Элементы коммуникационного процесса и его этапы

Коммуникации в организациях – это сложный, динамичный и продолжающийся процесс, состоящий из посылающего и принимающего источника, устных и письменных посланий

Каким же образом осуществляются коммуникации в организации?

Традиционно выделяют пять основных элементов коммуникационного процесса:

· Отправитель-коммуникатор – лицо, генерирующее идеи или соображения информацию и передающее ее (центральный субъект, инициирующий коммуникативный процесс).

· Сообщение – информация, закодированная с помощью символов.

· Средство – способ кодирования и передачи сообщения. Коммуникация может осуществляться с помощью, как вербальных средств (письменные тексты, диаграммы, графики, схемы, устная речь), так и многочисленных невербальных (особенности произношения, тембр, громкость, высота голоса, темп речи, паузы между словами, фразами; взгляд, его направления, частота контакта глаз; поза, жесты, мимика, телодвижения и т.д.)

· Канал – маршрут или технология передачи сообщения. К наиболее часто используемым каналам управленческих коммуникаций относятся деловые переговоры, совещания, документы, электронные средства связи, беседы по телефону, видеоматериалы, конференции, презентации, деловые приемы и т.д. Устойчивые двусторонние и односторонние каналы в организации образуют коммуникационную сеть. Она опирается на внутриорганизационное общение и в основном носит неформальный характер, как и общение в небольшом коллективе в целом.

Коммуникативные каналы различаются по объему пропускаемой информации (Приложение 3). Новые технологии, в свою очередь, обусловливают появление новых каналов коммуникаций, которые либо действенны, либо более портативны. И, тем не менее, качество осуществляемой с их помощью коммуникации по-прежнему определяют люди, находящиеся на противоположных сторонах канала.

Емкость коммуникационного канала определяется числом видов и средств общения. К примеру, общение по телефону, электронная почта ускоряют процесс коммуникации, но в них отсутствует «эффект присутствия». То есть невозможность использования элементов невербального присутствия (поза, речь, жесты, контакт глаз). Это ограничивает возможности отправителя-коммуникатора сообщения. Впрочем, ни один из способов коммуникации не является универсальным. У каждого – свои недостатки и свои достоинства. Выбор того или иного канала или сочетание их зависит от конкретных обстоятельств.

· Получатель-реципиент – это лицо, которому предназначена информация и которое декодирует ее.

Таким образом, мы рассмотрели все элементы коммуникационного процесса.

Однако, для того, чтобы полнее понять его механику целесообразно рассмотреть функции отправителя-коммуникатора и получателя-реципиента в процессе осуществления коммуникации или этапы прохождения информации (рис. 1).

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. При этом важно помнить, что идея не трансформирована в слова и не приобрела формы, необходимой для обмена информацией.

Следующим этапом осуществления коммуникации являются кодирование и выбор канала. Замысел коммуникатора нужно перенести на язык коммуникации, т.е. язык, понятный конкретным исполнителям. Отправитель с помощью символов кодирует управленческую идею, используя для этого вербальные и невербальные средства. Кодирование идеи

Формулирует или отбирает

Кодирует или выбирает канал

Передает по каналу

Декодирует

Рис. 1. Основные этапы коммуникационного процесса.

превращает ее в коммуникационное сообщение. Далее предстоит выбрать канал для передачи информации, совместимый с типом символов ее кодирования.

Третий этап коммуникации – передача информации (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. В данном случае речь идет всего лишь о физической передаче, которые многие по ошибке принимают за процесс коммуникаций как таковой. Получатель сообщение декодирует или, иными словами, воспроизводит его смысл. Если он что-то недопонимает, то маловероятно, что совершит действие, какое от него ждет отправитель сообщения.

Последним и наиболее важным этапом коммуникационного процесса является установление обратной связи. То есть отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Последний проходит все стадии обмена информацией для передачи отклика своему изначальному отправителю, который теперь выступает в роли получателя. Значение обратной связи в процессе обмена информации очень высоко, так как она является единственным способом оценки эффективности коммуникации.

Там, где не налажена обратная связь при обмене информацией, налицо снижение эффективности управленческих решений. То же наблюдается при блокировании по разным причинам обратной связи между работником и руководителем. Руководитель, лишенный достоверной информации, оказывается как бы изолированным от управленческого процесса.

Двусторонний обмен информацией, хотя и протекает медленно, безусловно, эффективнее одностороннего (обратная связь отсутствует). Он более точен, снимает напряжение в управленческом процессе, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщения.

Таким образом, проведенные исследования позволяют нам определить, что коммуникации являются важнейшей частью управленческого процесса, т.к. само управление осуществляется посредством коммуникаций.

Коммуникация определена нами как обмен идеями, мнениями, информацией в устном и письменном виде посредством различных символов или действий.

Управленческие коммуникации являются процессом, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным ее индивидуумам за ее пределами.

Коммуникации в организации подразделяются по видам: вертикальные и горизонтальные. В свою очередь, вертикальные делятся на нисходящие и восходящие (в зависимости от направленности информационных потоков, проходящих по иерархической лестнице). Горизонтальные коммуникации видятся более эффективными, т.к. происходят между структурными подразделениями и отдельными членами организации, и в процессе обмена информацией ее теряется меньше всего именно при горизонтальной коммуникации.

Кроме того, в последнее время выделяется еще и такой вид коммуникаций как интерактивные коммуникации, когда работники организации участвуют в процессе управления, взаимодействуя друг с другом напрямую в различных рабочих группах и комитетах.

Помимо этого коммуникации разделяют также на формальные (которые зависят от структуры организации) и неформальные (коммуникации, которые происходят между работниками вне зависимости от их принадлежности к структурным подразделениям).

Управленческие коммуникации, как и коммуникации вообще, имеют 5 основных элементов: отправитель-коммуникатор, сообщение, средство передачи сообщения, канал и получатель-реципиент.

Кроме того, коммуникационный процесс подразделяется на 4 этапа: формулирование идеи или отбор информации для передачи; далее следует кодирование информации, которое превращает ее в коммуникационное сообщение; передача информации получателю; последний и наиболее важный этап – установление обратной связи.

Все эти факторы являются важной и неотъемлемой частью коммуникаций в организации.

Глава 2. Преграды, препятствующие эффективному

Дата добавления: 2015-05-10