Разрабатываем календарный план проекта, смету и бюджет

Ну что, продолжим планирование проекта?

Возможно, Вы уже видели различные формы заявок в фонды и, наверное, обратили внимание, что практически в каждой из них есть разделы «Календарный план», «Смета» (или «Бюджет»).

Четко составленный календарный план поможет Вам грамотно спланировать реализацию проекта и держать его под постоянным контролем. Календарный план составляется на основе логико-структурной матрицы.

Разработка календарного плана, как правило, включает в себя следующие основные моменты:

· представление всего списка мероприятий по проекту;

· определение начала и общей продолжительности проекта и отдельных его этапов;

· установление начала и времени выполнения каждого мероприятия;

· определение логической последовательности и взаимозависимости мероприятий;

· распределение ответственности участников проекта за конкретные мероприятия.

Есть разные способы оформления календарных планов проектов. Самая распространенная, удобная и наглядная форма – график Гантта. Кроме того, именно в такой форме просят представлять календарный план многие фонды.

Имея логико-структурную матрицу и календарный план, можно приступать к планированию расходов на реализацию проекта и составлять смету. Помните, в логико-структурной матрице был специальный раздел, который называется «Ресурсы»? При составлении сметы проекта ресурсы, необходимые для выполнения проекта, должны быть распределены в специальную табличную форму по категориям расходов, единицам измерения, стоимости каждой единицы и общего количества требуемых единиц для всего проекта. После заполнения такой таблицы получается смета проекта. Следующим важным шагом является планирование расходов по времени, т.е. составление бюджета проекта.

Смета и бюджет – это финансовая часть проекта и проектной заявки, поэтому при составлении этих документов нужно быть особенно точным. Неточности в смете и бюджете, даже при том, что в остальной части заявки у Вас все безупречно, могут превратить всю Вашу работу в «макулатуру», если заявка будет отклонена по причине неточностей в смете, или в большую головную боль, когда при реализации проекта возникнут проблемы, связанные с ошибками в расчетах.

Многие фонды (кстати, фонд – это, в первую очередь, финансовая организация) знакомство с проектом начинают с тщательного изучения финансовой части заявки (параллельно с изучением содержательной части проекта). И даже при наличии хорошо проработанной содержательной части, неправильно указанная стоимость выполнения мероприятий, ошибки и неточности в расчетах могут привести к отказу профинансировать проект.

Кроме того, не стоит забывать о том, что рано или поздно нужно будет составлять финансовую отчетность в процессе реализации и по завершении проекта, а грамотный план распределения финансов по статьям расходов и времени будет Вашим хорошим помощником в этом деле.

Таким образом, во время планирования проекта разрабатываются четыре документа, которые впоследствии будут определять весь ход его реализации:

· логико-структурная матрица;

· календарный план;

· смета;

· бюджет.

Весь этот комплект позволяет не только получить четкий план выполнения проекта, но и:

· составить грамотную и убедительную заявку на грант даже в том случае, когда не все эти документы являются ее составными частями;

· повысить шансы организации-заявителя выиграть грант;

· в ходе выполнения проекта определить соответствие происходящих и запланированных событий (осуществлять эффективный мониторинг);

· и, наконец, доступно объяснить проектному коллективу суть проекта.

А о последнем (и не только) мы поговорим в следующей части нашего курса, которая посвящена организации эффективной работы проектной команды.

Дата добавления: 2015-05-10