Тема: Визначити мету і завдання дослідження теми «Історія документознавства». Скласти перелік методів які можна застосувати при розробленні документа та охарактеризувати

Миколаїв-2012

САМОСТІЙНА РОБОТА

Международные стандарты в области качества программных изделий

з навчальної дисципліни «Документознавство»

на тему «Історія документознавства»

Виконав:

студентка ДМ-41

денної форми навчання

Жирова Марія

Викладач:

к.п.н., доцент

Сидоренко А.І.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение - со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий, прежде всего в современной социальной среде.

Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между документоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются, прежде всего, в том, что книга - объект книговедения - предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

· теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;

· обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;

· формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документированной информацией;

· развитие, совершенствование информационной культуры человека.

Свои задачи документоведение решает совместно с другими, преимущественно прикладными, дисциплинами документоведческого цикла, для которых оно является теоретической базой. К их числу относятся:

· организация и технология документационного обеспечения управления (делопроизводство), изучающая непосредственно организацию работы с документами: приём, распределение, регистрацию, справочную работу, поиск необходимых документов и т.д. (К сожалению, многие ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством, ошибочно смешивая эти две дисциплины);

· документная лингвистика;

· организация секретарского обслуживания и некоторые другие.

Методика складається з 8 етапів:

1. попереднє дослідження (етап А);

2. аналіз напрямків ділової діяльності (етап В);

3. встановлення вимог до службових документів (етап С);

4. оцінка існуючих систем (етап D);

5. визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації (етап Е);

6. розроблення документаційної системи (етап F);

7. впровадження документаційної системи (етап G);

8. аналіз після впровадження системи (етап Н)⁵.

Описання кожного етапу в стандарті ISO містить формулювання його мети та зміст очікуваних результатів, а для окремих етапів вказано також, які дії потрібно здійснити для його реалізації. Фактично це стислий виклад методики, запропонованої австралійськими архівістами. Її часто називають абревіатурою 'DIRКS' (від початкових літер англійською мовою слів її назви - Designing and Implementing Recordkeeping Systems - розроблення та впровадження документаційних систем). Повний виклад методики розміщений на веб-сайті Національного архіву Австралії6. Його матеріали використано для детальнішого аналізу методики розроблення та впровадження документаційних систем, рекомендованої міжнародним стандартом з керування документацією.

Для методики DIRKS застосовано модель процесу розроблення "водоспад", для якої характерно повне завершення попереднього етапу перед початком наступного. Це традиційна методологія, яку використовують для розроблення, експлуатації та заміни систем, що забезпечують діяльність організації. Їй притаманні ряд характеристик, а саме:

1. Загальний характер - вона надає настанови щодо того, які дії повинна зробити організація для розроблення системи, але не надає рекомендацій щодо того, який вигляд повинні мати ці системи.

2. Багатофазність - для неї характерна наявність ряду етапів, які можна виокремити і які відображають позитивні зрушення у процесі розроблення системи. Кожний з цих етапів можна розглядати як індивідуальний проект. Залежно від характеру проекту етап може набувати більшого або меншого значення.

3. Системність - вона визначає структуровану систему дій, що зменшує до мінімуму ризик оминути увагою під час здійснення проекту розроблення системи вирішення певних важливих питань.

4. Гнучкість - окремі етапи та їх послідовність можуть бути пристосовані до певних проектів. Наприклад, етапи можна здійснювати послідовно, одночасно, з різним рівнем деталізації або повторювати, щоб розробити прийнятні системи. Проект може відповідати потребам всієї організації, окремих виробничих підрозділів або робочих груп.

5. Циклічність - вона пристосована до постійно триваючого процесу змін, еволюції та перероблення, коли деградація однієї системи забезпечує імпульс до розроблення нового проекту, що веде до модифікації існуючої системи або її заміни (звідси концепція "життєвого циклу").

6. Повторюваність, багатократність - кожний етап має специфічні продукти та "комплектуючі вузли", що є складовими документації системи та надають інформацію для наступних етапів. У деяких випадках однакові дії здійснюють на різних етапах для досягнення різних цілей.

7. Прозорість - рекомендовано документувати кожну дію процесу розроблення системи. Ця документація слугує різним цілям і має різний формат та зміст, а саме: вона є засобом керування процесом розроблення; забезпечує основу для наступних етапів; забезпечує дублювання для системи на її операційній фазі; робить можливим порівняння очікуваного та справжнього функціонування системи; формує основу для навчання користувачів; забезпечує засоби комунікації із зацікавленими сторонами під час реалізації проекту; на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

8. Мультидисциплінарність - кількість членів проектної групи та їх фахові навички можуть значно відрізнятися залежно від проекту розроблення системи та специфічного характеру кожного етапу. До групи можуть входити інформаційні менеджери, спеціалісти з питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представники користувачів. Незалежно від того, як здійснюється проект - силами організації чи за допомогою зовнішніх консультантів, участь двох останніх груп фахівців є обов'язковою.

9. У центрі уваги знаходиться користувач. Підкреслено участь користувачів у процесах визначення й аналізу напрямків ділової діяльності, процесів і потреб та у прийнятті рішень з метою поліпшення практичної діяльності. До користувачів віднесено як працівників, які створюють, зберігають та здійснюють пошук даних безпосередньо в системі, так і тих, хто користується інформацією, одержаною із системи іншими. Залучення користувачів збільшує можливість успішного впровадження системи.

10. Проектний підхід. Це означає, що посиленої уваги потребує планування проекту, менеджмент ресурсами (фінансами, персоналом, часом), менеджмент ризиками та оперативне внесення змін. Контрольні показники надають можливість переглянути або призупинити реалізацію проекту.

Залежно від cформульованої мети методологію DIRKS використовують по-різному. Підхід, що передбачає послідовне здійснення етапів від А до Н, є всебічним та пропонує значні переваги, але водночас він є високовартісним, на розроблення витрачається багато часу і він не завжди відповідає поточним потребам організації. Користувачі можуть використати ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам організації.

Перейдемо до детального розгляду кожного етапу.

Дата добавления: 2015-05-10