Відмітки на документах 2 страница

Датування службових документів.

Дата документа — цей реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, зат­верджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчи­тися проставляти дату.

Датою документа може стати день його створення і (або) під­писання, погодження затвердження, прийняття, видання або ре­єстрації. А саме:

♦ датою листа або наказу є день їх підписання;

♦ датою звіту, плану чи інструкції — день їх затвердження;

♦ датою протоколу чи акта - час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (по­годження, прийняття, затвердження тощо).

Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, переважно оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр. Щоб не виникло подвійного тлумачення в роз­шифруванні дати документа, цифрове позначення року (з 2000 до 2033 р.) повинне складатись з чотирьох цифр.

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 бе­резня 2009 р.») може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.

Так посилання у тексті на правовий акт або інший документ, зазвичай, оформляється таким чином:

Лист № 201 від 17грудня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають (резолюції, погодження, візи, позначки про виконан­ня документа та направлення його до справи тощо).

Проставляється дата підписання документа в його лівій вер­хній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цьо­го місці бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставля­ється нижче від підпису, без відступу від межі лівого берега. На документах, які спільно видають дві або більше організацій, має бути зазначена лише одна дата.

Реєстрування службових документів.

Реєстрування — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстру­вання — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується прос­тавлянням на ньому умовних позначень —реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відо­мостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» — це умовне поз­начення, що надається документу під час його реєстрації. Реєс­трації підлягають документи, створені установою, та ті, що над­ходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в до­датку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит» Реєстраційний індекс документа» забезпечує юри­дичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад: [15.10.2008№ 05-24/149] або [2009. 11.10. МАВ 07-22/45]

Складається реєстраційний індекс документа з його порядко­вого номера, який визначають за відповідною реєстраційною формою (журналом, картотекою, або базою даних вхідних доку­ментів), що запроваджена в установі.

За потреби реєстраційний індекс документа можна доповнювати \за рішенням установи, умовним позначенням групи докумен­тів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі) або індексом справи за номенклату­рою справ та індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця тощо.

Наприклад: у реєстраційному індексі 24/149:

149 — порядковий реєстраційний номер документа за відповід­ним журналом реєстрації документів у межах одного року,

24 — умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі.

Вихідний номер службового документа № 07—22/45 означає:

07 — шифр підрозділу установи,

22 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного докумен­та за номенклатурою для цього підрозділу,

45 — номер документа за відповідним журналом реєстрації ви­хідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпоряд­чих документів організації, протоколів засідань колегіальних ор­ганів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазви­чай, протягом навчального року. На початку кожного нового нав­чального року нумерація поновлюється.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від ви­ду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповід­ному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати да­ту й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає доку­мент, з ініціативного документа. Наприклад: [На №04-20/83 від 12.12.2008}

Слово рік або скорочення/? на документі не проставляється.

Якщо вихідний лист є відповіддю на декілька листів однієї ор­ганізації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні ін­декси і дати, зазначені в усіх цих листах. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008, №04-20/85 від 14.12.2008

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у такій самій послі­довності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті «Адресат». Наприклад:

На №04-20/83 від 12.12.2008. На №18-22/851 від 14.12.2008. На №205/43 від 12.12.2008.

Розташовується реквізит нижче або на рівні реєстраційного індексу, переважно на спеціально відведеному для нього місці на бланку.

Нанесення довідкових даних про організацію.

Довідкові дані проорганізацію (реквізит 9)

Реквізит містить поштову і телеграфну адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, Е-таі1, адреса сайту, номер рахунка в банку, дані про ліцензії тощо.

Розміщується реквізит тільки на бланках для листів і слугує для інформації про відправника — одноосібного чи колективно­го створювача тексту документа.

Порядок та форма запису відомостей про поштову, телеграф­ну та електронну адреси організації мають відповідати поштовим «Правилам надання послуг поштового зв'зку» [39], наприклад:

ТОВ «ДІЛО»

вул. Маршака, 35, Київ-54, Україна, 03054,

тел. [phone], факс [phone],

Е-таіІ: раїепа @ еиитЬ.еа'и.иа.

ппр://\¥\у\у сіііо. кіеу.иа.

На бланках для листів, що стосуються розрахунково-грошо­вих операцій, для вивільнення від постійної інформації тексту документа може бути вказаний розрахунковий номер у відділен­ні банку, наприклад:.

Р/р 8170235669754 у відділенні Укрсопбанку М. Ірпінь. МФО 3567123

Якщо організацію зареєстровано за однією адресою, а розта­шована вона за іншою, то у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації. В окремих випадках дозволя­ється зазначати на бланку дві адреси —фактичну та юридичну. Наприклад:

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «АКВАБАНК»

Юридична адреса: Фактична адреса:

вул. Миру, 35-а, вул. Ентузіастів, 24,

м. Київ, 03035, м.Донецьк, 49051,

тел.: [phone], тел.: [phone]

факс: [phone] факс: [phone]

Р/р № 32009104600 в Управлінні НБУ у Дніпропетровській обл. МФО 307І23 Код ЄДРПОУ 26237202

Друкують реквізит «Додаткові дані про організацію» розміром 9 пунктів шрифту нижче від реквізиту «Назва організації», або під реквізитом «Назва структурного підрозділу».

Вимоги до тексту наказів.

Текст наказу, як вже зазначалось, обов'язково повинен мати заголовок, який починається з прийменника «Про». Наприклад:

«Про затвердження...»,

«Про надання...»,

«Про продовження роботи...».

Складається текст наказу, як і будь-якого розпорядчого документа, з констатуючої і розпорядчої (резолюційної) частин. Констатуюча частина тексту наказу містить такі елементи:

♦ вступ (вказується причина видання наказу);

♦ доведення (переказуються головні факти);

♦ висновок (викладається мета видання наказу).

Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватися однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв'язку.... Згідно із.... Відповідно до.... Для виконання... З метою....

У констатуючій частині наказу автори можуть вказувати підставу, обґрунтування або мету складання документа, наприклад:

З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від....

У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших установ або раніше виданих документів, вказують їхні рекві­зити: назви документів, найменування організацій — авторів доку­ментів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

Наприклад:

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від

19 березня 2009р. №178 «Про впорядкування застосування...»

Викладання тексту розпорядчої частини наказу організацій, які діють на принципах єдиноначальності, повинне йти від першої особи у формі однини.

Текст розпорядчої частини починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку; після нього ставиться двокрапка.

Розпорядча частина наказу може бути поділена на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх ви­конання осіб, терміни виконання.

Якщо в пункті наказу є кілька заходів, різних за характером, то кожен виділяється в підпункт.

Кожний підпункт починається на окремому рядку з абзацу.

1.... 1.1. 1.2.

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади і прізвища виконавця у давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу став­лять після прізвища, наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити зведену номенклатуру справ установи.

2. Завідуючій канцелярією Федоренко Т. М. організувати заняття з менеджерами структурних підрозділів...

Особу чи осіб, яким доручається контроль за виконанням наказу, зазвичай, зазначають в останньому пункті розпорядчої частини наказу.

Строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташову­вати нижче від підпису керівника.

Оформляють Ь[, наприклад, у такий спосіб:

Проект наказу внесено:

1. Директор департаменту __ (підпис) _____ Ю.І.Юхименко

Проект наказу погоджено:

1. Фінансовий директор ___________ Р.М.Столярова

(підпис)

2. Головний технологу __________ В.С.Степанов

(підпис)

3. Юрисконсульт _____________ О.Н.Яресько

(підпис)

4. Начальник відділу кадрів _________ І.А.Мащенко

(підпис)

Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису наказу він може надавати своєму заступнику, а також іншим посадовим особам у межах їх компетенції.

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулюван­ня компетентним органом.

Відміна наказу стосується тільки майбутнього; анулювання наказу скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.

Вимоги до впровадження особової справи.

Ведення особових справ

Особова справа — сукупність документів, які містять найповні­ші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі пер­сонального обліку працівників.

Вимоги до провадження особової справи

За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії.

Провадження особових справ регламентується нормативними актами кадрової служби.

Особова справа державних службовців оформляється згідно з вимогою Постанови Кабінету Міністрів України № 731 від 25.05.1998 р. «Про затвердження порядку ведення особових справ державних службовців» із змінами, внесеними згідно з Постано­вою Кабінету Міністрів України № 56 від 24.01.2001 р.

У роботі з особовими справами важливо мати на увазі такі зас­тереження:

♦ особова справа зберігається на рівні із секретними докумен­тами;

♦ видається особова справа для службового користування ли­ше тим посадовим особам, яким це право надано керівником організації;

♦ видача особових справ записується в спеціальному журналі або контрольній картці;

♦ видана на підставі персонального дозволу особова справа повинна бути повернена до кадрової служби протягом доби;

♦ винесення особової справи з приміїцення кадрової служби за інших обставин не допускається;

♦ при користуванні особовою справою категорично забороня­ється робити будь-які виправлення записів у ній або вноси­ти до неї нові чи вилучати будь-які документи

Оформляються справи після зарахування працівників на ро­боту. Спочатку до особової справи заносять документи, що відоб­ражають процес приймання на роботу, потім — усі основні доку­менти, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Спра­ви на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кож­ній особовій справі присвоюється номер. Цей номер записується і до алфавітної книги особових справ.

Особова справа працівника підприємства, зазвичай, повинна включати такі документи:

1) додаток до особового листка з обліїсу кадрів

2) особовий листок з обліїсу кадрів з фото праціїшика розмі­ром 4x6 см;

3) автобіографіїо;

4) копії документів про освіту, вчений стушнь, підвищення кваліфіїсації, перепідготовку тощо;

5) перелік наукових праць (для праціїшикпз, які мають учений стуглнь чи звання);

6) різного роду характеристики, вцггуки чи рекомендаційні листи;

7) документи, на основі яких видаються накази про призна­чення, переведення, звільнення праціїшика (контракт, по­дання, листи про переведення тощо);

8) копії наказш (розпоряджень) про прийняття (призначен­ня), переведення та звільнення праціїшика або витяги з цих накази;

9) матеріали проведення атестації;

10) опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки — об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої органі­зації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для на­укових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колекти­ву (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівни­ка. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному по­рядку. Усі вони підшиваються до справи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші доку­менти другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються, у «кишеньці» чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування недоцільно.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомос­тей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бу­ти використані для проведення соціально-демографічних дослід­жень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення іс­торії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і до номенклатури справ не заносяться.

Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи.

Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необ­хідно вкласти у тверду обкладинку

Адресат. Правила оформлення.

Перед тим, як адресувати будь-який службовий документ особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитися з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.

Адресат (реквізит 16)

Зазначений реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадо­вим особам, просто громадянам.

Максимально реквізит «адресат» може складатися з таких еле­ментів:

♦ назва організації - адресата (у називному відмінку);

♦ назва структурного підрозділу;

♦ назва посади одержувача;

♦ прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача-

♦ поштова адреса.

Кожен елемент реквізиту «адресаті! ~ назва установи, підроз­ділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - друку­ється з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо) розміром шрифту 14 друкарських пунктів на відстані 92 мм від межі лівого берега.

Наприклад:

Стоматологічний центр «ДЕСНА»

Начальнику відділу кадрів Зв'ягінцевій Г.В.

Кожну зі складових частин адресата друкують з нового рядка. Відстань між складовими частинами мусить становити 1.5 між­рядкові інтервали.

Довжина максимального рядка не повинна перевищувати 78мм і обмежуватися правою межею текстового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами, адресата не ставлять.

З метою зменшення трудомісткості виконання друкованих ро­біт, початок і кінець реквізиту «адресат» у відведених для цього місцях на бланках документів, зазвичай, позначають дужками, що наносяться друкарським способом.

Якщо документ адресовано установі або її структурному під­розділу без зазначення посадової особи, їхні назви даються у на­зивному відмінку, наприклад:

[Міністерство освіти і щауки України

Загальний відділ]

або

[Міністерство праціУкраїни

Управління справами]

Якщо документ надсилається посадовій особі із зазначенням установи чи структурного підрозділу, де вона працює, назва уста­нови відтворюється у називному відмінку, а посада і прізвище ад­ресата — у давальному, наприклад:

Міністерство внутрішніх справ України Управління кадрів

Головному спеціалісту Тарасюку В.І.

Адресуючи документ керівникові установи або його заступни­ку, назву установи включають до складу назви посади адресата, наприклад:

Віце-президенту ЗАТ «Надія» Семенченко Н.П. або

Директору заводу «Темп» Таргонському І.І.

У разі необхідності в реквізиті «адресат» можуть вказуватися почесне звання, військове звання, вчене звання, науковий сту­пінь адресата, наприклад:

Європейський університет

Завідуючому кафедри маркетингу

проф. Луцію О.П.

Надсилаючи документ багатьом однорідним установам, адре­сата зазначають узагальнено в давальному відмінку множини, наприклад:

Директорам підрозділів або

Керівникам дочірніх компаній

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Сло­во «копія» перед позначенням другого, третього і четвертого ад­ресатів не вказується. При направленні документа більш ніж за чотирма адресами складається список на їх розсилання і на кож­ному документі зазначається тільки один адресат.

До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну ад­реси установи повинні відповідати поштовим правилам пошто­вого зв'язку [39].

Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в та­кій послідовності (встановлена правилами надання послуг пош­тового зв'язку):

♦ назва організації-адресата (для юридичної особи) або пріз­вище, ім'я та по-батькові чи ініціали (для фізичної особи);

♦ назва вулиці, номер будинку, корпусу, номер офісу чи квартири;

♦ назва населеного пункту (міста, селища міського типу, села тощо);

♦ назва району, області;

♦ назва країни (для міжнародних відправлень);

♦ поштовий індекс.

Такий порядок поширюється також на написання поштової адреси у реквізитах «Довідкові дані про організацію», «Адресат». Наприклад:

ТОВ «Видавничий дім «ДІЛО»,

вул. Осіння 3, Київ, 03035

Директору агенції «СВІТОЧ»

Петренку О. С

просп. Правди, 98, оф. 1201, м. Полтава, 36012

Повна поштова адреса зазначається в разі направлення доку­мента разовим кореспондентам, наприклад:

Редакції наукового журналу «Економіка і управління»

бульв. Акад. Вернадського, 16-в, Київ, Україна, 03115

Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у на­зивному відмінку прізвище, ім'я, по-батькові (або ініціали) адре­сата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Хмелик Анатолій Петрович

вул. Очаківська 27, кв. 10 м.

Коростишів Житомирська область

Україна, 02048

або

Слюсаренко Геннадій Анатолійович

вул. Жовта, буд. 12, кв 2

с. Плюти Обухівський р-н, Київська область

Україна, 07401

Крапки і коми в кінці рядків поштової адреси допускається не ставити.

Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на доку­менті не проставляється. У таких випадках застосовують конверти із завчасно надрукованими на них адресами, які відправляють згід­но зі списками розсилання.

Зазначення на документі кількох адрес має на меті поінфор­мувати кожного одержувача про осіб в установах, яким його од­ночасно відправлено.

Особливості офіційно-ділового стилю документів.

Офіційно-діловий стиль (ОДС) — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, гро­мадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою літературності.

Дата добавления: 2015-05-08