Реквизит 15. Адресат

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части «На № __________от ______», в которую вносят регистрационный номер и дату поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления и издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Данный реквизит содержит сведения о географическом пункте, где зарегистрирована организация, место ее нахождения. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

При адресовании частному лицу может использоваться отечественный формат адреса (664000, г. Иркутск, ул. Сиреневая, 15, кв. 13. Краснову М. Т.) или иностранный формат (Краснову М. Т., кв. 13, ул. Сиреневая, 15, г. Иркутск, 664000).

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Дата добавления: 2015-05-26