Вопросы. В главе рассмотрена в общих чертах система управле­ния как целое

Резюме

В главе рассмотрена в общих чертах система управле­ния как целое. Процесс формирования решений разбит на десять подпроцессов (этапов). Важнейшее значение имеет механизм связи между этими подпроцессами, и для ее осуществления предложено подразделение управления, которое согласовывает все действия по формированию решений. Оно обеспечивает такое положение, чтобы выход одного процесса стал бы входом следующего и чтобы вся система могла действовать как единое целое.

Размер любой системы управления можно увеличить, добавив дополнительные каналы формирования решений и подразделений управления. Однако в больших системах управления возникает возможность роста специализации задач управления.

После рассмотрения системы в целом можно проанали­зировать более подробно каждый из ее подпроцессов. В следующей главе подробно рассматривается первый этап процесса формирования решений – определение целей организации.

1. Каковы характерные особенности системного анализа?

2. Как системный анализ (составление блок-схем) показывает взаимосвязь в процессе формирования решений?

3. Можете ли Вы привести некоторые примеры подразделений информации в известных Вам организациях?

4. Каковы преимущества или недостатки централизации под­разделения информации в одном отделе?

5. Что произойдет, если система управления не будет иметь подразделения управления? Если производственная система не будет иметь подразделения управления?

6. Почему растет потребность в эффективно действующих под­разделениях управления по мере увеличения размера органи­зации?

7. Допускается ли возможность создания полностью приспо­собляющейся организации? Объясните.

8. Почему на стадии изучения проблем некоторые лица не расположены давать данные, запрашиваемые лицом, решающим проблему?

9. Почему с точки зрения системного подхода выгодно прово­дить личные встречи лиц, решающих проблемы? При каких обстоятельствах такие совещания нежелательны?

10. Какие проблемы нужно рассмотреть, когда организация имеет 1000 или 10 000 руководителей?

Глава 4. Определение целей организации

Имея полное описание системы управления, представ­ленное в предыдущей главе, можно более подробно анали­зировать ее процессы. В этой главе мы рассмотрим первый подпроцесс принятого нормативного описания процесса формирования решения: определение целей организации (1-й этап).

Определение целей организации само является процес­сом выработки решения. Это происходит по нескольким причинам. Когда организация решает взяться за новые задачи, ее цели должны меняться. Чем точнее сформули­рованы и определены цели организации, тем легче выбрать средства их достижения. В этом случае цели организации являются также основным критерием для выбора лучшего из альтернативных средств их достижения. Если же цели организации не определены или неясны, то и линия пове­дения организации будет неясной. Более того, если цели не были точно определены, в организации могут разго­реться споры, и если спорящие имеют в виду разные конеч­ные цели, то им очень трудно прийти к единому мнению о средствах. Если задачи организации неясны, ее члены, вероятно, заменят цели организации своими собственными целями. Подобные споры весьма трудно разрешать, и они «полезны» лишь постольку, поскольку заставляют руко­водителей определять цели, к которым они стремятся.

Общие цели организации должны определяться так, чтобы можно было оценивать эффективность ее текущей работы. Организация может действовать весьма энергично, но если цели определены расплывчато, измерить фактиче­скую эффективность трудно. Если считается, что почти любая цель хороша, то можно оправдать любое действие.

На определение целей организации влияет также пси­хологическая рациональность; она вносит рациональность и в поведение организации. Люди чувствуют себя более уверенно и работают более эффективно, когда знают, к чему стремятся. Если цель их организации сформулиро­вана неясно, они не испытывают удовлетворения из-за отсутствия мерила их достижений или даже могут считать свою деятельность нерациональной. Однако если перед ними поставить ряд точных целей, то каждый человек и вся организация осознают свои достижения и получат разумное удовлетворение.

Если последний довод в пользу определения целей заключается (по нашему предположению) в поддержании и увеличении благосостояния ее членов, то необходимо определить содержание этой функции[51]. Если это делается, поведение организации становится более целенаправлен­ным, потому что каждый человек будет понимать, что его усилия направлены на повышение его собственного благосостояния. С другой стороны, если цели организации не имеют конкретной связи с благосостоянием людей, то любой член организации будет подвергать сомнению мотивы группы и свое участие в ней. Короче говоря, опре­деление целей организации является, в основном, процес­сом определения свойств этих целей.

Членство в организации. Поскольку цели организации определяются через поддержание и увеличение благо­состояния ее членов, необходимо точно установить, кто является ее членами.

Распространенная ошибка состоит в том, что нередко цели организации определяются относительно только части ее членов. Например, целью предпринимательской органи­зации часто считают максимизацию прибыли или получение наибольшего дохода на вложенный капитал. В этом случае учитываются в основном интересы вкладчиков или благо­состояние акционеров, а интересы работников и управляю­щих в значительной мере игнорируются[52].

В качестве цели больницы часто фигурирует улучшение лечения пациентов, а благосостояние медицинского и обслу­живающего персонала, как и в приведенном выше примере, игнорируется. Это справедливо также и в отношении мини­стерства обороны, целью которого считается достижение эффективной обороны, но при этом не учитываются личные цели людей, составляющих вооруженные силы[53]. Эта ошиб­ка повторяется, когда цели одной группы членов органи­зации рассматриваются постольку, поскольку они служат достижению целей другой группы членов организации.

Могут сказать, что, хотя максимум прибыли на вложен­ный капитал является целью предпринимательской орга­низации, благосостояние рабочих и служащих не может не учитываться, так как при их недостаточной удовлетво­ренности они не будут работать с эффективностью, обеспе­чивающей максимум прибыли. Нетрудно осуществить пере­становку элементов этого логического высказывания. Мож­но сказать, что целью предпринимательской организации является оптимизация благосостояния руководителей при условии, что держатели акций получат минимальную при­быль на вложенный ими капитал, необходимый для макси­мизации благосостояния работников управления и слу­жащих. Но формулирование целей организации с учетом интересов только одной части ее членов нарушает рацио­нальное единство организации. Люди присоединяются к организации для увеличения своего индивидуального благосостояния, и никто не может рассчитывать на их эффективное участие в любом деле, где принимаются реше­ния, минимизирующие их выгоду.

Рассмотрим с точки зрения принятия решения, что случится, если какая-либо группа членов организации придет к заключению, что их благосостояние предпочти­тельнее состояния других групп? Благосостояние, кото­рое нужно максимизировать, всегда будет иметь преиму­щество перед благосостоянием других групп. В этом случае при минимизации благосостояния членов менее важных групп принимаются решения, обеспечивающие такую удо­влетворенность «минимизированного» индивидуума, кото­рая достаточна лишь для удержания его членом организа­ции, так как любой избыток всегда пойдет на удовлетво­рение «предпочитаемой» группы членов организации.

Если работники не считаются членами предприниматель­ской организации, то возникает проблема (по крайней мере с операционной точки зрения) побуждения данной группы работников к эффективному сотрудничеству в мак­симизации благосостояния членов какой-либо другой группы.

Ранее мы приняли предположение, что любая органи­зация, как кооперативная система, постоянно сталкивается с двумя основными проблемами: каким образом повысить общую сумму получаемых благ и каким образом осуще­ствить распределение дополнительно полученных благ между членами организации? Перефразируя первый вопрос применительно к предпринимательской организации, ска­жем: каким более эффективным образом могут быть исполь­зованы ресурсы труда и капитала для увеличения выхода на единицу входа? Если организация располагает боль­шим количеством единиц труда и капитала и если про­изводство может быть усовершенствовано так, что каждое подразделение будет производить большее количество реа­лизуемой продукции, то можно предположить, что доход организации увеличится. Второй вопрос, а именно рас­пределение увеличившегося дохода между вкладчиками – членами организации, предполагает определение доли дохо­да, идущего на удовлетворение тех, кто вкладывает капи­тал, и тех, кто вкладывает труд[54].

Управление и труд являются необходимыми частями организации, обеспечивающими приращение выхода, и по­этому эти группы должны участвовать в распределении дополнительного дохода. При изучении благосостояния организации никто не может отделить функцию произ­водства от функции распределения. Психологи подтверж­дают наличие функциональной связи между получаемым вознаграждением и вкладом индивидуума, и несмотря на отклонения от этого правила указывают, что чем больше вознаграждение, тем больше будет вклад. Обратное утверж­дение также справедливо.

Вторым доводом в пользу различения групп, состав­ляющих организацию, а также определения их относи­тельной полезности является следующий факт: независимо от того, включается благосостояние индивидуума в определение целей организации или нет (в рамках организации), каждый индивидуум, тем не менее, будет пытаться опти­мизировать личное благосостояние. Если его благосостоя­ние не признано в качестве законной цели организации, он вынужден реализовать свои цели скрытым образом, прикрываясь якобы желанием увеличить благосостояние других групп организации; но такой образ действий отри­цательно сказывается на общем выходе организации. Например, члены предпринимательской организации могут стремиться к продвижению по службе. Но поскольку един­ственная принятая цель организации состоит в увеличении дивидендов, а следовательно, единственным способом полу­чения повышения по службе будет резкое увеличение выхода подразделения, членами которого они являются, то они могут попытаться обосновать расширение произ­водства под предлогом увеличения дивидендов.

Если с самого начала признать личные цели членов организации (в последнем случае это выгоды, получаемые от повышения), то эти цели, по всей вероятности, могут быть достигнуты более эффективным способом, чем увели­чение размера организации путем создания «империи». Пока не идентифицированы все группы членов организа­ции, может произойти смешение процессов создания и рас­пределения благ, что приведет, в конечном, итоге, к паде­нию производительности организации. При рассмотрении некоторых предложений часто трудно установить, направ­лены они на достижение целей организации или отражают в завуалированной форме конечные цели людей, выдви­гающих эти предложения.

Предпринимательские организации в целом успешно справляются с определением членства и с мобилизацией энергии членов организации на повышение их экономиче­ского благосостояния. Некоторые фирмы имеют программы участия в прибылях, другие применяют этот принцип в политике заработной платы и дивидендов[55]. Зато в бес­прибыльных или государственных организациях наблю­даются большие недостатки в решении вопроса благо­состояния; например, цели больницы почти неизменно определяются, как уход за больными.

Еще одна интересная проблема возникает в том случае, если в число членов организации включаются группы, не участвующие в ее работе, и если определение целей орга­низации выражается через частные цели этих групп. Например, предпринимательская организация может про­возгласить в качестве своей цели служение населению, потребителям и поставщикам. Степень принадлежности к организации должна определяться в соответствии с раз­мером вклада, продолжительностью участия в организации и взятыми на себя обязательствами перед организацией; но основополагающей концепцией должно быть участие групп, создающих выход организации или ее конечный продукт, в распределении этого продукта.

Местная община[56], потребитель и поставщик не могут рассматриваться в качестве групп, вносящих вклад в ре­зультаты деятельности предпринимательской организации, по крайней мере, в принятых нами определениях деятель­ности организации. Внешние группы (община, потреби­тель и поставщик) представляют собой ограничения, накла­дываемые на организацию. Потребители и широкая публи­ка, если взять предпринимательскую организацию, накла­дывают ограничения на способ, посредством которого такая организация может достичь поставленных целей. Любая организация должна действовать в рамках законов, и эти рамки могут рассматриваться как ограничения, накла­дываемые обществом; она должна быть осведомлена о ходе конкурентной борьбы, которая представляет ограничения, накладываемые рынком; должна быть в курсе изменения вкусов потребителей, что является еще одним ограниче­нием, накладываемым рынком.

Ограничение не является целью организации. Хотя предпринимательская организация должна быть осведом­лена обо всем, что касается местной общины (являющейся средой для данной организации), она не обязана ее обслу­живать: следует считать, что община устанавливает опре­деленные правила, к которым должна приспосабливаться организация. Далее мы покажем, что характер ограниче­ний, с которыми сталкивается организация, может опре­делять степень реального достижения целей организации. Определение принадлежности к организации является, вообще говоря, произвольным; в одних случаях потреби­тель считается членом организации, а в других – нет. Пациент больницы считается членом больничной органи­зации и его личная цель – лечение – всегда выступает как цель самой больницы. В системе образования школь­ники являются членами учебной организации и их цель – получение образования – является частью целей учеб­ного заведения.

Однако во всех этих случаях, несмотря на то, что члены организации являются потребителями услуг, производи­мых различными организациями, они подпадают под наше определение: члены организации подчинены администра­тивному контролю; являются более или менее постоянными членами организации; стремятся полностью выполнять свои обязательства перед организацией. Нет необходимо­сти говорить, что покупателя коробки конфет кондитер­ской фирмы никто не будет считать ее членом. Но в пределах одной организации группировки не всегда так явно выраже­ны. В предпринимательской организации акционеры, руко­водители и работники, несомненно, представляют собой группы членов данной организации. По крайней мере, можно без особого труда установить, как объединенные усилия этих групп могут увеличить выход организации и разработать справедливый принцип распределения выхо­да между этими группами. Однако при рассмотрении, ска­жем, министерства обороны этот подход становится непри­годным. Мы обнаружим, что налогоплательщики являются группой, принадлежащей к данной организации и внося­щей денежный вклад. Их цель – получение защиты от иностранной агрессии. Ко второй группе относится состав вооруженных сил, целью которого является увеличение жалованья, получение гарантированной работы и т. д. Еще одну группу этой организации образуют политиче­ские лидеры, в том числе конгресс и президент, целью которых может быть победа на выборах.

Если эти три группы признать составными элементами входа, каждый из которых вносит свой вклад в органи­зацию, принятое нами представление об организации может быть применено. Если элементы выхода этой, объединяю­щейся вокруг задачи обороны, организации могут быть увеличены при уменьшении элементов входа (ресурсов), то есть основания предполагать, что благосостояние всех групп, принадлежащих к данной организации, будет увеличено. Налогоплательщики получат более надежную обо­рону на каждый доллар налога, военнослужащие – уве­личение личных выгод и в результате всего этого политиче­ские лидеры будут переизбраны более легко.

Функция благосостояния. Используя введенное опре­деление принадлежности к организации, можно выразить благосостояние группы членов организации через спе­цифические выгоды, получаемые этой группой: что именно ожидает и что фактически получает член группы от своего участия в организации, к удовлетворению каких потребно­стей он стремится. Однако при определении функции благо­состояния отдельных групп – членов организации – воз­никает много трудностей, поскольку у этой функции может быть много сторон: люди ищут удовлетворения множества своих потребностей.

Мы показали, что организации различаются характером благосостояния, которое они обеспечивают своим членам. Церковь предлагает духовное удовлетворение, бизнес обе­спечивает экономическое благосостояние, правительство предоставляет политическое благосостояние, больницы удо­влетворяют потребности здоровья и школы приносят обра­зовательное благосостояние. Эти пять функций благо­состояния существенно различны и одни из них могут быть определены легче, чем другие; например, легче определить экономическое благосостояние, чем духовное. И поскольку каждый индивидуум может быть членом всех четырех орга­низаций, его полное благосостояние будет представлять собой объединение всех частных вознаграждений.

Повышение отдачи организация должна превратить в удовлетворение членов организации. Если у предпри­нимательской организации был очень прибыльный год, то часть своих прибылей она должна превратить в диви­денды для держателей акций и в выгоды для руководителей и работников. Для руководителей и работников прибыли могут быть трансформированы в различную форму (повы­шение заработной платы или пенсий), но важно определить ту форму вознаграждения, которая дает максимальное удовлетворение индивидуума.

Однако в бесприбыльных организациях трудно найти точный количественный измеритель степени достижения цели. Пациент больницы заинтересован в медицинском или хирургическом лечении, студент стремится к получению хорошего образования, налогоплательщика интересует национальная безопасность. И в каждом из этих случаев должна быть определена цель. Что такое хорошее обра­зование? Что такое оптимальная оборона?

Определение доли бюджета на оборону, возможно, является одной из наиболее трудных проблем, с которой ежегодно сталкивается конгресс. Предположим, что мы имеем ограниченные денежные средства, которые ежегодно могут быть израсходованы на оборону. Как распределить эти деньги, чтобы обеспечить наилучшую обороноспособ­ность? Сколько израсходовать на подводные лодки, бом­бардировщики, ракеты или наземные силы? Эти вопросы не являются неразрешимыми, если правительство, органы обороны и конгрессмены имеют ясное представление о том, что такое «надежная оборона». Если такого понимания нет, то каждая служба может придерживаться мнения, что при увеличении ее фондов состояние обороноспособ­ности страны увеличится в большей мере, чем при увели­чении фондов других служб.

Но как же определить качественные цели? Это опреде­ление исходит в основном из определения ценности эле­ментов цели, или качеств цели. Если перечень характери­стик целей организации сформулирован, то качества целей могут быть упорядочены и оценены по их значимости, и тем самым может быть осуществлена качественная оцен­ка, выраженная в терминах относительного положения и важности каждого из качеств.

Качественное определение целей на примере высшего образования. Для иллюстрации качественного определе­ния целей организации, основанного на представлениях о процессе выработки решений, рассмотрим назначение университета, который должен давать хорошее высшее образование. Студент университета должен приобрести знания, усвоить систему оценок или ценностей, а также обрести понимание окружающей обстановки и умение ее оценивать. Мы должны решить, какими навыками должен обладать студент: уметь осмысленно читать, эффективно записывать, четко мыслить, производить расчеты, анали­зировать и т. д. Его система оценок должна включать схему моральных и политических ценностей. Его знание окру­жающей среды должно включать физический, социальный и духовный аспекты. Он должен также понимать какие-то виды искусства (музыку, живопись), драматургию и худо­жественную литературу и т. д.

Заполняя подобный перечень требований, можно рас­смотреть дополнительные области, которые не всегда счи­таются частью высшего образования. Следует ли обучать студента навыкам починки обуви, ремонта автомашин или навыкам сварщика? А как быть с включением в этот пере­чень понимания искусства кино, участия в соревнованиях по борьбе или боксу? Именно из таких примеров видно, что существует граница тех качеств, обладание которыми означает, что человек получил высшее образование. Опре­деление этой границы является важным шагом к формули­рованию качественного определения высшего образова­ния. Таков первый этап исследования.

Вторым этапом качественного определения сущности высшего образования является ранжирование отобранных качеств по их относительной важности. Следует ли считать приобретение таких специфических навыков, как чтение, мышление, вычисление и анализ, более важным, чем усвое­ние системы ценностей? Необходимо уметь не только рас­полагать различные качества в ряд по их важности, но и устанавливать количественную оценку этих качеств. Мы могли бы сравнивать важность приобретения навыков физической культуры с важностью усвоения аспектов культуры современного общества или его истории.

Третьим этапом качественного определения высшего образования является выяснение того, в какой степени студент должен освоить каждое из перечисленных качеств или составных элементов высшего образования. Например, мы могли бы попытаться установить степень сложности материала, который студент способен читать и понимать. Но для этого следует уметь оценивать сравнительную сложность материала и проверять способность восприятия. Степень улучшения навыков студента в чтении может периодически проверяться с помощью тестов. Поступая аналогичным образом, мы сможем измерить степень роста его достижений и соответствие требованиям во всех осталь­ных аспектах высшего образования. В области естественных наук студенту надлежит пройти тестирование на выявление его достижений в изучении физики, химии, биологии, зоологии и астрономии (если эти дисциплины включены в обязательный курс), что по прошествии четырехлетнего курса обучения позволило бы определить его успехи во всех этих науках. Получив возможность оценки улучше­ния его восприятия и понимания, мы сможем ввести коли­чественные характеристики в качественно сформулиро­ванную цель.

Итак, цель посещения студентом университета – полу­чение высшего образования. В свою очередь, лица, при­нимающие решения в университете, могут использовать эту цель, придав ей точное количественное и качественное определение, и полагать, что выпускник за четыре года обучения приобретает соответствующие качества. Эти каче­ства должны быть заранее сформулированы и им должны быть приписаны веса, показывающие относительную важ­ность и степень усвоения, ожидаемую от рядового студента, по каждому из качеств.

Точно ли были определены цели организации, можно измерить ростом успехов в достижении цели. В приведенном примере через некоторый период времени можно определить степень приобретения студентами качеств, которые счи­таются необходимыми для достижения установленных целей. Если в организации происходят улучшения, то степень приобретения студентами этих качеств от выпуска к выпуску будет возрастать. Например, если совершенство­вание технически возможно и если желательным качеством является понимание физических свойств природы, то каж­дый выпуск должен обладать большим пониманием физи­ческих свойств природы, чем предшествующий курс. Пока­затель точности определения целей организации – их изме­римость.

Многокомпонентные цели. Когда цели организации определяются с помощью понятия принадлежности к орга­низации, мы сталкиваемся с проблемой многокомпонент­ных, или составных, целей организации. Для предприни­мательской организации, например, целью является макси­мизация благосостояния держателей акций, руководителей чи работников; но формы вознаграждения, получаемого ими благодаря их участию в организации, могут быть для этих групп различными. Вкладчики получают больший размер дивидендов, а благосостояние руководителей и работников увеличивается за счет роста окладов или заработной платы. Составной же целью университета является улучшение качества образования при повышении экономического бла­госостояния и академического престижа в той области знаний, в которой специализируется университет.

При многоцелевой ситуации руководство следует тем же принципам определения целей, что и в примере определения цели высшего образования. Каждая цель определяется через ее качества. В свою очередь, эти качества сравни­ваются относительно друг друга по их важности и по сте­пени опытности, которую нужно достичь по каждому из этих качеств при условии, что цели всех групп – членов равнозначны по важности.

Характерной трудностью определения составной цели является то, что организация может иметь множество специфических, но не взаимодополняющих целей. Стремле­ние к достижению одной цели может уменьшить воз­можность достижения других целей. Если, например, мы рассматриваем нацию как организацию и концентрируем внимание на ее международных целях, мы видим, что отдель­ными целями такой организации будут: сохранение мира, национальная безопасность, престиж и влияние; однако, если национальный престиж был бы поднят за счет успеш­ной агрессии, то достижение этой цели, несомненно, исклю­чило бы из числа целей сохранение мира. Если же цели по своей природе не являются взаимодополняющими, сле­дует использовать матрицу достоинств и недостатков. Оптимизируя эту матрицу, мы найдем такой порядок действий, который приведет нас к чистой выгоде.

Способы качественного определения целей. Поскольку решения о конкретных качествах искомых конечных целей принимают люди-руководители, определение целей зависит от мнения отдельных лиц. Принимая такие решения, руко­водители вынуждены прибегать также к компетенции раз­личных лиц. Они могут использовать мнение экспертов; например, для определения качеств хорошего высшего образования руководители могут обратиться к профессорам университета. Для определения качеств хорошего лечения пациентов руководство должно полагаться на мнение вра­чей, а для разработки определения надежной националь­ной обороны обратиться к генералитету. Логично допу­стить, что группы специалистов выработают наилучшие стандарты качеств в рамках своей компетенции. Например, профессиональные стандарты качеств могут быть исполь­зованы при выборе системы образования.

Другой способ качественного определения целей орга­низации основан на наблюдении за переходом сотрудников из организации в организацию. Между организациями в той или иной форме существует конкуренция за предо­ставление лучших условий людям (время, усилия, деньги и лояльность). Если человек предпочитает одну организа­цию другой, то можно предположить, что условия, предо­ставляемые ему первой организацией, лучше. Если значи­тельное количество людей не могут получить удовлетво­ряющее их вознаграждение за их вклад в организацию, они откажутся от своего участия или членства в организа­ции, и организация распадется, поскольку она не смогла осуществить свое назначение. История показывает, что множество экономических, образовательных, политиче­ских, социальных и религиозных институтов прекратили свое существование именно по этой причине, а их место было занято другими.

Еще одним способом качественного определения целей является достижение соглашения, которое определяет кон­кретные цели всех членов организации, между всеми, кто вносит вклад в организацию. Именно этот подход прак­тически используется профессиональными союзами или социальными группами. Более того, достижение соглаше­ния является, вероятно, более предпочтительным, посколь­ку позволяет каждому индивидууму влиять на свое личное благосостояние, осуществляя личный выбор; кстати, инди­видуальные предпочтения являются сугубо личными и резко различаются, и то, что является желательным для одного индивидуума, иногда является убыточным или нежела­тельным для другого.

Однако и в этом случае необходимы все перечисленные методы, так как человек зачастую не способен установить, что же является наилучшим с точки зрения его интересов. Могут быть технические причины, которые вынуждают нас полагаться на мнение экспертов, как в случае националь­ной обороны или медицинского лечения; но может оказать­ся, что студент слишком молод для зрелого выбора. По этим, а также другим причинам иногда невозможно или слишком дорого для организации добиться всеобъем­лющего, постоянного и точного согласия.

Оптимизация благосостояния индивидуумов. После того как определена функция благосостояния, получаемого от принадлежности к организации, можно переходить к иссле­дованию направлений, по которым будет производиться увеличение благосостояния. Вкладчики капитала хотят получить больше дивидендов, руководители – увеличение окладов, а рабочие и служащие – повышение заработной платы. При данных внешних условиях существования организации степень, до которой может быть повышено благо­состояние членов организации, зависит от степени эффек­тивности использования ресурсов организации. Любая организация может распределить между своими членами только такое количество благ, которое произвели члены организации. Руководители не могут дать держателям акций или рабочим того, что не существует. Таким образом, цели организации, представляющие собой совокупность целей индивидуумов, обычно устанавливаются как отно­шение полного выхода к единице входа ресурсов.

В основе такого подхода к измерению цели лежит идея эффективности. Неизменной целью деятельности органи­зации является достижение максимального выхода на еди­ницу входа, или, что то же самое, поиск оптимального варианта использования ресурсов организации. Одним из элементов входа предпринимательской организации является капитал, а доход на капитал является мерой эффективности использования капитала, получаемой при данных внешних условиях. Если доход на капитал в одной организации составляет 20 или 30% в год, а в другой – 5 или 10%, то вложения в первой организации используют­ся более эффективно и ее доход намного выше. Рабочая сила, как один из элементов входа организации, может рассматриваться аналогичным образом.

Проверка эффективности может быть произведена во всех организациях: частных, предпринимательских, бес­прибыльных, таких как университеты или больницы, а так­же в государственных организациях, таких как система народного образования. Чтобы установить, приближается ли организация к своим целям, необходимо проанализиро­вать изменения ее выходов и ресурсов – входов. Если бы в данной больнице лечение больных улучшилось, а вели­чина капитала и рабочей силы, расходуемой на одного пациента, не изменилась, то можно было бы констатиро­вать повышение эффективности данной организации.

Цели организации иногда формулируются относительно одной стороны – выхода, а не как результат анализа отно­шения выхода ко входу. Но это является нереалистичным подходом, так как при этом не учитывается факт ограни­ченности ресурсов организации. Так, если бы мы представ­ляли цели больницы только как улучшение лечения боль­ных, то мы могли бы предположить, что для достижения этой цели не существует никаких ограничений на ресурсы организации, и, следовательно, больница может использо­вать любое количество ресурсов до тех пор, пока продол­жается улучшение лечения пациентов. Или, описывая цели министерства обороны только в терминах совершен­ствования обороны, мы также могли бы предположить, что издержки или ресурсы не ограничены. Конечно, таких слу­чаев не бывает; всегда имеются ограничения на ресурсы, которые может израсходовать организация.

В предпринимательских организациях существует тра­диция руководствоваться принципом эффективности при определении цели, особенно для капитала как элемента входа; однако бесприбыльные и общественные организации не имеют такой традиции. Так, например, ни должностные лица, ни общественность не измеряют систему высшего образования в единицах знаний, полученных каждым сту­дентом на каждый доллар бюджета высшего образования. Наоборот, существует распространенное мнение, что лучшее образование требует больших расходов.

Одна из вероятных причин такого отношения заключает­ся в том, что административному и оперативному персоналу таких систем недостает стимулов для повышения эффектив­ности их работы; возможно, совершенствование оператив­ной работы не всегда приводит к увеличению вознагражде­ния, получаемого оперативным персоналом. А это может вытекать: из несовершенного определения цели, из непра­вильного определения принадлежности лиц к организации или из неадекватности принципов распределения, не обе­спечивающих справедливого распределения между членами организации результата возросшей эффективности органи­зации.

Еще одной причиной такого положения может быть то, что организация, занимающаяся образованием, про­изводит неэкономическое благосостояние, которое не счи­тается жизненно важным и не всегда следует принципу эффективности.

Причиной неприязни к государственным или получаст­ным благотворительным организациям является недостаток доверия к их способности эффективно использовать ресурсы. Следовательно, первым шагом руководителей этих орга­низаций должен быть просмотр целей организации и их представление в форме отношения выхода ко входу, такой просмотр, чтобы они могли представить общественности данные, подтверждающие эффективное использование каждого доллара входа. Стремление выразить предложения, касающиеся обороны, в терминах выхода обороноспособ­ности на доллар входа, является шагом в правильном направлении.

Оптимизация использования ресурсов является специ­фической функцией и обязанностью руководства, которое, осуществляя эту функцию выработки решения, должно постоянно добиваться повышения эффективности. Если бы не было необходимости оптимального использования ресур­сов, то не было бы необходимости в функции управления. Результатом эффективного использования ресурсов орга­низации является большее вознаграждение, получаемое членами организации: вкладчики капитала получают более высокие дивиденды, рабочие и руководители получают более высокую заработную плату, налогоплательщики пла­тят меньшие налоги.

Сохранение благосостояния индивидуумов. Поскольку люди хотят не только повысить личное благосостояние, но и сохранить его на определенное время, то каждая орга­низация должна определять как свои ближайшие цели, так и перспективные. Однако осуществление ближайших или перспективных целей зависит от конкретных средств достижения этих целей. Некоторые программы требуют значительного времени для их осуществления, и момент отдачи может наступить в отдаленном будущем. Например, отдел исследований и разработок одной из компаний может затратить много времени и денег, прежде чем разработает прибыльный продукт. С другой стороны, некоторые усовер­шенствования продукции могут быть завершены через несколько недель. Ближайшие цели осуществляются за год или меньше; перспективные цели – за пять, десять, пят­надцать или даже двадцать лет.

Когда вероятность успешного завершения программ уменьшается, руководство стремится сконцентрировать свои усилия на осуществлении ближайших целей (в пределах от одного до двух лет) и пытается применить в работе принцип постадийного завершения. И руководство, хотя и может придерживаться определенных долгосрочных целей, обычно расчленяет достижение этих целей на более корот­кие этапы. Если эти этапы в ближайшем будущем успешно завершаются, то руководство планирует следующие серии этапов до тех пор, пока не будет осуществлена конечная долгосрочная программа.

Если руководство концентрирует свои усилия на зада­чах ближайшего будущего, гибкость управления сохра­няется. В этом случае модификация программы выполняет­ся более легко, если это необходимо в силу возникших обстоятельств. Например, руководство может составить проект развития организации на пять или десять лет вперед с введением новых мощностей или нового завода; но строи­тельство завода может осуществляться поэтапно, что позво­лит руководству анализировать долгосрочные проекты в связи с насущными нуждами развития. Руководство не согласится строить завод для удовлетворения потребно­стей, которые появятся только через пятнадцать лет.

Вторым аспектом проблемы поддержания уровня благо­состояния является стабильное достижение поставленных целей в течение определенного периода времени. Хотя сред­ний доход организации может быть увеличен за этот период, текущий доход может колебаться в довольно широких пре­делах. Например, за период, равный десяти годам, пред­принимательская организация может резко увеличить свои доходы, хотя в первые два года она потеряет много денег, а в последующие два года получит высокий чистый доход и т. д. Несмотря на высокий общий доход, люди стремятся стабилизировать благосостояние; держатели акций хотят получить запланированные дивиденды, а рабочие и слу­жащие – обещанную заработную плату.

Если компания обещает большие выгоды после достиже­ния долгосрочных целей и если сотрудники изъявляют согласие отказаться от ближайших выгод, то при распре­делении благ, полученных организацией, может возникать нестабильность. В этом случае есть опасность, заключаю­щаяся в неопределенности будущих выгод и потерь из-за отказа от ближайших выгод, а также тенденция быть повлеченным скорее в долгосрочные средства, чем в долго­срочные конечные цели. Если, например, экономические ресурсы направлены на строительство предприятий тяже­лой индустрии, но это строительство – цель сама по себе, то может оказаться, что, чем больше сталелитейных заводов построено, тем больше стали может быть направлено на строительство еще большего количества сталелитейных заводов. В этом случае для лиц, участвующих в строитель­стве, нет выгоды.

Две цели организации: сохранение и неуклонное повы­шение благосостояния индивидуума – должны быть объединены посредством совершенствования средств достижения целей. По завершении каждого периода времени положение членов организации должно улучшаться по сравнению с прошлым, и организация должна постоянно совершен­ствовать средства достижения целей.

Если фирма получает 10% прибыли на капитал и выпла­чивает заработную плату в среднем 2 доллара за час и если мы надеемся на 10%-ное увеличение заработной платы за определенный период, то фирма должна получать 11% прибыли в следующем году при часовой ставке заработной платы в 2,2 доллара; 12% прибыли и 2,42 доллара в час в третьем году и т. д. Если необходимо определить эффек­тивность частной психиатрической больницы за продолжи­тельный период ее деятельности, то следует установить рост числа пациентов, вернувшихся к нормальной деятель­ности, а также рост заработной платы или жалованья пер­сонала больницы.

Таким образом, именно темпы совершенствования представляют истинную меру эффективности и благосо­стояния организации.

Цели и средства. Еще одним недостатком, возникающим при определении целей организации, является смешение понятий целей и средств. Например, для предпринима­тельской организации некоторые экономисты выделяют три цели: прибыль, доля в рынке сбыта продукции и раз­работка эффективного управления. Однако лишь прибыль может быть превращена в приращение выгод для членов организации, и только ее можно рассматривать в качестве конечной цели организации. Доля в рынке сбыта и развитие управления являются лишь средствами достижения этой цели. Особенностью целей организации является то, что они должны представлять некоторую форму удовлетворе­ния индивидуума; они должны сочетаться или совпадать с целями индивидуума. Более того, завоевание организа­цией большей доли в рынке сбыта не обязательно приводит к улучшению материального положения членов организа­ции, хотя увеличение доли в рынке может быть средством к достижению этой личной цели. Максимизация средств нерациональна, если люди работают для достижения цели, которая не приносит удовлетворения индивидууму. Не вызы­вает сомнений необходимость проведения различия между средствами достижения целей организации и целями орга­низации.

Любая предпринимательская организация для достиже­ния своих конечных целей должна выполнять определен­ные функции, и каждая функция может быть разбита на частные функции, такие как сбыт (или реклама, модерни­зация продукта, обслуживание потребителей и т. д.). Функции каждого подразделения могут быть также разбиты вплоть до конкретных действий отдельного индивидуума, и эти действия затем можно разделить на конкретные задачи. Каждое подразделение, отдел и отдельный человек имеют свои выходы, к достижению которых каждый из них стремится. Но эти выходы являются не чем иным, как результатами действий организации и лишь средствами достижения целей организации.

Фиктивные цели. Еще один недостаток в определении целей организации вытекает из замены реальных целей организации фиктивными, когда принятые цели организа­ции используются редко или вообще игнорируются. Напри­мер, компания может объявить, что одной из ее целей является увеличение благосостояния общества, но не пред­принимать практических усилий для реализации этой цели, и эта цель никогда не будет ею использована в процессе выработки решений.

В определение целей организации не следует заклады­вать отношения с обществом (такую цель мы и не будем рассматривать в нашей работе); определение целей должно быть не чем иным, как честным усилием членов организа­ции сформулировать то, к достижению чего они стремятся. Когда определение целей сформулировано, члены органи­зации могут направить свои ресурсы и усилия на достиже­ние этой конкретной цели. Таким образом, определение целей сводится к установлению сущности благосостояния индивидуумов, которое является неотъемлемым элементом любой организации.

Как уже отмечалось, не так просто отобрать специфиче­ские цели, которые дадут максимум благ индивидууму, когда в одну организацию вовлекается много людей. С дру­гой стороны, руководители не должны на основе «мнений» составлять перечень целей, которые должны быть достигну­ты организацией. Такое положение можно наблюдать в некоторых организациях, если судить по их заявлениям или опубликованным «кредо».

Применение определений цели. Очень важно, чтобы сформулированные цели были использованы в процессе выработки решений (как это должно делаться, показано в гл. 5). Какими бы ни были цели, они должны использо­ваться руководителями среднего уровня для осуществле­ния выбора курса действий из имеющегося набора альтер­натив. Если действующие цели выражены не явно, непра­вильно применяются, не используются или резко меняются от руководителя к руководителю, то конечная цель орга­низации может быть поставлена под угрозу.

Даже если цели организации определены не формально, то они, тем не менее, должны быть использованы; каждый раз, когда вырабатывается какое-либо решение, должен быть использован определенный критерий для выбора альтернативы решения, и эти критерии фактически стано­вятся действующими целями организации. Если каждому из руководителей среднего уровня каждый раз, когда он принимает решение, предоставляется право определять цели организации, он может использовать личные цели, а не цели организации, и в таком случае данное подразде­ление организации будет функционировать для оптимиза­ции благосостояния данного руководителя. Несомненно, руководство представляет собой группу членов организа­ции, и благосостояние членов этой группы должно повы­шаться, но это не единственная группа членов организации. Следовательно, цели организации должны точно определять­ся и применяться (для выработки решений) на практике.

Если цели организации в процессе выработки решений должным образом не используются, можно ожидать, что решения руководителей среднего уровня не приведут к осу­ществлению целей организации, а это позволит членам организации, не принимающим участия в выработке реше­ний, таким, как держатели акций, ставить под сомнение любое решение. Возникает вопрос, направлено ли данное намерение или действие на достижение цели, являющейся целью всех членов организации или только целью отдель­ного руководителя? Уверенность в единстве всего процесса выработки решений может поколебаться и снизиться.

Фиксация достижения цели. Каждая организация имеет зафиксированные данные, отражающие историю достиже­ния целей. Положим, что целью предпринимательской организации является повышение дохода с течением вре­мени. По записям этого показателя (особенно по нало­говой декларации о размере дохода) мы можем устано­вить, когда и какой рост (или падение) дохода достигнут.

Может ли организация достичь состояния максималь­ного дохода –состояния, для которого невозможны даже теоретические улучшения? В силу динамики условий суще­ствования организации и постоянных изменений техноло­гии маловероятно, что организация когда-либо достигнет совершенства; но при реалистическом подходе мы можем выявить «снижение» темпов совершенствования во времени по мере приближения организации к этому недосягаемому состоянию.

В качестве примера, в который раз, используем пред­принимательскую организацию. Доход организации за определенный отрезок времени может увеличиться, но темпы роста дохода при этом уменьшатся; может существо­вать точка, за которой не будет никакого увеличения дохода организации. Такая организация могла получать вначале доход 10% на капитал, а спустя некоторое время увеличить его до 20 или 30%. Теоретически должна суще­ствовать точка, в которой вероятность дальнейшего улуч­шения ничтожна, и такой точкой может быть уровень дохо­да на капитал в 30 или 40%.

Следовательно, достижение цели нельзя понимать как нечто абсолютное; нет заранее разработанных нормативных показателей, которые должны быть достигнуты, нет той точки, в которой отпадает необходимость в дальнейшем совершенствовании деятельности. Достижение цели всегда динамично и измеряется скоростью приближения к состоя­нию теоретически предельного совершенства.

После того как руководство определило общие цели, это определение остается относительно неизменным до тех пор, пока организация не займется полностью новой дея­тельностью или не примет новые группы членов организа­ции, что вызовет необходимость повторного определения целей.

Дата добавления: 2015-04-29