Ділове листування

Листування й досі лишається одним із основних і найпо­ширеніших засобів зв'язку між людьми. Програючи телефо­нові, телексу, телефаксу, комп'ютерному зв'язку у швидкості передачі інформації, лист має безперечні переваги, коли справа стосується обсягу повідомлення, ґрунтовності викладу аргументів, особистісних прикмет його форми і змісту, до то­го ж це порівняно дешева форма спілкування.

Листи - то наші думки й наміри, матеріалізований на папері вияв уваги до людини, люб'язного ставлення до на­вколишніх. Не випадково з давніх часів уміння листуватись було мистецтвом, кращі зразки якого дали початок епістоля­рному жанрові в літературі - у формі листів писались філо­софські й політичні трактати, вірші, новели, навіть романи.

У ділових відносинах вагома роль відводиться діловому листуванню.

Ділові листи можуть бути офіційними і неофіційними, або формальними і неформальними.

Неформальними листами обмінюються люди, які добре знають одні одних. Такий лист може бути написаний від ру­ки, в ньому допустима довільна форма звертання (''Дорогий друже!")

Офіційний лист, за деякими винятками, має бути надру­кований.

Офіційне ділове листування вимагає дотримання певних формальностей.

Діловий лист має бути бездоганний у всіх відношеннях, бо навіть незначне недотримання правил може призвести до зміни його змісту, смислових акцентів, тону чи й до втрати ним юридичної сили. Мовний етикет набуває особливої ваги, якщо лист надсилають за кордон, де не узвичаєно ставити пе­чатку на комерційних документах, досить одного підпису уповноваженої особи навіть на замовленнях, звітах і гаран­тійних листах. Юридично правильно оформлений, однозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, написаний довершеною в стилістичному й орфографічному відношеннях мовою на виготовленому друкарським способом чи за допо­могою комп'ютера бланку з позначенням усіх реквізитів лист - запорука успіху справи, бо сприятиме створенню доброго враження про вас і вашу діяльність на перших (безособистісних) етапах спілкування з вітчизняним чи зарубіжним парт­нером.

І хоч останніми роками стиль ділового листування значно спростився, наблизившись до приватної кореспонденції й на­віть до розмовної мови, проте ще лишається досить умовнос­тей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосу­ється структури ділового листа: логічних елементів змісту та правил оформлення його.

Фахівці з" проблем культури ділового мовлення пропону­ють таку схему побудови змісту службового листа: вступ, до­казові висновки й закінчення. Використання всіх названих компонентів у тексті ділових листів (які за функціональними ознаками поділяють на такі, що вимагають відповіді - це лис-ти-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги; і такі, що відповіді не потребують - листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні, рекламні й інформаційні листи, лис­ти - розпорядження).

Вступ має містити виклад причини і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків у них повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним і не­одмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

У діловому листі спочатку слід поговорити про предмет попередніх контактів, потім викласти його основну мету і на завершення висловити надію на подальшу співпрацю. Зрозуміло, це дає змогу поряд з ретельним добором першої фрази й прикінцевих слів у службових листах вживати набір узвичає­них аргументів, готові вислови і звороти на зразок: "На під­твердження нашої телефонної розмови... повідомляємо, що..."; "Підприємство гарантує якість виконаних робіт..."; "На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене..."; "Сподіваємось на подальшу співпрацю..." Текст листа скла­дають не від першої, а від третьої особи (до того ж займенни­ки замінюють на іменники): "Ліцей повідомляє..."; "Редакція надсилає...".

Етикету ділового спілкування слід суворо дотримуватися, якщо ви хочете зберегти добрі стосунки із зарубіжними парт­нерами.

Які ж ці вимоги?

Ділові листи друкуються на машинці, тепер найчастіше на комп'ютері, на спеціальних бланках фірми чи організації, виготовлених друкарським способом.

Бланк містить назву і адресу відправника, номери теле­фонів, факсів. Ця інформація має легко читатись, бути офор­мленою професійним дизайнером. Зовнішній вигляд бланка, рівень поліграфічного виконання, якість паперу свідчать про солідність фірми.

Реквізити на бланку для листування з іноземцями, як пра­вило, мають бути продубльовані англійською мовою.

Ділові листи пишуть тільки на одній стороні паперу.

Якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці його пишуть: "з продовженням". У міжнародній діловій практиці текст, як правило, вміщують на одній сторінці.

Для нумерації використовуються арабські цифри. Витри­муються поля зліва (для підшивання) і справа. Текст друку­ється через два або півтора інтервали. Звернення до адресата слід писати без абзацу.

Виправлення в тексті листа не допускається.

Листи пересилаються у фірмових конвертах. Лист може бути складений у конверті не більше одного разу текстом досередини. Для особливо важливих листів використовують конверт такого формату, щоб лист не згинати. На конверті, як правило, розміщують усі реквізити фірми, включаючи фі­рмовий знак.

Великі конверти, в яких відправляють листи незігнутими, мають бути виготовлені з твердого паперу, щоб листи не зім'ялись під час пересилання.

Траурні конверти (з чорною підкладкою всередині) слід використовувати тільки за прямим призначенням.

Резолюції на одержаній кореспонденції ставлять тільки олівцем. Якщо чорнилом - то резолюція має бути на окремо­му листку, який підколюється до листа."

Відповідь на телеграфний запит має бути відправлена про­тягом трьох днів. На лист - протягом десяти днів. Якщо немає можливості вчасно дати детальну вичерпну відповідь, то слід протягом трьох днів повідомити, що листа отримано, а остато­чну відповідь дати не пізніше ніж через тридцять днів.

В цілому діловий лист має такі складові: заголовок, дату, назву І адресу одержувача листа, вступне звертання, вказівку на загальний зміст листа, основний текст, заключну формулу ввічливості, підпис. Структура листа дозволяє також включа­ти посилання на конкретних осіб, дані про наявність копій.

Заголовок ділового листа - це назва і адреса фірми-відправника (надруковані друкарським способом на фірмо­вому бланку).

Дата ставиться справа, двома інтервалами нижче заголо­вка. Скорочення дату міжнародному листуванні не допуска­ється. Місяць і число року пишуть повністю. Дата зазначає день відправлення листа.

В адресі й даті крапки не ставлять. Якщо ви знаєте посаду чи титул адресата, доречно вказати їх. Після зазначення адре­сата може бути коротко викладений зміст листа (приміром: На Ваш лист від 07.06.1999).

Вступне звертання є загальноприйнятою формою ввічли­вості - щось на зразок привітання. Його пишуть зліва, під адресою, обов'язково в окремому рядку. Вживають такі форми звертання до службової особи: "Пане...", "Шановний пане!". "Вельмишановний добродію!". Звертання до службової особи завершують знаком оклику, щоб наголосити на його значу­щості, перше слово пишуть з великої літери, з абзацу.

Своєрідним "до побачення" ділового листа є його прикі­нцева формула ввічливості, яка має відповідати звертанню. Звичайно пишуть: "З повагою", "Щиро Ваш(і)". Підпис має супроводжуватися прізвищем автора із зазначенням його по­сади й звання, віддрукованими на машинці під його підписом від руки. У листі до зарубіжного адресата підпис, прізвище і посада розміщуються один під одним, тобто зверху вниз, а не окремим рядком. Якщо до листа мають бути додатки, то про характер і розмір їх повідомляють унизу листа, зліва.

Зважати на формальні моменти в діловому листуванні вкрай важливо. Скажімо, рекламний лист з пропозицією пев­них товарів та послуг має справляти психологічний вплив на свого майбутнього споживача. Зрозуміло, він повинен місти­ти переконливу розповідь про якість запропонованих проду­кції чи послуг, яка завершується комерційною пропозицією. Рекламний лист має ще й представляти вашу фірму, тому га­рно віддрукований. Інформаційний лист з пропозицією конк­ретного товару чи послуги, доданий буклет з доданим описом їх, наявність торгової марки й поворотного купона-замовлення свідчитимуть про вас як про солідного партнера з міцним фінансовим становищем і сприятимуть укладенню взаємовигідної угоди.

Чи вестимете ви ділові переговори, чи з'ясовуватимете стосунки зі своїми партнерами через листування, - пам'ятайте про потребу бути щирим, торкатися в листі пере­дусім питань, які хвилюють ваших адресатів. Тоді матимете успіх.

Написання листа - це своєрідне мистецтво. Діловий лист повинен бути правильно оформлений, грамотно написаний, однозначний за змістом.

Дата добавления: 2015-05-26