Електронний документ

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» Ст. 5. таким чином визначено електронний документ:

Визначення 18

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів елект­ронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є ві­дображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту лю­диною.

Таблиця 7

Вимоги до електронного документа

Електронні документи характеризується такими ознаками:

— електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

— електронні документи мають широкий спектр інформацій­ного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

— форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

— електронні документи можуть мати посилання, які неконтролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

— електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

Визначення 21

Визначення 22

Визначення 23

Особливість електронного цифрового підпису (ЕЦП) полягає у тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного за­хисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою.особистого ключа — спеціального коду, відомого тільки особі, яка підписала документ. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа, тобто підпише електро­нний документ унікальним ЕЦП власника даного особистого ключа. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа — коду перевірки, доступного решті суб'єктів електронно­го документообігу. Цей код унеможливлює підробку ЕЦП автора електронного документа, але надає можливість перевірити його справжність. Отримавши цей код, програма, використовуючи вже згаданий алгоритм, звірить його з отриманим разом з доку­ментом ЕЦП автора. Якщо ці контрольні значення зійдуться, під­пис вважатиметься справжнім, а отриманий документ— ціліс­ним. Відкритий ключ має бути сертифікований центром сертифі­кації ключів.

Запитання для самоперевірки

1.Які основні види інформаційних обмінів наявні в органі­зації?

2. Яким чином будується інформаційна модель організації?

3. За якими критеріями визначається потреба організації у впровадженні електронного документообігу?

4. Які основні параметри, що описують документообіг в організації, визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу?

5. Дати визначення поняття «електронний документ». Назвати його основні характеристики.

6. Які функції виконує електронний документ у системі управління?

7. Назвати основні етапи життєвого циклу електронного документа.

8. Якими законами надається юридична цінність і доказовість електронному документу?

9. Дати визначення поняття «електронний цифровий підпис».

10. Яким чином здійснюється процедура електронного цифрового підпису?

Завдання для самостійної роботи

1. Дослідити, на якому етапі розвитку електронного офісу знаходиться Ваш навчальний заклад.

2. На прикладі Вашого навчального закладу дослідити критерії, які визначають потребу організації у впровадженні електронного документообігу.

3. Навести приклади використання електронних документів в управлінській діяльності.

Рекомендована література

1. Ларин Μ. В. Электронный документооборот: проблемы разработки и внедрения [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: URL www.cryptography.ra. — Загол. з екрану.

2. Курноскина О. Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение. — М.: Альфа, 2005. — 260 с.

3. Баронов В. В. Информационные технологии и управление пред­приятием. М.: ДМК пресс 2005. — 328 с.

4. Саттон М. Дж. Д., Корпоративный документооборот. — СПб.: «БМикро», «Азбука», 2002 г. — 416 с.

5. Киселъова Л. Розділ III. До концепції створення електронних ар­хівів. Деякі правові аспекти визначення характеристик електронних до­кументів [Електронний ресурс]. — Спосіб доступу: URL http://www. archives.gov.ua. Загол. з екрану.

6. ГСТУ 75.11.6-01-98 Інформаційні технології. Система електро­нного документообігу. Надання юридичної сили електронним докумен­там 17.09.98

7. Интернет-портал для управленцев [Електронний ресурс]. — Спо­сіб доступу: URL http://www.management.com.ua. — Загол. з екрану.

Дата добавления: 2015-05-26