возникающей в условиях рыночного механизма. Такое регулирование может быть экономическим, административным, налоговым и т.д.

Изменение в контроле можно охарактеризовать как количественное и качественное описание различия между состояниями объекта управления до и после реализации некоторого управленческого вмешательства, необходимая мера для новых действий.

Любая управленческая задача по своей природе носит комплексный характер. В силу этого она может быть эффективно решена не в пределах какой-либо одной функции, а лишь с опорой на всю их систему и при обязательном условии их согласования. При этом «интересы» каждой из функций управления далеко не всегда согласуются между собой, и даже могут иметь антагонистический характер. К примеру, осуществляя функцию мотивирования, администрация увеличивает заработную плату в каком-то структурном подразделении, что может повлиять на возникновение конфликтов в других подразделениях (справедливое / несправедливое решение), потребовать организационных усилий по увеличению издержек и т. д. Поэтому решение управленческих задач в силу их комплексного характера, требует установления некоторого равновесия, баланса между степенью реализации каждой из функций, учета их взаимовлияния и необходимости интеграции.

Дата добавления: 2015-04-29