Коммуникационных барьеров

Возникающие при обмене информацией. Пути преодоления

Основные межличностные и организационные барьеры,

Эффективность коммуникационных процессов может снижаться по ряду причин. Одной из них являются преграды, обусловленные восприятием:

1. Конфликт между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя, обусловливающие избирательное восприятие информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. В результате этого конфликта информация, вступающая в противоречие с прошлым опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответст­вии с этими опытом или понятиями.

2. Преграды, обусловленные психологическим климатом в коллективе. Частота контактов двух людей и стиль сообщения, который каждый изберет по отношению к другому в будущем, зависит от позитивной или негативной окрашенности возникающих при этом ощущений.

Руководитель, не созидающий позитивно окрашенный климат в отношениях с другими, получит в дальнейшем урезанный обмен информацией с сотрудниками. Со временем может сложиться обстановка недоверия, антагонизма и самозащиты. Согласно исследованиям, в атмосфере дове­рия растут информационные потоки и точность информации в обменах ею между людьми в организации.

Чем выше открытость одного или обоих людей, участвующих в обмене информацией, тем ощутимее удовлетворение от контакта.

Семантические барьеры обусловлены тем, чтослова (символы) могут иметь разные значения для разных людей. Поэтому то, что руководитель намеревается сообщить подчиненным, необязательно будет интерпретировано и по­нято ими таким же образом и наоборот.

Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку, у каждого человека свой опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

Невербальные преграды. Хотя вербальные символы (слова) - основное наше средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача проис­ходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.

Согласно исследованием, значительная часть речевой информации при обмене воспринимается через язык поз и жестов и звучание голоса. В книге «Non-Verbal Communication» («Невербальная коммуникация») Мехребиен указывает, что 55 % сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38 % - через интонации к модуляции голоса. Отсюда следует, что всего 7 % остается словам, воспринимаемым получателем, когда мы говорим. Это имеет принципиальное значение. Другими словами, во многих случаях то_, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.

Плохая обратная связь или ее отсутствие не дает возможности установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать.

Совершенствование искусства общения включает приемы:

1. Прояснение собственных идей перед их передачей означающее, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, под­чиненного или коллеги вам, в принципе, нужна определенная тема как объект пере­дачи.

2. Исключение из сообщения двусмысленных слов или утверждений.

3. Следите за выражением своею лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посы­лать противоречивых сигналов.

3. Излучайте эмпатию и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру» - попытка увидеть ситуацию, поднимаемые вопросы и проблемы с точки зрения другого человека. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открыто­сти о разговоре. Старайтесь избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов. Вместо этого, старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагивае­мые проблемы в контексте собеседника.

Существует ряд способов установления обратной связи:

- задавать вопросы;

- оценивать язык поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непо­нимание;

- промежуточный контроль результатов paботы;

- проведение с подчиненными политики открытых дверей с подчиненными.

Преграды в организационных коммуникациях возникают по причине з атруднений в межличностных контактах, приводят к непреднамеренному искажению сообщений.

Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае он модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла сообщения происходило в его интересах.

Искажение сообщений вследствие их фильтрации по мере движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела обусловлено необходимость обобщать, структурировать информацию, предназначенную конкретному получателю сообщения.

Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Поскольку подчиненные часто хотя получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.

Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных. В числе других причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дел.

Информационные перегрузки являются преградой на путях обмена информацией вследствие того, что руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной.

Неудовлетворительная структура организации сужает возможности руководителя планировать и добиваться реа­лизации поставленных целей. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждым последующий уровень управления может корректировать и отфильтровы­вать сообщения.

Повышение эффективности коммуникации достигается путем регулирование информационных потоков. Для этого руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных, научиться оцени­вать качественную и количественную сторона своих информационных потребно­стей, а также других потребителей информации в организации.

В рамках повышение эффективности коммуникации руководители должны осуществлять определенные управленческиедействий по временному и пространственному распределению коммуникационных потоков путем осуществления планирования, контроля, отчетов по соответствующим графикам с привлечением определенного круга лиц.

Системы обратной связи, создаваемые в организации составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Опрос работников один из вариантов системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходи­мую им для работы; 4) открыт ли их руководитель для предложений; 5) информиро­ваны ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений разрабатываются с целью облегчения поступление информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспек­та деятельности организации.

Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени (заводские газеты), которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюл­летени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вила продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Современные информационные технологии позволяют значительно интенсифицировать информационные обмены.

Дата добавления: 2015-04-29