Основная. Организация ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях в условиях применения информационных технологий

Организация ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях в условиях применения информационных технологий

Бухгалтерский учет играет важную роль в управлении потоками информации о состоянии|стане| и результатах деятельности бюджетного учреждения. Одним заданий|задач| функционирования системы бухгалтерского учета является обеспечение руководства бюджетного учреждения информацией для принятия решений о |касательно|рациональном и целевом использовании бюджета.

Учетная система предназначена предоставлять информацию, которая|какая| в полном объеме отображает стоимость имущества бюджетного учреждения, результаты распоряжение бюджетными средствами.

Одним из основных путей оперативного получения полной и достоверной| информации о деятельности бюджетного учреждения является использование компьютерных технологий.

Под информационными компьютерными технологиями понимают совокупность| методов и способов поиска, сбора, накопления, хранения|сбережения,сохранения| и обработки информации с применением компьютерной техники.

Информационные технологии являются технико-технологическим средством освоения стратегических информационных ресурсов бюджетного учреждения, которые обусловливают ее успешное развитие. Материализуя информацию, компьютерные системы превращают данные в источники|родники,истоки| новых подходов и решений, повышают эффективность деятельности бюджетного учреждения.

Применение компьютерной техники вносит определенные изменения|смены| в|до| организацию бухгалтерского учета, при этом компьютерная техника из|с| вспомогательного средства превращается в определяющий|определительный| фактор организации учета, изменяя |меняя|не только форму учета, но и содержание. Эти изменения|смены| обусловлены изменением способов обработки данных, благодаря которым|каким| обеспечивается скорость предоставления информации. Она обеспечивается, как правило, рациональной организацией учетных данных, одноразовым|однократным| их введением|вводом| и передачей по всем направлениями.

В условиях использования компьютерных технологий происходит изменение системы бухгалтерского учета, учетного процесса, повышение уровня управления.

Кроме того, компьютерная форма ведения учета имеет ряд преимуществ перед ручной, среди которых|каких| основными являются предусмотренные в программе правила ведения бухгалтерского учета (в программу вводятся правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным операциям, то есть форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями), параллельное ведение учета по нескольким стандартам (на базе одних и тех же одноразово |однократно|введенных данных можно получать несколько систем оценок и показателей, которые рассчитываются по разным|различными| методикам).

Современная компьютерная форма ведения бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и электронных вычислительных сетей. Компонентами компьютерной формы учета, без которых|каких| невозможно ее создание на конкретном предприятии, есть:

ü информационное обеспечение;

ü техническое обеспечение;

ü программное обеспечение;

ü организационное обеспечение;

ü методологическое обеспечение.

Оптимальным способом организации бухгалтерского учета на предприятиях является использование компьютерных сетей. Так, если в бюджетной организации несколько компьютеров объединены между собой, они образуют локальную сеть.

Применение компьютерных технологий позволяет|разрешает| автоматизировать рабочее| место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает|трудится| за компьютером в диалоговом (интерактивном) режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов. Именно такая форма ведения учета сегодня необходима в бюджетных учреждениях. Ведь это позволит |разрешит|повысить оперативность управления бюджетными ресурсами, усилить |усугубить|контроль над их целевым использованием. Кроме этого, компьютеризация ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях является важной предпосылкой создания единой|единой| информационной базы Государственное казначейст|во| — бюджетные учреждения. Она сможет обеспечить эффективное управление ресурсами бюджетов как главными|головными| распорядителями, так и распорядителями низших уровней, что предусматривает оперативное и целевое использование отмеченных ресурсов.

12.2 Основы|основания| работы с программой “Парус-Бюджет”

Принимая во внимание |принимая в внимание| объекты и задания|задач| бухгалтерского учета бюджетных учреждений, одной из наиболее оптимальных программ для автоматизации учета является программа “Парус-Бюджет”. Данная программа предназначена именно для тех юридических лиц, которые|какие| получают финансирование из|с| бюджета для обеспечения своей деятельности. Ведение учета в программе начинается с налаживания параметров Плана счетов. Пользователи программы на собственное усмотрение могут определять состав счетов, которые ими используются, добавляя|прибавляя,додавая| необходимые счета в окне следующего типа.

В программе каждый счет (субсчет) характеризуется следующими двумя признаками, которые|какие|:

ü определяют его принадлежность к|до| балансу и предусматривают существование двух значений — “балансовый” и “забалансовый”;

ü указывают признак введения|ввода| валютных операций по счету и харак|теризуются| такими значениями: “валютный” и “нац|. валюта”.

Кроме того в программе предусмотрены типовые|типовые| схемы обработки аналитических данных по счетам, которые определяют перечень|перечисление| разного|различного| рода действий, которые|какие| могут быть выполненные|исполненные,проделанные| над ними (таблица|.12. 1).

Таблица 12.1 - Типовые|типовые| формы обработки аналитических данных

Вид и название типовой|типовой| формы	Описание типовой формы	Счета, к|до| которым |каким| применяется данная типовая|типовая| форма
Основные средства	На счете ведут учет необоротных|необоротных| активов по материально ответственным лицам, проводится начисление износа, формируется оборотная|обратимая| ведомость по движению материальных ценностей	10 "Основные средства" 12 "Нематериальные активы"
Малоценные необоротные активы	На счете ведут инвентарный учет материальных ценностей по материально ответственным лицам|личностями|, формируется оборотная |обратимая|ведомость по движению материальных ценностей	113 "Малоценные необоротные|необоротные| материальные активы" 132 "Износ других Необоротных |необоротных| материальных активов"
Материалы, товары	На счете ведут групповой учет материальных ценностей по материально ответственным лицам|личностями|, формируется оборотная |обратимая|ведомость по движению материальных ценностей. Для автоматического расчета цены списания материальных| ценностей при регистрации хозяйственных операций дополнительно в типовой|типовой| форме задается признак применения метода оценки материальных ценностей "учетные цены", "средние цены"	22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 23 "Материалы и продукты питания"
Денежные средства	Аналитический учет ведут в хронологическом порядке осуществления операций	30 "Касса", 32 "Счета в казначействе"
Подотчетные лица	Аналитический учет ведут в разрезе каждого подотчетного лица|личности|. Учитывают выданные|изданные|, удержанные|содержать| и возвращенные|повернутые| суммы, суммы, утвержденные в авансовых отчетах	362 "Расчета с подотчетными лицами|личностями|"
Поставщики	Аналитический учет ведут по каждому поставщику в разрезе взаимных расчетов с учетом перечисленных сумм и стоимости полученных товарно-материальных ценностей	675 "Расчеты с прочими кредиторами"
Покупатели	Аналитический учет ведут по каждому дебитору по перечисленным (полученным) суммам, которые указаны в оправдательных документах	36 "Расчеты с разными|различными| дебиторами"
Дебиторы- кредиторы	Аналитический учет ведут по каждому заказчику по полученным суммам и суммам указанным в переданных товарных документах	633 "Расчета с заказчиками за выполненные| работы и предоставленные услуги по собственным поступлениям", 364 "Расчеты с другими дебиторами"

|личности|

Для детализации учета объектов на синтетических счетах (субсчетах) предусмотрена возможность ведения аналитического учета. Для каждого синтетического счета (субсчета) можно открыть аналитические счета до пяти разрезов. Число аналитических счетов одного уровня не ограничено; кроме того, в программе предусмотрена возможность при необходимости построить определенную структуру аналитических счетов, отметив принадлежность аналитического счета одного уровня к|до| аналитическому счету другого уровня.

Для сохранения|сохранности| в программе информации об имуществе и источниках|родниках,истоках| его образования используются словари.

Словарь — любое|какое-нибудь| хранилище информации, которое не является учетным регистром, в котором|каком| хранятся|берегутся| данные не по конкретным документам, хозяйственным операциям, товарам, остаткам|остачами| или оборотам.

Для более удобной работы позиции словаря объединяются|сочетают| в тематические разделы, а разделы — в тематические подразделы|подразделения|. Состав разделов и подразделов |подразделений|задается пользователем программы самостоятельно. Так, например, для хранения |сбережения,сохранения|информации о контрагентах предприятия используется словарь “Организации и ответственные лица”.

В словаре хранятся|берегутся| сведения о контрагентах, с которыми|какими| работает |трудится|предприятие, их реквизиты, а также фамилия, должность, паспортные данные и лицевые счета материально ответственных и подотчетных лиц.

Налаживание словарей состоит из двух этапов:

ü регистрация тематического раздела;

ü регистрация объекта словаря.

Словарь “Номенклатур” предназначен для сохранения|сохранности| и использования в программе характеристик активов, которые учитываются на счетах основных

средств, товаров и материалов. Позиция “Номенклатура” содержит наименование материальных ценностей, единицу измерения и учетную цену.

Для хранения|сбережения,сохранения| шаблонов типовых|типовых| хозяйственных операций используют| словарь “Примеры хозяйственных операций”. В шаблонах поля, которые содержат повторяющуюся информацию, заполнены, а поля, содержание которых |каких|изменяется при каждой новой операции, остаются незаполненными. Образец готовят предварительно|заранее,загодя| и используют при регистрации хозяйственных операций. При этом в программе происходит автоматическое перенесение всех данных из|с| такого образца в новую хозяйственную операцию.

Каждый факт хозяйственной жизни отображается в соответствующем документе. Документ этот может быть зарегистрированным в программе, но может и не регистрироваться полностью, достаточно только перенести из|с| него необходимые данные в журнал учета хозяйственных операций (то есть зарегистрировать хозяйственную операцию). Как только данные документа попали в|до| журнал регистрации хозяйственных операций, они сразу|в одночасье| отображаются на счетах бухгалтерского учета и в финансовой отчетности.

Программой предусмотрена возможность работы с расчетными, кассо|выми| и банковскими|банковыми| документами, а также налоговыми накладными и необходимыми внутренними документами, формы которых|каких| определяются предприятием самостоятельно.

При ведении учета хозяйственных операций с помощью|посредством| программы можно выделить следующие этапы работы:

ü регистрация хозяйственной операции;

ü формирование отчетов по хозяйственным операциям.

Каждая зарегистрированная в журнале учета хозяйственная операция состоит из заголовка и | спецификации. Заголовок содержит в себе общие характеристики хозяйственной операции. Спецификация состоит из бухгалтерских проводок, каждая из|с| которых|каких| содержит в себе счет, сумма по которому |какому|отражается по дебету, и счет, где сумма отражена по кредиту, наименование материальных ценностей, количество и сумму.

Определяя значение характеристик, проводки нужно учитывать ряд особенностей:

ü после указания счета, для которого|какого| в плане счетов предусмотрены аналитические счета, будет открыт доступ для введения|ввода| аналитическ|их значений до пятого разреза;

ü если в проводке присутствует счет материальных ценностей, то будут доступные графы “Наименование ТМЦ|” и “Количество”;

ü если регистрируется операция по|касательно| поступлению материальных ценно|стей|, программа предлагает использовать учетную цену соответствующей позиции “Номенклатура материальных ценностей”; для автоматического расчета итоговой суммы проводки есть возможность внести сумму из расчетных документов, введя ее с|с| клавиатуры;

ü если хотя бы|б| один из счетов имеет признак “валютный”, то есть возможность задать сумму либо|или| в валюте, либо|или| в гривнах. После введения|ввода| одной из сумм программа рассчитает гривневый или валютный эквивалент с |использованием данных словаря.

При регистрации хозяйственной операции с использованием образца, программа| может рассчитать суммы проводок по расчетным формулам, заданным в образце.

В программе “Парус-Бюджет” есть возможность создавать приходные и расходные ордера, которые используются при оформлении кассовых операций.

Для создания банковских|банковых| документов и регистрации хозяйственных операций на основании их, в программе есть возможность подготовить платежные документы следующих типов: платежное поручение, платежное требование, требование-|поручение, заявление на перевод валюты, реестр чеков, инкассовое поручение. Перечисление осуществляется программой автоматически по данным словаря “Наименования и курсы валют”. При регистрации подобных хозяйственных операций суммы в иностранной валюте пересчитываются в эквивалент в национальной валюте по курсу НБУ на день регистрации. При изменении|смене| курса иностранной валюты возникает необходимость в переоценке валютных активов и пассивов. Для этого используется раздел “Переоценка валютных активов и пассивов”.

Учет операций в иностранной валюте возможен только по счетам, для которых|каких| в словаре в “Плане счетов” установлен признак “валютный” и только с применением валют, предварительно зарегистрированных в словаре “Наименования| и курсы валют”. В этом словаре необходимо систематически|систематично| фиксировать текущие курсы всех валют, которые используются в учете.

В разделе “Внутренние документы” есть возможность работать|трудиться| с докумен|тами|, которыми|какими| оформляются операции перемещения материальных ценностей. При этом аналитические разрезы в программе позволяют|разрешают| показать перемещение как между счетами бухгалтерского учета так и материально ответственными лицами|личностями|. Внутренние документы содержат спецификацию — список запасов|припасов|, над которыми|какими| проводится операция. Характеристики этих запасов|припасов| должны точно отвечать номенклатуре| программы.

Система позволяет|разрешает| готовить такие внутренние документы: внутренняя на|кладна| и приходный ордер, однако этот перечень|перечисление| можно расширить зарегистрировав новый тип внутренних документов в словаре “Типы документов”.

Отображение в учете операций с основными средствами (нематериаль|ными активами) обеспечивает инвентарная картотека, где регистрируются карточки — по одной на каждый инвентарный объект, то есть на объект учета (материальную ценность).

Учет основных средств (нематериальных|нематериальных| активов) предусматривает выполнение следующих действий: ведение учета отдельно для каждой единицы основных средств, хранение|сбережение,сохранение| инвентарных номеров и других индивидуальных характеристик основных средств, ведение учета остаточной стоимости инвентарного объекта на текущий учетный период, расчет износа, хранение|сбережение,сохранение| истории действий над объектом.

Каждая инвентарная карточка содержит такие обязательные данные по инвентарному объекту: счет (субсчет), на котором|каком| учитывается инвентарный объект инвентарный номер, лицо|личность|, ответственное за объект, наименование инвентарного| объекта, дата введения|ввода| в эксплуатацию, норма износа, шифры счетов, метод начисления износа. Все операции с инвентарным объектом регистрируются в истории инвентарного объекта.

Для контроля наличия и движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ|) предназначена “Оборотная|обратимая| ведомость движения материальных ценностей”, в которой|какой| представлены объекты учета, по которым|какими| зарегистрированы остатки|остачи| или обороты.

В каждой строке этой ведомости содержатся остатки|остачи| товарно-материальных ценностей на начало и конец периода формирования, количество и сумма поступивших и израсходованных материальных ценностей, дата приобретения и цена. Обороты и остатки|остачи| производственных запасов|припасов| могут быть выражены в натуральном и стоимостном измерителях.

Работа с оборотной|обратимой| ведомостью движения товарно-материальных ценностей позволяет|разрешает|: регистрировать хозяйственную операцию по данным строки ведомости, пересматривать|просматривать| и корректировать список хозяйственных операций по каждой строке оборотной|обратимой| ведомости, задавать количество ТМЦ| для перенесения в хозяйственную операцию, пересчитывать цены товарно-материальных ценностей до указанных сумм|до|, готовить внутренний документ, перейти в инвентарную картотеку, вносить корректирующую| запись в|до| инвентаризационную ведомость.

Учет расчетов осуществляется программой в взаимных|ведомостях| расчетов. Ведомость открывается для каждого балансового счета контрагентов на один месяц|луну|. Каждая строка ведомости характеризует задолженность одного контрагента по одному расчетному документу.

Каждая строка ведомости содержит сальдо на начало отчетного периода, итог оборотов по дебету, итог оборотов по кредиту, итоговое сальдо по строке. Итоговые обороты по строке ведомости формируются на основании сумм хозяйственных операций, которые относятся к|до| данной строке.

При регистрации и исправлении хозяйственных операций программа позволяет| формировать новые строки ведомости, а также вносить исправления в уже существующие строки.

Расчетные и платежные документы используют при работе с раз|делом “Учет финансово-хозяйственных операций”. Это предоставляет возможность вести учет юридических обязательств, а также созданных на их основании финансовых обязательств и платежных документов. Кроме того, компьютеризация ведения данного участка учета обеспечит оперативный контроль за использованием бюджетных ресурсов непосредственно распорядителем средств|стоимостей|.

Оборотные|обратимые| ведомости|ведомости| расчетов с дебиторами и кредиторами непосредственно| связаны|повязаны| с формированием итоговых отчетных документов. Если ведомости|ведомости| не сформированы, то невозможно получить развернутые остатки |остачи|по счетам расчетов и, соответственно, оборотный|обратимый| баланс, Главную|головную| книгу, баланс предприятия. Поэтому|оттого| независимо от формирования ведомости на протяжении учетного месяца|луны| при его закрытии необходимо полностью|вполне,целиком| сформировать ведомость и проверить ее. В ведомости должны быть отраженные обороты всех хозяйственных| операций по счету ведомости.

Учетным периодом в программе является календарный месяц|луна|. Для его за|крытия необходимо:

— сформировать ведомости|ведомости| взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами за весь прошлый|прошедший| период;

— провести переоценку валютных активов и пассивов на конец периода;

— подготовить отчетные документы за прошлый|прошедший| учетный период;

— перенести остатки|остачи| средств и капитала на счета, остатки|остачи| материальных| ценностей и остатки|остачи| дебиторской и кредиторской задолженности| на начало следующего учетного периода.

Данный перечень|перечисление| работ должен выполняться|исполняться| по завершении учетного периода, когда все события финансово-хозяйственной деятельности отражены учета.

При подготовке оборотного|обратимого| баланса, книги “Журнал-главная” и баланса за месяц|луну| автоматически формируются синтетические остатки|остачи| по всем счетам на начало следующего месяца.

При закрытии учетного периода в программе предусмотренная возможность автоматического перенесения на начало следующего месяца остатков|остач| трех видов: остатков|остач| средств на счетах, остатков|остач| по счетам материальных ценностей и остатков|остач| дебиторской и кредиторской задолженности.

При перенесении остатков|остач| программа сравнивает остатки|остачи| по активным и пассивным счетам. При наличии расхождений|расхождений| программа выдает |издает|предупредительные сообщения о том, что в оборотную|обратимую| ведомость включены не все обороты, отраженные в учете или существуют ошибки по|касательно| остаткам|остач| на начало месяца|луны|, поэтому|оттого| необходимо переформировать оборотные|обратимые| ведомости |ведомости|по отмеченным счетам.

Компьютеризация ведения учета позволяет|разрешает| упростить учетный процесс, повысить оперативность получения учетных данных в разных|различных| аналитических

разрезах, а, следовательно,|итак| использовать учетную информацию с целью организации| сурового|строгого| контроля за расходованием бюджетных ресурсов с целью их целевого и экономного использования.

Вопросы для самоконтроля:

1.Что понимают под информационными компьютерными технологиями?

2. Преимущества применения компьютерной формы ведения учета.

3. Перечислить компоненты компьютерной формы учета

4. Какими признаками характеризуется каждый счет (субсчет) в программе “Парус-Бюджет”?

5. Назначение словарей в программе “Парус-Бюджет”?

6. Какой перечень|перечисление| работ должен выполняться|исполняться| по завершении учетного периода, когда все события финансово-хозяйственной деятельности отражены учета?

Литература: [14,30]

ЛИТЕРАТУРА

1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

2. Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 № 2456

3. Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения от 26.01.2011 №59

4. Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242.

5. Постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2000 г. № 419 «Об утверждении Порядка представления финансовой отчетности».

6. Приказ Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса».

7. Приказ Главного управления Государственного казначейства Украины, Министерства финансов Украины от 10.12.99 г. № 114 «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядка применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

8. Приказ Государственного казначейства Украины от 06.10.2000 г. № 100 «Об утверждении форм карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений и порядка их составления.

9. Приказ Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 г. № 125 «Об утверждении Инструкции по учету запасов бюджетных учреждений».

10. Приказ Государственного казначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61 «Об утверждении Инструкции о корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений».

11. Приказ Государственного казначейства Украины от 17.07.2000 г. № 64 «Об утверждении Инструкции по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений».

12. Приказ Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130 «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении».

13. Приказ Государственного казначейства Украины от 27.07.2000 г. № 68 «Об утверждении Инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления».

14. Матвеева В., Замазий С. Все об учете и налогообложении бюджетных организаций – Х.: Фактор, 2005. – 1024 с.

Дата добавления: 2015-05-31