Выбор средств документирования

Уровни внедрения изменений

Система качества – это система ориентированная на людей, на то, чтобы люди начали работать по новому, чтобы они изменили привычные для себя методы работы.

Внедрение системы качества охватывает три уровня изменений в работе организации:

индивидуальный;

коллективный;

организационный.

Изменения на индивидуальном уровне сотрудников можно подразделить на 3 составляющие, связанные с отношением сотрудника к проводимым изменениям.

Первая составляющая индивидуальных изменений – это осознание сотрудником необходимости изменений. Необходимость эта может быть вынужденной, когда сотруднику в директивном порядке доводят, что он должен работать по новым правилам или по новым процедурам, либо являться его внутренним побуждением.

Следующая составляющая это изменение отношения сотрудников к требованиям системы качества – когда люди работают в привычной для себя среде, они не очень хотят, что-либо менять в своей работе. Поэтому, как правило, первой реакцией сотрудников на предлагаемые методы системы качества – будет реакция сопротивления. Данный этап изменений связан с тем, что сотрудники перестают воспринимать предлагаемые изменения в работе как негативный фактор, и принимают изменения. Психологически, они становятся готовы работать по процессам и процедурам системы качества.

И, последняя составляющая, связанная с уровнем индивидуальных изменений в работе сотрудников - это изменение работы на индивидуальном уровне. Сотрудник начинает работать по внедряемым процедурам и правилам системы качества.

Следующий уровень изменений, связан с изменениями на уровне коллектива или отдельных групп. В процессах, которые определены в системе качества, принимает участие не один человек, а группы сотрудников. Естественно, что не все они одновременно начинают работать по-новому. Для этого должно пройти время.

Как правило, изменения на индивидуальном и коллективном уровне происходят в период внедрения системы качества, а уровень изменения работы всей организации затрагивается уже по ходу развития системы качества.

Для документирования процессов и процедур системы качества могут применяться различные информационные системы и средства автоматизации. Эти средства значительно сокращают трудоемкость работ по подготовке документации, а также управление этой документацией в ходе работы системы качества. Большинство программных средств, применяемых для документирования процессов и процедур системы качества, содержат графические и текстовые возможности представления процессов. Графические – для удобства демонстрирования основных компонент схемы процесса. Текстовые – для обеспечения точного определения компонентов и связей процессов.

Выбор средств документирования будет зависеть от ряда критериев:

— Первым критерием выбора программных средств будет - простота, понятность для сотрудников и выразительность средств изображения схем процесса. С картами процессов и с процедурами будут работать в дальнейшем сотрудники организации, а не ограниченный круг лиц, которые входят в группу внедрения системы качества, поэтому, чем проще и понятнее будут схемы представления процессов, тем лучше.

— Следующий критерий – поддержка смыслового содержания для отображения специфики процесса. Т.е. при выборе необходимо посмотреть есть ли возможность вносить какую-либо поясняющую и справочную информацию по процессам и насколько удобно пользоваться такой информацией при работе с документацией по процессам.

— Степень знакомства с методами описания процессов – необходимо учитывать степень знакомства с методами как группы внедрения системы качества, так и сотрудников, которые потом будут работать по картам процессов и документированным процедурам.

— Степень независимости методов от технической реализации в информационных и коммуникационных системах – это уже технический критерий, связанный с возможностью организации обеспечить техническую сторону документирования процессов с помощью программных средств.

— И, критерий, связанный с возможностью применения карт процессов и документированных процедур на рабочих местах – это также немаловажный критерий, потому что все документируемые процессы и процедуры должны быть доступны сотрудникам для работы и любой сотрудник на своем рабочем месте должен иметь возможность пользоваться ими.

Наиболее часто для документирования процессов и процедур системы качества используются средства Microsoft Office (Word или Excel), но применяются и различные CASE -средства.

Microsoft Visio – позволяет документировать процессы в виде набора диаграмм и блок-схем, которые потом можно объединить в единую модель – это самый дешевый, но далеко не самый эффективный вариант. Он целесообразен для организаций численностью до 300 человек.

Пакет – Aris Toolset – он является многофункциональным и удобным в работе, но сложен в освоении. Для работы с этим пакетом необходимо обучение и тех, кто будет создавать документированные модели процессов и тех, кто будет использовать их в работе.

Программные пакеты BPWin, ErWin, Rational Rose, Power Designer – также являются многофункциональными, но тоже достаточно сложны в освоении.

Дата добавления: 2015-04-24