Источники документированной информации

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Метод изучения документации

МЕТОДОМ НАБЛЮДЕНИЯ

СПОСОБЫ ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Эти способы можно подразделить следующим образом:

• фотография (самофотография, индивидуальная, групповая, бригадная, массовая, многостаночная, целевая, производственная и т.п.) рабочего времени;
• хронометраж;
• фотохронометраж;

Метод изучения документация основан на изучении документации (в первую очередь первичной) на письменных или машинных носителях, имеющихся непосредственно в исследуемой СУ. Известно, что в рамках управляющей подсистемы социально-экономической системы предприятия все решения должны приниматься на основе соответствующей информации. Объем информации, необходимой для принятия управленческих решений, зависит от количества, сложности объектов управления, выполняемых функций, периодичности решений по каждой функции, степени делегирования полномочий по подготовке решений, частоты и объема отчетности перед вышестоящими инстанциями, числа уровней управления, численности аппарата управления, правильности распределения документов и др. В связи с этим метод изучения первичной документации и других аналогичных информационных источников при исследовании СУ — один из наиболее доступных и распространенных для исследователей.

Анализ любой управленческой информации следует начинать с выявления таких ее свойств, как линейность (возможность записывать информацию построчно), дискретность (в основном, алфавитно-цифровая), возможность хранения, однотипность, массовость, общность возникновения, объемность (по количеству). В зависимости от свойств информации выбирают то или иное техническое средство для ее обработки, документирования и документационного обеспечения работников.

Информация, используемая в управлении, должна обладать: достоверностью, т.е. в определенной мере соответствовать фактическому состоянию описываемого объекта; своевременностью, т.е. удовлетворять требованию ко времени выработки решения; достаточностью, т.е. обеспечивать минимально необходимый объем информации для принятия оптимального решения; доступностью для восприятия; понятностью для восприятия; лаконичностью; экономичностью.

Все многообразие документов, используемых в управлении и подлежащих анализу, следует классифицировать по соответствующим признакам. Совокупность документов по виду деятельности образуют системы документации, среди которых наиболее применимыми: организационно-распорядительная; конструкторская; технологическая; по изобретательству и рационализации; по стандартизации; плановая; отчетно-статистическая; первично учетная; финансовая и бухгалтерская; расчетно-денежная; по ценообразованию; по материально-техническому обеспечению и сбыту; по социальному обеспечению. В практике управления, безусловно широко используются и другие системы документации (правовые, учебные и т.п.).

Источником сбора, изучения, обобщения и анализа первичной информации, которая при проведении исследований СУ подвергается изучению, обобщению и анализу, служат:

• данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов;
• устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;
• состав членов правления и их заместителей, состав ревизионной комиссии;
• приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;
• нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;
• ОСУ организацией и ее структурных единиц;
• экологический паспорт;
• показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;
• входящие и исходящие документы;
• положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а так же документы отражающие: цели задачи организации; степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материально-вещественных и информационных потоков; соотнесенность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления; централизацию и распределение полномочий по принятию решений; функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками; существующую технологию выполнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень используемых технических средств управления; используемые методы управления; факторы, обеспечивающие получение прибыли; исполнительность решений в структурных единицах организации.

Собирать и обрабатывать информацию желательно за последние три — пять лет.

Особое место в управленческой деятельности и исследовательской работе занимает система организационно-распорядительной документации. В нее входят документы организационного (положения, уставы, инструкции, правила), распорядительного (приказы, указания, распоряжения, решения, протоколы, постановления), справочно-информационного (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, сводки) характера, а также документы о личном составе (штатное расписание, характеристики, личные дела, записки о переводе и т.п.), предложения и заявления граждан.

Изучение первичных документационных и других информационных источников в подавляющем большинстве случаев позволяет получать более объективные результаты исследования. Однако не следует абсолютизировать документальные источники информацию, так как некоторые документы могут отражать реальность в искаженном виде (например, объем сверхурочных работ, численность работающих и т.д.). Все это требует тщательной проверки, а потому проводить анализ следует и другими методами.

При исследовании СУ помимо первичной документации могут быть использованы и другие документальные источники, имеющие вторичный характер:

• обзоры, статьи и другие информационные сведения, приводимыми органами национальной системы сертификации, правительственными структурами, средствами массовой информации и т.п.;
• годовые отчеты организации и ее структурных единиц;
• отчеты о маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации;

При проведении исследования подвергать анализу следует также специальные отчеты или справки, которые составляют работники бухгалтерии, планового отдела, отдела труда и заработной платы и т.д.

Целесообразно также анализировать оформление управленческой документации, обращал внимание на структуру того или иного документа.

Так, в распространенном управленческом документе «Положение о подразделении» регламентируются общие вопросы его деятельности, конкретные задачи, функции, права, обязанности и и.п. Здесь следует изучить:

• утверждающие Положение подписи, реквизиты и данные;
• наименование подразделения;
• общие положения; задачи;
• функции;
• права и обязанности;
• руководство;
• взаимоотношения и связи;
• имущество и средства;
• контроль, проверка и ревизия деятельности;
• реорганизация и ликвидация;
• наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

В Положении любое структурное подразделение должно быть четко организационно очерчено, указан его статус (группа, бюро, отдел, управление или департамент и т.п.).

Другой управленческий документ «должностная инструкция» регламентирует деятельность определенного должностного лица. В этом документе, как правило, должны быть отражены:

• утверждающие инструкцию подписи и реквизиты и другие данные;
• наименование должности в соответствии с действующей классификацией должностей;
• общие положения;
• функции;
• права;
• должностные обязанности;
• ответственность;
• взаимоотношения (связи по должности);
• наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

Для рабочих такой документ обычно не составляется, так как они должности не занимают, а выполняют работы по профессии. Однако в последнее время для рабочих стали составлять рабочие инструкции, где перечисляются выполняемые ими работы и дается их характеристика. Достаточно указывать эти работы согласно квалификационной характеристике рабочего, имеющего определенную профессию (из тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих), в трудовом контракте или оформлять их в виде приложения к нему.

Достоинство рабочих инструкций состоит в том, что в них:

перечень выполняемых типовых работ по тарифно-квалификационному справочнику можно дополнить другими, а также включать положения из различных регламентирующих документов (например, для уборщицы — из технического регламента по эксплуатации и обслуживанию сложного оборудования в части его уборки); появляется возможность указать подчиненность рабочего, определить его права и ответственность.

Рабочие инструкции более предпочтительны для малых предприятий.

Одним из примеров инструмента для анализа должностных инструкций может быть таблица определенной формы, описывающая регламент того или иного исполнителя.

Помимо перечисленных выше документов, источниками ин формации могут быть также сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе опросов и т.п.

Дата добавления: 2015-03-29