Понятие управленческой информации

Почему сразу на два месяца? Это позволяет создать хороший обзор. Так же обстоят дела и с двухнедельным планом. В последний, кстати, включаются еще и различ­ные внутрипроизводственные дела, например обсужде­ние с начальником отдела кадров вопросов производ­ственного обучения. Фиксируются день, час, тема и участники.

От плана на месяц — к плану на день

Если годовой план вчерне готов (изменения и дополнения неизбежны, особенно на начальной фазе) ваша группа может приступить к составлению плана на ближайшие два месяца. Уже намечены сроки меро­приятий с указанием даты и времени.

Если вы все еще испытываете нехватку времени, необходимо проверить:

· как обстоит дело с самодисциплиной?

· не выдерживаете ли вы сроки по той простой причине, что они заранее были нереальными, или вы срываете их из-за плохой подготовки?

· не следует ли вам дополнительно делегировать свои обязанности?

· достаточно ли времени вы оставляете в резерве?

· не находитесь ли вы часто в пути потому, что взвали­ли на себя слишком много обязанностей?

· не поставили ли вы перед собой слишком много целей, задач?

· не отнимает ли работа все ваше время?

При планировании своего времени следует пользо­ваться методом выявления ключевых сфер.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.

Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу.

Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».

Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:

§ по н осителям (электронные, вещественные и т.п.);

§ по направлению движения (входящая и исходящая);

§ по источнику (внешняя и внутренняя);

§ по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.);

§ по спектру применимости

(одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы;

многоцелевая — нескольких различных);

§ по назначению

(отчетная служит для анализа;

оперативная — для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);

§ по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);

§ по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);

§ по степени готовности для использования

(первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;

конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

§ по степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи, например, указания, предписания, инструкции; желательная, без которой, однако, можно обойтись — об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.п.);

§ по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);

§ по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы);

§ по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой);

§ по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы, не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);

§ по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной.

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи.

Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

Поскольку большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководство организаций на Западе часто применяют их для распространяя сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 68 случаях из 100, а плохо информированные — только в 41.

Дата добавления: 2015-04-29