Основні об’єкти роботи з базами даних. Запити, форми, звіти

У сучасній СУБД поруч із найпростішими засобами пошуку і фільтрування даних з однієї або кількох пов'я­заних таблиць використовуються зручні, гнучкі та могут­ні засоби — запити. За їх допомогою можна виконувати обчислення, поновлювати дані в таблицях, додавати або вилучати записи. При цьому результати виконання запи­ту подаються в зручному вигляді — у формі таблиці. За­пит можна будувати з використанням тимчасової табли­ці, створеної за допомогою іншого запиту.

Засобами запиту можна:

• вибрати записи, для яких виконуються умови відбо­ру з кількох таблиць;

• вставити у підсумкову таблицю додаткові поля і в разі потреби виконати для них обчислення;

• згрупувати записи з однаковими значеннями в пев­ному полі;

• на основі пов'язаних таблиць створити нову таблицю;

• вилучити з пов'язаних таблиць записи, що відпові­дають певним умовам, і т. ін.

У СУБД MS Access залежно від задачі, яка розв'язу­ється, може бути створено кілька видів запитів, кожний із яких має свою піктограму:

— запит на вибірку, що забезпечує вибір даних із пов'язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалі­зації інших запитів;

— запит на створення таблиці, який ґрунтуєть­ся на запиті на вибірку і забезпечує формування та запов­нення нової таблиці;

— запит на поновлення, що дає змогу вносити змі­ни в групу записів, які відбираються за допомогою запиту на вибірку;

— запит на додавання, за допомогою якого запи­си з таблиці результату запиту додаються в таблиці бази даних;

— запит на вилучення, що забезпечує вилучення записів з однієї або кількох пов'язаних таблиць.

Основою будь-якого запиту є запит на вибірку. Результа­ти виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, яка формується на підставі умов відбору. Поля таблиці визнача­ються користувачем і зазначаються на бланку запиту.

Запити на вибірку і створення нової таблиці не змінюють змісту таблиць бази даних, а після виконання запитів на поновлення, додавання та вилучення дані в таблицях змінюються.

Створення запиту розпочинається з клацання на кноп­ці « Запросы » розділу «Объекты» вікна бази даних, внаслідок чого на екрані з'являється нове вікно. У ньому можна обрати режим створен­ня запиту — Конструктором чи за допомогою Майстра.

Форми та їх застосування. Є два основні способи подання даних з БД для візуального огляду:

1) у вигляді таблиці;

2) у вигляді форми.

Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.

У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм.

За допомогою форми можна завантажувати да­ні у пов'язані таблиці, переглядати і корегувати дані. Пра­цюючи з формою, користувач може додавати та вилучати записи в таблицях, змінювати значення даних у полях, одер­жувати розрахункові дані, а також контролювати дані, що вводяться.

Конструкцію форми визначає користувач. При цьо­му він вказує, з яких таблиць і вміст яких полів треба відображати, які графічні елементи мають бути включе­ними у форму. З цими графічними елементами можна пов'язати:

• перегляд записів і їх оброблення (додання, вилучен­ня, друкування, відновлення);

• роботу з формою (відкривання, закривання, друку­вання і т. ін.);

• роботу зі звітами (перегляд, уведення до файла, дру­кування і т. ін.);

• роботу з додатками (запускання додатків Word, Excel тощо, вихід із них), а також інші дії.

Усі відомості у формі містяться в елементах керуван­ня — об'єктах форми, які служать для виведення даних на екран, виконання макрокоманд або оформленню фор­ми. Наприклад, поле можна використати для виведення на екран у формі, кнопку — для відкривання іншої фор­ми, а лінію або прямокутник — для поділу та групуван­ня елементів керування, щоб вони краще сприймалися користувачем.

У Microsoft Access є такі типи елементів керування: поле, напис, група, перемикач, позначка, вимикач, поле зі списком, список, кнопка, рисунок, приєднана рамка об'єк­та, вільна рамка об'єкта, набір вкладок, підпорядкована фор­ма, розрив сторінки, лінія, прямокутник і додаткові еле­менти ActiveX.

Для конструювання нової форми у вікні бази даних слід вибрати вкладку «Формы» й активі­зувати команду Создать, внаслідок чого на екрані з'явить­ся діалогове вікно «Новая форма». Воно дає змогу вибирати такі режими конструювання:

• ручний, коли за допомогою Конструктора створю­ють порожню форму, в яку вручну додають нові по­ля таблиці;

• діалоговий, коли за допомогою Майстра будують фор­му за принципом «запитання — відповідь»;

• за умовчання, коли форму конструюють у режимі «Автоформа»;

• режим діаграм, коли запускають Майстер, який за­безпечує подання числових табличних даних у гра­фічному вигляді;

• режим зведених таблиць, коли створюють форму зі зведеною таблицею Microsoft Excel.

Звіти — це певним чином вибрані й оформлені дані. Вони призначені для оформлення потрібних даних з бази згідно з вимогами замовника чи існуючих стандартів і виведення їх на папір. Є такі засоби створення звітів: 1) конcmpyкmoр; 2) майстер звітів; 3) автозвіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформлюють його вручну за допомогою конструктора.

Звіт може складатися з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме:

♦ заголовок звіту;

♦ верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);

♦ заголовок групи (якщо записи групуються за групами);

♦ ділянка даних;

♦ нижній колонтитул;

♦ примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, кнопки тощо. Дані редагувати у звіті не можна.

41. Засоби підготовки і проведення презентацій. Програма Microsoft PowerPoint.

Для розроблення презентацій мультимедіа найпошире­нішою є програма PowerPoint, яка вхо­дить до складу інтегрованого пакета MS Office. За допомо­гою цього додатка розроблюють презентації, що складають­ся з наборів слайдів, у яких текст поєднується з графічними об'єктами, фотокартками, звуком, відео- та мультиплікацій­ними ефектами. Слайди можна подати як у суворій чорно-білій гамі, так і у вигляді кольорових зображень. Для цього використовують шаблони оформлення, створені професійни­ми дизайнерами.

Слайди можуть містити: текст; таблиці; діаграми, у тому числі організаційні; рисунки; відеокліпи; звуковий супровід (музику або голос); гіперпосилання на інші слайди та документи (пре­зентації, таблиці, діаграми тощо, які знаходяться на даному комп'ютері або в Інтернеті).

Окремі об'єкти слайдів можуть мати ефекти анімації.

Оскільки PowerPoint є складовою Microsoft Office, то, готуючи презентацію, можна використовувати фрагменти документів Word, електронних таблиць і діаграм Excel, даних Access. Створені в PowerPoint слайди можна відра­зу переглянути і, при потребі, змінити.

Презентації PowerPoint демонструють:

• на моніторі для невеликого кола осіб (у тому числі в Інтернеті);

• на екрані за допомогою мультимедійного проекто­ра;

• на екрані за допомогою епідіаскопів, використовую­чи прозорі плівки;

• на екрані за допомогою діапроекторів;

• як роздруки на папері.

Залежно від способу реалізації на комп'ютері розріз­няють такі види презентацій:

• зі сценарієм;

• інтерактивні;

• автоматичні.

Презентація зі сценарієм — це традиційна презента­ція зі слайдами, доповнена засобами показу кольорової графіки й анімації з виведенням відеоматеріалу на вели­кий екран або монітор. У ній є можливість під час показу вносити зміни у процес демонстрації, а також використо­вувати титри, що пливуть по екрані і містять додаткові пояснення.

Презентація зі сценарієм є найпоширенішим видом мультимедійних презентацій.

Інтерактивна презентація — це діалог користувача з комп'ютером, під час якого користувач приймає рішення, який матеріал для нього важливий, і за допомогою миші або натисненням на клавіші вибирає на екрані потрібний об'єкт. По тому комп'ютер видає інформацію, на яку надійшов запит.

Автоматична презентація — це закінчений інформацій­ний продукт. Його можна перенести на відеоплівку, диске­ту, компакт-диск і розіслати потенційним споживачам.

Залежно від сфери застосування розрізняють такі ти­пи презентацій:

• торгові;

• маркетингові;

• навчальні.

Торгові презентації дають змогу розповісти, які потре­би споживача задовольняє товар і які переваги він має, а також за короткий термін надати потенційному покупцю всю необхідну інформацію.

Маркетингові презентації використовують під час підготовки умов для майбутніх торгових презентацій. Во­ни призначені для масової аудиторії споживачів (проводяться на виставках-ярмарках або в офісі покупця), для агентів з продажу тощо.

Щоб зосередити увагу на компанії та її продукції, у презентації можна об'єднати графіку, анімацію, відео і звук.

Прикладом маркетингової презентації є рекламні ро­лики на телебаченні.

Навчальні презентації. Ці презентації використовують викладачі задля того, щоб зручно і наочно подати матеріал. Приклади навчальних презентацій:

• презентація-семінар (ознайомлення із новою продук­цією; порівняльний аналіз продукції, що випуска­ється; огляд поточного стану ринку; форма навчан­ня студентів чи надомних працівників);

• презентація для самоосвіти (інтерактивна система, за допомогою якої можна отримати відомості про товар, компанію, ринок, конкурентів тощо);

• презентація-порада (інструктаж для викладача або лектора щодо правильного проведення презентації тощо);

• презентація для клієнтів корпорації (навчальні чи тематичні диски, які розсилаються на замовлення, та ін.).

PowerPoint є складовою частиною Microsoft Office, то­му він має риси, спільні з іншими додатками Office. На­приклад, запустити PowerPoint можна так само, як і будь-який інший додаток — або через меню Пуск, або за допо­могою панелі Office, або подвійним клацанням на його ярлику чи підготовленій раніше презентації.

PowerPoint використовується для створення презента­ції та її показу. В режимах підготовки презентації (зви­чайному, структури, слайдів і сортувальника) вікно PowerPoint за структурою нагадує вікна інших додатків, тобто має смугу заголовка, рядок меню, панелі інструментів, робочу ділянку і рядок стану. Особливістю вікна PowerPoint у цих режимах є те, що зліва від горизонтальної смуги про­кручування є кнопки режимів перегляду слайдів. Ці кнопки дублюють відповідні команди меню Вид і схожі на аналогічні кнопки Word. У режимі показу слайдів вік­но займає весь екран, і в ньому можна переглянути тільки один слайд.

PowerPoint має кілька режимів роботи.

Звичайний режим. У цьому режимі робоча ділянка вік­на PowerPoint складається з ділянок слайда, структури і нотаток. Розміри кожної з них можна змінюва­ти. На ділянці структури відображаються номер, назва слай­да і текст, що міститься в ньому. Натиснувши на кнопку зліва від номера, можна зразу ж перейти до роботи з відпо­відним слайдом, який з'являється на ділянці слайда. Сюди можна вставляти також рисунки, фільми, звуки, ефекти ані­мації й гіперпосилання. Текст вводиться і до ділянки струк­тури, і до ділянки слайда.

Режим структури. У цьому режимі перевага надається ділянці структури. Інші ділянки подаються у зменшеному вигляді. Тому його використовують, щоб ознайомитися зі структурою всієї презентації і, при потребі, змінити її (шляхом переміщення розділів, їх вилучення, редагування тексту тощо).

Режим слайдів займає всю робочу ділянку. Використо­вується для створення і зміни поточного слайда.

Режим сортувальника. Тут на робочій ділянці Po­werPoint відображається вся презентація. При­чому кожний слайд виводиться в зменшеному вигляді. Ось чому його використовують для перегляду послідовності, у якій розташовано слайди в презентації, а також щоб перейти до роботи з певним слайдом. Для цього досить двічі клац­нути на ньому. У режимі сортувальника зручно переміщати окремий слайд на інше місце презентації, перетягуючи його мишею. Тут також є змога додавати нові слайди перед виділеним або видаляти виділений слайд, натиснувши кла­вішу <Delete>. На етапі підготовки демонстрації цей режим використовується, щоб задати інтервали часу для показу кожного слайда й встановити анімаційні ефекти при переході від одного слайда до іншого.

Режим показу слайдів призначений для демонстрації пре­зентації. У ньому кожний слайд виводиться на весь екран.

Використовуючи кнопки можна переключа­тися з одного режиму в інший під час підготовки і де­монстрації слайдів, а також при внесенні і зміні нотаток. Оскільки в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнято весь екран, то вийти з нього можна, натиснувши клавішу <Esc> або обравши відповідну команду з контекст­ного меню, що викликається клацанням правою клавішею миші на будь-якому місці слайда.

Завершують роботу в PowerPoint, закриваючи його вікно.

Дата добавления: 2015-05-07