|
О службе документационного
обеспечения управления
1. Общие положения
1.1. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение управления и является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю.
В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.
1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации.
1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Служба решает следующие задачи
2.1.1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации. 3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет свои функции:
3.1.1. Документирование управленческой деятельности
- разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
- разработка бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;
- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет и обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
- составление документов по поручению руководства;
- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- документирование работы совещаний;
- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.
3.1.2. Работа с документами
- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
- обеспечение доставки документов исполнителям;
- контроль за прохождением документов в организации;
- контроль за сроками исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
- информационно-справочное обслуживание;
- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;
- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;
- формирование дел;
- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
- подготовка дел для сдачи в архив;
- организация работы архива;
- организация работы с письмами и обращениями граждан.
3.1.3. Организационные виды работ
- организация и обслуживание совещаний;
- организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров;
- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
- организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.
4. Права и ответственность
4.1. Служба ДОУ имеет право:
- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;
- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
- контролировать исполнение поручений руководителя;
- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
- невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением;
- неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;
- несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
5. Руководство
5.1. Начальник службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется.
5.2. Руководитель
- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;
- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;
- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- докладывает руководителю о поступивших документах;
- представляет документы на подпись руководителю;
- докладывает и представляет посетителей и т.д.
6. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
6.1. Служба ДОУ взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
- с юридической службой (юристом) – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой – по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть);
- по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной технике.
7. Организация работы
7.1. Служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации.
Начальник службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
|
