Совершенствование искусства общения

Для улучшения межличностных коммуникаций существует ряд способов, которые необходимо использовать. Вот некоторые из них:

1. Поясняйте свои мысли перед началом их передачи. Вам необходимо систематически анализировать и обдумывать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектом передачи.

2. Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам. Исключите из сообщения двусмысленные слова или утверждения.

3. Следите за языком собственных жестов, поз и интонациями. Это необходимо для того, чтобы не посылать противоречивых сигналов.

4. Излучайте эмпатию и открытость. Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, готовность «влезать в их шкуру». Эмпатия при обмене информацией подразумевает поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов.

5. Добивайтесь установления обратной связи. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопросы после передачи информации. Еще один способ – оценка языка поз, жестов и интонаций получателя информации. Обратную связь можно также установить путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить. Еще один способ установления обратной связи – проведение с подчиненными политики открытых дверей. Ваши сотрудники должны знать, что вы готовы с ними обсудить любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями.

Организационные коммуникации

Преграды в организационных коммуникациях.

1. Искажение сообщений. Оно может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

Искажение информации может возникнуть вследствие фильтрации. Потребность фильтровать сообщение возникает в связи с тем, что с уровня на уровень должна передаваться только та информация, которая их касается. Согласно исследованиям, лишь 63% информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президента, 40% - до начальников цехов и 20% - до рабочих.

2. Информационные перегрузки. Преграды не путях обмена информацией могут быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной: то же относится и к обмену информацией.

3. Неудовлетворительная структура организации. Структура – это логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая достижение целей. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Совершенствование коммуникаций в организациях.

1. Регулирование информационных потоков. Руководитель должен уметь оценивать качественную и количественную сторону своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

2. Управленческие действия. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и пояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, контроль хода работ, отчеты по результатам такого контроля – вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

3. Системы обратной связи. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи.

4. Система сбора предложений. Они разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи. Цель подобных систем – снижение остроты тенденций фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации содержат информацию для работников.

6. Современная информационная технология. Последние достижения в области технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией. К современным технологиям можно отнести компьютер, электронную почту, телефонную связь, видеосвязь.

Информация в системе коммуникаций

Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею, в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора

Информационная политика предприятия – понятие многогранное и очень ёмкое. В широком смысле к нему можно отнести информирование всех сотрудников организации о её текущем состоянии, поддержание корпоративной лояльности, регламентацию доступа различных сотрудников и подразделений к корпоративной информации (в том числе и представляющей коммерческую тайну), своевременное доведение приказов и распоряжений руководства. Но в том числе под информационной политикой подразумевают и внешнюю информационную работу предприятия – связи с общественностью, которые осуществляются в рамках строго регламентированной системы.

Дата добавления: 2015-04-29