Соблюдение действующего порядка ведения кассовых операций

Кассовые операции.

Соблюдение действующего порядка ведения кассовых операций регламентируется Положением № 637 от 15 декабря 2004 г. «О ведении кассовых операций». Согласно инструкции предприятия не должны накапливать наличную выручку в своих кассах сверх лимита для осуществления необходимых расходов до наступления сроков этих выплат. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Для этого с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кроме того руководитель должен ознакомить кассира с Положением «О ведении кассовых операций», после чего кассир пописывает «Обязательство кассира» по форме, утвержденной банком и Министерством юстиции. Предприятие соблюдает все условия по сохранности денежных средств, соблюдается лимит остатка наличности, что соответствует требованиям Положения «О ведении кассовых операций». Однако, для более оперативного учета денежных средств в кассе рекомендуется вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств в соответствии с требованиями Положения «О ведении кассовых операций». В соответствии с действующим Положением № 637 «О порядке ведения кассовых операций», разработанного в соответствии со статьей 33 Закона Украины «О Национальном банке Украины», определяется порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями, а также отдельные вопросы организации банками работы с наличными. Денежные средства на хозяйственные нужды выдаются из кассы только на основании заявления работника с разрешительной подписью директора о выдаче денежных средств. Бухгалтером выписывается РКО, регистрируется в журнале регистрации ПКО и РКО. В РКО, выписанных на предприятии, указывается фамилия, имя, отчество получателя, цель, на которую выдаются средства, паспортные данные получателя. Учет наличия и движения денежных средств по кассе по счету 30 «Касса» ведется на основании проверенных кассовых счетов за каждый день по кредитовому признаку в Журнале 1 по кредиту счета 30.1, а ведомость ведется по дебету счета 30.1 «Касса в национальной валюте». При наличии остатка денежных средств на конец месяца его сверяют с остатком на эту же дату, показанным в кассовом отчете. Основным сводным документом по кассе является кассовая книга, которая составляется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассовую книгу ведет кассир, листы в ней пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями директора и главного бухгалтера хозяйства. Исправления в кассовой книге запрещены. Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Кассовая книга ведется сразу в двух экземплярах, т. е. делится пополам и заполняется под копировальную бумагу. Одна часть отрывается и служит кассовым отчетом для бухгалтерии. Не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы. Ее проводит инвентаризационная комиссия, которая назначается приказом директора хозяйства. Результаты инвентаризации фактического наличия средств в кассе оформляется составлением акта (в 2-х экземплярах), который подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

1.1.3.У чет подотчетных сумм.

Порядок выдачи подотчетных сумм и своевременность предоставления авансовых отчетов.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия.

Размер этих сумм ограничен и определяется руководителем предприятия, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руко­водителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в Украине лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения их из ко­мандировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя, например, о направле­нии в командировку, или о нормах на отдельные виды предста­вительских расходов бухгалтером составляется смета, итог кото­рой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером. При составлении сметы следует учитывать действующие нор­мы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации. При компенсации затрат работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хо­зяйственные нужды - например, закупку материалов основных средств, товаров и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно отграничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия). Аванс - это расчетная сумма средств на предусмотренные расходы. Аванс может быть выдан наличными из кассы учреждения, чеком со счетов в банковских учреждениях, а также денежным переводом через органы связи, если командированному лицу продлевается срок командировки.
Выдача аванса на хозяйственные нужды рассчитывается на основе данных информации о стоимости соответствующих материальных ценностей. Порядок расходования средств на хозяйственные нужды регулируется сметными назначениями бюджетного учреждения, а также Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 19.02.2001№ 72.
Деньги из кассы на хозяйственные нужды учреждения выдается при отсутствии задолженности по авансовым суммами конкретного подотчетного лица, полученными ранее. На заявлении работника на выдачу наличных денег под отчет относится разрешительная подпись руководителя учреждения. Подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию учреждения отчет о расходовании полученных в кассе сумм, а также остаток неиспользованной наличности в следующие сроки:
-на закупку сельскохозяйственной продукции, продуктов ее переработки и заготовка вторичного сырья - в течение десяти рабочих дней со дня выдачи денежных средств подотчет;
-на все другие хозяйственные нужды - следующего рабочего дня после выдачи наличных денежных средств под отчет.
Если работник учреждения приобрел за собственные наличные средства товары (продукцию, услуги) или использовал эти средства в командировке для нужд учреждения, он отчитывается за потраченные средства в только что указанном порядке. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдательные документы: удостоверение на командировки, проездные документы (транспортные билеты, багажные квитанции, страховые документы), документы о найме жилья, чеки,квитанции. Авансовый отчет подается в течение трех дней после возвращения из командировки. Остаток неиспользованных средств согласно авансовым отчетом подлежит возврату в кассу учреждения в срок сдачи авансового отчета и возвращается к кассы в валюте, в которой был выдан аванс. Если работник во время командировки использовал корпоративные пластиковые карты международных платежных систем, то отчитываться он должен не позднее 10-ти рабочих дней, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20-ти рабочих дней. Задолженность работников учреждения в случае невозвращения в установленный срок выданной под отчет на служебную командировку аванса в национальной валюте Украины по решению руководителя учреждения подлежит удержанию из заработной платы. В иностранной валюте такая задолженность взыскивается с работника в сумме, эквивалентной тройной сумме, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу Национального банка Украины на день погашениязадолженности. В бухгалтерии учреждения осуществляется арифметическая проверка авансовых отчетов: проверяется правильность оформления первичных документов, законность произведенных расходов. Руководитель учреждения обязан не позднее чем за три рабочих дня принять решение относительно утверждения проверенных авансовых отчетов. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете № 372 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету этого счета фиксируются суммы, выданные под отчет, а также суммы перерасхода, что их возмещает подотчетное лицо, по кредиту - расходы суммы аванса и возвращены остатки подотчетных сумм.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в мемориальном ордере № 8 "Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами", ф. № 386 (бюджет)по кодам экономической классификации расходов.
Операции по расчетам с подотчетными лицами, которые осуществляются за счет средств специального фонда, ведутся в отдельном ордере по данной форме.
Остаток на конец месяца по счету № 372 рассчитывается как общий, так и отдельно по каждому подотчетному лицу по кодам экономической классификации расходов. При этом он может быть как дебетовым и кредитовым.
Дебетовый остаток указывает на наличие в учете авансовых сумм, по которым еще не представлены отчеты, кредитовый отражает размер перерасхода по авансовым отчетам по сравнению с суммами, полученными под отчет.
В балансе бюджетных учреждений дебетовое сальдо показывается в составе оборотных активов, кредитовое - в составе обязательств учреждения.

Дата добавления: 2015-03-31