Самоорганизация

Присутствовал на собрании в качестве представителя Б

Присутствовал на собрании в качестве представителя Б

Присутствовал на собрании в качестве представителя Б

Присутствовал на собрании в качестве представителя Б

Обсуждал административные проблемы Т

Обсуждал административные проблемы Т

Рассматривал входящую корреспонденцию П

В конце недели проанализируйте потраченное время по следующим на­правлениям:

• Читал.

• Писал.

• Диктовал.

• Звонил по телефону.

• Работал с людьми (с отдельными лицами или группами).

• Присутствовал на собраниях.

• Ездил в командировки.

• Прочие (указать какие).

Проанализируйте также и ценность каждого вида деятельности по ука­занным направлениям, выраженную отметками ПТБ.

Такой анализ позволит вам получить необходимую информацию для выявления любых просчетов в организации рабочего времени. Чтобы определить проблемы и возможные пути их решения, используйте табли­цу контрольных проверок по организации рабочего времени, приведен­ную в конце данной главы.

Такой анализ, как правило, выставляет напоказ слабые места в способе планирования работы и определении приоритетов. Вам необходимо уло­жить задания, которые вы должны выполнить в имеющееся для этого время, и выполнить их в порядке их важности.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ • 333

Некоторым людям сложно, можно даже сказать, не под силу планиро­вать свою работу заранее. Они считают, что им работается лучше всего, когда они должны уложиться в практически нереальные сроки. Они говорят, что работа в напряженных условиях великолепно сосредоточи­вает их ум. Примером тому могут служить журналисты.

Но простые смертные, работающие под влиянием целого ряда разнооб­разнейших факторов давления, которые не согласуются между собой, не могут полагаться на авральное действие, чтобы расчистить завал на рабо­те. Для большинства из нас лучше свести к минимуму необходимость работать в необычайно жестких условиях, которые могут сложиться, если мы не будем уделять серьезного внимания организации рабочего дня. В самом крайнем случае следует пользоваться дневником для перспектив­ной деятельности, в общих чертах планировать свою работу на неделю и составлять более или менее подробный план на каждый день.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДНЕВНИКА

Хотя бы один день в неделю постарайтесь оставить свободным от со­браний и не заполняйте ни один день полностью приемом/встречами. Другими словами, резервируйте "окна" нераспределенного времени для планирования, обдумывания, чтения, ведения записей и для решения не­предвиденных ситуаций.

ОРГАНАЙЗЕР НА НЕДЕЛЮ

В начале каждой недели сядьте с дневником и спланируйте, как вы соби­раетесь использовать свое время. Оцените каждый из проектов или за­даний и назначьте им приоритеты. Оставьте "окна" для работы с кор­респонденцией и встреч с людьми. Постарайтесь оставить свободным один день или хотя бы половину, если это вообще возможно.

Если это вам поможет, перенесите все это на бумагу, составьте про­стенькую форму органайзера на неделю и запишите туда по каждому дню все, что собираетесь делать утром, после обеда и, если речь идет о работе, вечером.

ОРГАНАЙЗЕР НА ДЕНЬ

В начале каждого дня сверьтесь со своим дневником, чтобы просмотреть свои планы и обязательства. Загляните в органайзер за предыдущий день и выясните, какие из вчерашних дел остались невыполненными. Проверьте папку дел, отложенных на выполнение, и папку для входящей документации и определите, что осталось к исполнению, а что только поступило.

Затем запишите, что необходимо сделать:

1. Собрания или собеседования.

2. Телефонные звонки.

334 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

3. Задания в порядке очередности:

А - должны быть готовы сегодня;

Б - в идеале следовало бы выполнить сегодня, но можно

оставить на завтра; В - можно рассмотреть позже.

Планируйте укрупненно, когда собираетесь уложить задания с приорите­тами А и Б в рабочий день. Отмечайте галочкой задания, которые уже выполнили. Не выбрасывайте список, чтобы к нему можно было обра­титься на следующий день.

Для этой цели не нужна детально разработанная форма. Многие ме­неджеры, успешно организующие свое рабочее время, пользуются чис­тым листом бумаги. Но мы привели ниже простую форму, которую мож­но использовать:

Дата добавления: 2015-04-29