Системы управления предприятием [4]

Основные понятия. Уточним некоторые терминологические определения, применяемые в теории систем управления предприятиями и организациями.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.). Информация позволяет:

- осуществлять контроль состояния организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей.

Данные – в широком смысле: первичная информация (результаты наблюдений, измерений) по какому-либо направлению (объекту, процессу, событиям); в узком смысле: обработанная (систематизированная) информация в зависимости от изменения каких-либо факторов.

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля над их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации.

Информационные ресурсы – весь объем информации в информационной системе.

Уровни систем управления. Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить которые можно путем запросов в информационную систему. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

Информационный продукт. В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированных производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

Информационные системы. В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

- простота внедрения уже существующих решений;

- просты для понимания, для их освоения требуется минимум тренировки;

- гибкие и способные к адаптации для соответствия деловым процессам.

В автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

- совокупность прикладных систем, созданных по разным технологиям.

- позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

- постоянно совершенствоваться и развиваться;

- адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

- соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.

Задачи ИСУП. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.1.

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля работы служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль движения средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль выполнения договоров, смет и планов; контроль финансовой дисциплины; отслеживание движения товарно-материальных потоков; получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль выполнения производственных заказов; контроль состояния производственных мощностей; контроль технологической дисциплины; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль продвижения новых товаров на рынок; анализ рынка сбыта с целью его расширения; ведение статистики продаж; информационная поддержка политики цен и скидок; использование базы стандартных писем для рассылки; контроль выполнения поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг; планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация

Контроллинг – это информационно-аналитическая поддержка принятия решений. В свою очередь, информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга. Контроллинг является основным поставщиком информации для управления предприятием. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды. Основные задачи контроллинга представлены в табл.2.

Виды контроллинга	Основные решаемые задачи
Контроллинг в системе управления	Стратегический контроллинг – обеспечение продолжительного успешного функционирования организации. Оперативный контроллинг – обеспечение методической, информационной и инструментальной поддержки специалистов предприятия
Финансовый контроллинг	Поддержание рентабельности и обеспечение ликвидности предприятия
Контроллинг на производстве	Информационное обеспечение процессов производства и управления
Контроллинг маркетинга	Информационная поддержка эффективного менеджмента по удовлетворению потребностей клиентов
Контроллинг обеспечения ресурсами	Информационное обеспечение приобретения производственных ресурсов, анализ закупаемых ресурсов, расчет эффективности работы отдела снабжения
Контроллинг в области логистики	Текущий контроль экономичности процессов складирования и транспортировки материальных ресурсов

Задачи ИСУП, решаемые для каждого уровня управления и службы предприятия, во многом соответствуют задачам, решаемым контроллингом в той или иной сфере деятельности предприятия (а именно, контроллингом в системе управления, финансовым контроллингом и т.д.).

Если рассматривать структуру ИСУП, то можно выделить 5 основных модулей, которые присутствуют в каждой информационной системе. Это финансово-экономическое управление, бухгалтерия и кадры, склад, производство, торговля (сбыт).

Перспективы развития ИСУП и контроллинга. На основе анализа тенденций развития российского рынка программного обеспечения для автоматизации процесса управления предприятиями можно сделать вывод о его динамичном развитии и усложнении круга задач, требующих автоматизации. Вначале руководители российских предприятий чаще всего ставили простейшие задачи, в частности, задачу автоматизации процесса работы бухгалтерии. С развитием компаний, усложнением бизнес-процессов возникала потребность не только в бухгалтерском учете, но и в управлении материально-техническим снабжением, работой с дебиторами и кредиторами, и многими другими видами деятельности, направленными на решение задач, которые ставит перед предприятием внутренняя и внешняя среда. Для удовлетворения этих потребностей стали использовать корпоративные информационные системы управления – решения, охватывающие деятельность всего предприятия.

Рынок ИСУП. В настоящее время на рынке представлено большое количество типовых ИСУП - от локальных (стоимостью до 50 тыс. долл. США) до крупных интегрированных (стоимостью от 500 тыс. долл. США и выше). Типовые решения этих ИСУП «привязываются» фирмами - поставщиками к условиям конкретных предприятий. Основная часть ИСУП разрабатывается не на основе типовых решений, а в единичном экземпляре для каждого отдельного предприятия. Это делается соответствующими подразделениями предприятий с целью наиболее полного учета особенностей конкретных предприятий.

Локальные системы. Предназначены для автоматизации деятельности по одному - двум направлениям. Стоимость в пределах от нескольких тысяч до десятков тысяч долларов США.

Финансово-управленческие системы. Обладают большими функциональными возможностями по сравнению с локальными. Однако их отличительная черта - отсутствие модулей, посвященных производственным процессам. И если в первой категории представлены только российские системы, то здесь соотношение российского и западного продуктов примерно равное. Сроки внедрения таких систем могут доходить до года, стоимость от 50 до 200 тыс. долл. США.

Средние интегрированные системы. Предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса, характеризуются наличием специализированных функций. Такие системы наиболее конкурентоспособны на отечественном рынке в своей области специализации с крупными западными системами, при этом их стоимость существенно (на порядок и более) ниже, чем крупных.

Крупные интегрированные системы. Наиболее функционально развитые, сложные и дорогие системы, в которых реализуются международные стандарты управления. Сроки внедрения подобных систем с учетом автоматизации управления производством могут составлять несколько лет, стоимость в пределах от сотен тысяч до десятков миллионов долларов. Системы предназначены в первую очередь для повышения эффективности управления крупными предприятиями и корпорациями.

Конструкторы – комплекс программных средств или специализированная среда программирования для относительно быстрого создания деловых приложений. Опираются на лежащий в основе конструктора вариант методологии и технологии функционирования.

Специализированные решения – предназначены для получения корпоративной консолидированной отчетности, планирования, бюджетирования, оперативного анализа данных для поддержки принятия решений.

ИСУП в решении задач контроллинга. ИСУП в решении задач контроллинга играют важную роль. С целью информационной поддержки контроллинга специальный модуль «Контроллинг» должен быть включен в состав ИСУП. Это необходимо для того, чтобы система обеспечивала не только компьютерную поддержку контроллинга, предоставляла менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Но и стала бы системой, несущей в себе информацию о полном рыночном цикле – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.

Программный комплекс «М-3», разработанный компанией "Клиент – серверные - технологии", позиционируется уже не просто как система управления предприятием, а продукт, формирующий среду принятия решения. В комплексе "М-3" происходит смещение акцентов: от регистрационной системы к структуре, позволяющей реализовывать прогнозирование на основе профессионального анализа. Основой для этого служит реализация механизма контроллинга, предполагающая создание инструмента для принятия оперативных решений в финансовой, производственной и иных областях деятельности предприятий.