Регламентное управление

Производственные системы могут эффективно функционировать при условии, что их составные части будут пропорциональными. Если часть системы меняет свои количественные и качественные параметры, возникает необходимость изменить параметры других ее частей. Действие закона самостоятельности управляющей и управляемой систем заключается в том, что постоянное совершенствование собственно производства влечет за собой и совершенствование управления. Причем, желателен опережающий рост уровня организации управления относительно уровня организации производства.

Существуют различные способы оценки уровня управления, его соответствие технике, технологии и организации производства, например, с помощью специального диагностического анализа, в основе которого лежит моделирование состояний производственно-экономических систем, и расчетов взаимосвязей анализируемых характеристик и параметров [44, 67, 68].

Но можно пойти и другим путем, опираясь на возможности регламентов в управлении. Под регламентом принято понимать описание порядка управленческих решений, которым четко определяется, кто, когда и в каких условиях решает те или иные задачи и кто несет ответственность за их успешную реализацию. Осознанные производственным коллективом, и прежде всего аппаратом управления, изменения в производстве при наличии регламента управления позволяют обоснованно ставить вопрос о том, какие дополнительные задачи и кем в аппарате управления должны быть решены. Система регламентирования активно воздействует на производство, выявляя узкие места и нацеливая аппарат управления на их устранение. Разработка и внедрение регламентации управления обеспечивает:

- четкое разделение и специализацию управленческого труда;

- координацию решения взаимосвязанных задач управления;

- стандартизацию приемов и методов решения однотипных управленческих задач;

- определение трудоемкости и оценку качества выполнения управленческих процедур;

- организацию стимулирования участников управления.

Система регламентации состоит из ряда документов. К этим документам относятся нормали управления, классификаторы задач, информационные таблицы, схемы функционирования и т.д.

Базовым документом является нормаль управления. В этом документе в наглядной форме представлена логика процесса решения взаимосвязанных задач управления. В нормали управления устанавливается следующее: когда и как должна быть решена конкретная задача, кто участвует в ее решении, кто несет ответственность за организацию решения, какая информация необходима для решения. Нормаль содержит документ, являющийся результатом решения задачи, и его адрес, то есть место, куда он направляется, ответственный за прием документа, то есть исполнитель, для которого содержание документа – это задание для дальнейшей работы. Получение им документа означает, что он принимает ответственность за реализацию принятого решения.

Нормативное описание фактически действующих, то есть реальных, процессов управления состоит из трех видов работ:

а) разработка и утверждение информационных таблиц;

б) разработка и утверждение нормалей;

в) разработка аналитических таблиц.

Информационные таблицы (табл.6.1) являются промежуточным документом, на основе которого разрабатываются нормали управления.

Таблица 6.1.

Форма информационной таблицы для решения задач

в процессе управления

Наимено- вание задачи	Содер- жание инфор-мации, необхо-димой для решения	Источник инфор-мации	Документ, получен-ный в результате решения	Исполни-тель задачи	Срок испол-нения	Потреби-тели данного документа

Эти таблицы следует составлять по задачам, выполняемым структурными подразделениями аппарата управления. Первая колонка содержит полный набор задач, соответствующих данному процессу управления. Во вторую колонку записывают исходную, необходимую для решения данных задач информацию. Третья колонка показывает источник исходной информации, то есть подразу-

		Сроки исполнения
До 10 числа каждого месяца
Входящая информация	Данные учета фактического учета и затрат, нормативы (всего 8 источников)
Исполнители	Начальник планового отдела, главный бухгалтер, группа экономического анализа, начальник участка и др. (всего 10 исполнителей)
Задачи		Заполнение факти- Проведение ческих данных анализа по расхода затрат выявлению и использования отклонений по ресурсов ст. “Материалы”
Результирующая ин- формация		Данные в Анализ соответствии по соответ- с формами ствующей учета форме
Потребители	Бухгалтерия Руководство Группа экон. анализа Руководство подразделений (всего 5 потребит.)

Рис.6.11. Фрагмент нормали анализа выполнения плана

по себестоимости работ.

меваются организации, подразделения или должностные лица, представляющие информацию для решения указанной задачи управления. В четвертой колонке назван документ, получаемый в результате решения соответствующей задачи управления. Пятая колонка содержит перечень исполнителей задачи, то есть подразделений и конкретных должностных лиц, решающих задачу и преобразующих в ходе ее решения исходную информацию, а также формирующих результирующий документ. Результирующий документ может формироваться несколькими исполнителями. При этом необходимо выделять ответственного исполнителя, организующего решение задачи в целом и отвечающего за качество результирующего документа. В шестой колонке указан срок исполнения. В седьмую заносят потребителей документа – отдельные подразделения или работников, использующих результирующий документ. Ответственный потребитель качественно оценивает результат решения задач. С момента приемки он несет полную ответственность за реализацию решения, зафиксированного в результирующем документе.

Координацию работ по заполнению таблиц в каждом комплексе задач лучше всего проводить руководителю организации или его заместителю, ведущему соответствующее направление работ. Заполненные таблицы визируются ответственными исполнителями и представляются на рассмотрение руководству организации. Завизированные ответственными исполни- телями и одобренные руководством организации информационные таблицы являются основой для составления нормалей (рис.6.11).

Нормали позволяют графически изобразить каждую из задач процесса управления с указанием исполнителей, входной и выходной информации, источников входной информации, сроков выполнения задач и, что особенно важно, с указанием связи между ними, а также отражением взаимодействия различных органов управления при реализации управленческого процесса.

При описании действующих управленческих процессов необходимо руководствоваться следующими положениями разработки нормалей для комплекса задач.

1. Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, входной информацией, результирующей информацией и ее потребителями, временными характеристиками) на схеме соответствует вертикальная полоса.

Все элементы на схеме изображаются следующими символами:

- процедура задачи (З);

- документ (Д);

- исполнители, входная информация, потребители, источники входящей информации;

- информационная связь с обозначением пересечения с исполнителем, потребителем, входной информацией, временным параметром;

- обозначение основного исполнителя, потребителя;

- связь между задачами и документами.

2. Построение нормали начинается с отображения задачи, представляющей собой логическое начало описываемого процесса управления. Далее отмечаются входная информация и источники. Это может быть информация, поступающая из других организаций. Входная информация может поступать и в ходе реализации других процессов управления. Таким образом отражается взаимосвязь между различными процессами управления. Далее указываются исполнители, потребители выходных сообщений с выделением ответственных исполнителей и потребителей.

Анализируя нормализованное описание существующих процессов управления, следует ответить на следующие вопросы:

- все ли выявленные задачи необходимы для нормального хода управленческого процесса;

- насколько полна и достоверна необходимая для решения задачи исходная информация;

- какова вероятность того, что существующий порядок получения исходной информации исполнителем надежен;

- как связано качество решения задачи с квалификацией исполнителя, его заинтересованностью в качественном решении;

- нет ли возможности перейти к более эффективному методу решения отдельных задач управления.

На этом этапе выявляются и недостатки в организации управленческих процессов, имеющиеся диспропорции в управлении. При разработке исходных нормалей на основе классификатора задач и выявленных недостатков организации управленческих процессов составляются аналитические таблицы (табл.6.2).

Таблица 6.2.

Аналитическая таблица по комплексу задач

Классификатор задач	Решаемые задачи	Нерешаемые задачи	Задачи, требующие уточнения

Проблемы управления, возникшие в результате исходного нормализованного описания и зафиксированные в аналитической таблице фактически могут рассматриваться как обобщение предложений по совершенствованию управления.

Дата добавления: 2015-06-30