Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура ор­ганізації

Критерій 3. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Критерій 2. Масштаби організації.

Доцільно виділити (умовно) такі класи організацій:

— невеликі (десятки-сотні співробітників);

— середні (сотні — тисячі співробітників);

— великі (десятки тисяч співробітників).

Чим більше в організації співробітників, тим складніше ста­ють управлінські Процеси, тим вище зацікавленість керівництва у впровадженні систем електронного документообігу.

Об'єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножи-ни організацій різних типів:

— ЗМІ, архіви;

— малий офіс;

— міністерства, холдинги;

— комерційні фірми.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впрова­дження системи електронного документообігу.

Авторитарний стиль потребує жорсткої ієрархічної структу­ри, суворої субординації, характеризується слабко вираженими зв'язками між підрозділами організації. При впровадженні сис­тем електронного документообігу важливими є функції реєстра­ції документів та контролю виконавської дисципліни

Демократичний стиль вирізняється значним ступенем делегу­вання повноважень та відповідальності, замученістю співробіт­ників до процесу управління. При впровадженні систем електро­нного документообігу потребує спільної роботи з документами, підтримка командної роботи, усунення бар'єрів між структурни­ми підрозділами та ін.

Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впроваджен­ня системи електронного документообігу.

Для систем документообігу основними параметрами є:

— обсяг документообігу;

— швидкість руху документів;

— вартість виконання типових операцій над документами.

Параметр 1. Обсяг документообігу

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефектив­ності від впровадження електро­нного документообігу
Потік вхідних документів	Число документів, що надходять в організацію протягом року	Скорочення витрат на папе­рові документи
Потік вихідних документів	Число документів, що надсила­ються організацією протягом року	Скорочення витрат на папе­рові документи
Обсяг внутрішнього документообігу	Число документів (наказів, роз­поряджень, службових записок, заяв та ін.), які створюються в ор­ганізації протягом року	Скорочення витрат на папе­рові документи
Рівномірність документопотоку протягом року	Типові сезонні коливання кілько­сті вхідних документів, загальна тенденція зміни обсягів, пов'я­зана із збільшенням або скоро­ченням організації, збільшенням або спадом ділової активності	Скорочення витрат на папе­рові документи
Обсяги документообігу у структурних підрозділах	Характеризується розподілом до­кументів між структурними підрозділами	Скорочення витрат на папе­рові документи
Обсяги документообігу за видами документів	Характеризує витрати на обробку певного виду документів	Скорочення витрат на папе­рові документи
Частка контрольних документів	Відношення кількості документів, які ставлять на контроль до загаль­ної кількості документів	Скорочення витрат на папе­рові документи
Середній обсяг документів	Характеризує кількість інформа­ції, яка надсилається у окремому документі. Для документів, що надсилаються комп'ютерними мережами, обсяг вимірюється у Кб, для друкованих — кількість сторінок	Скорочення витрат на папе­рові документи
Середня кіль­кість копій	Для паперових документів до впровадження множу вальної техніки — 5—6 копій (за кількіс­тю резолюцій), із впровадженням копіювальної техніки — доку­мент копіюється до 18 разів	Скорочення витрат на папе­рові документи

Параметр 2. Швидкість руху документів

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Час реєстрації одного документа	Витрачається не більше однієї хвилини	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків
Час передавання одного документа на виконання	Середній час, який проходить з моменту надходження документа в організацію до моменту, коли він опиняється в руках відповідального виконавця (не менше 1 дня)	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час пересилання документа між структурними підрозділами	У невеликих локальних організаціях — кілька хвилин. Чим більш організація, тим більше значення показника (до кількох днів для віддалених підрозділів)	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоківЗміна корпоративної культури організації
Час пошуку документа за відомими атрибутами	При «паперовій» технології— кілька хвилин	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків
Час пошуку документа з невідомими атрибутами	При «паперовій» технології—кілька годин і навіть днів	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час підготовки і узгодження типових документів	Типові документи — проекти наказів, угод, плани роботи та ін При оцінці показника можуть виникнути проблеми, пов'язані з доступністю та достовірністю даних. Можна оцінити, порівнюючи дату підпису відповідного документа і дату одержання першого підпису на листі узгодження	Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації
Час, що витрачається на підготовку типових звітів	На підготовку звітів може витрачатись 30—40% робочого часу	Прискорення інформаційних потоків Зміна корпоративної культури організації

Параметр 3. Вартість виконання типових операцій над доку­ментами

Показник	Характеристика показника	Чинники підвищення ефективності від впровадження електронного документообігу
Вартість робочого часу співробітників	Засоби на оплату праці, оренду виробничих приміщень, податкові виплати	Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників
Вартість ресурсів	Папір, витратні матеріали, принтери, копіювальні апарати, витрати на утримання архіві, амортизаційні відрахування та ін.	Скорочення витрат на паперові документи

Дата добавления: 2015-05-26