Оперативно-служебная документация

Деятельность оперативного штаба по управлению силами и средствами во многом связана с разработкой, передачей и использованием документов. Они применяются в период подготовки данных и оформления решения РТП при планировании боевых действий. С помощью оперативно-служебной документации передается необходимая информация в вышестоящие и взаимодействующие подразделения, организации, обобщается и распространяется опыт боевых действий по тушению пожаров.

С оперативно-служебными документами имеют дело все сотрудники органов управления. Одни разрабатывают, другие обеспечивают передачу, организуют учет и хранение, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности.

Оперативно-служебные документы являются универсальными носителями информации. В них могут содержаться любые сведения, необходимые для управленческой деятельности на пожаре. Эти сведения отражаются в удобном и привычном виде: буквами, цифрами, установленной графикой и символами, поэтому легко воспринимаются.

Подготовка оперативно-служебной документации осуществляется, как правило, с помощью сравнительно несложных технических средств документирования. Их удобно и несложно хранить, транспортировать и передавать. Письменные оперативно-служебные документы, кроме того, имеют большую правовую значимость, а накопление их создает возможность изучения и анализа опыта подготовки и ведения боевых действий на пожаре. Наконец, документы являются одной из наиболее удобных форм ввода информации в ЭВМ и последующей ее обработки и выдачи.

Классификация оперативно-служебных документов может быть проведена по различным признакам. В зависимости от назначения и содержания они могут подразделяться на три вида: документы по управлению, отчетно-информационные документы и справочные документы. По форме исполнения оперативно-служебные документы могут быть письменными и графическими (на картах, схемах), а также в виде записи на магнитных носителях, фонограмм и фотоснимков. При этом письменные документы могут быть как в типовой и произвольной формах изложения, так и в формализованном виде.

Документы по управлению подразделениями на пожаре предназначаются для оформления решения РТП для организации и планирования боевых действий и постановки задач подразделениям. К ним относятся: решения, планы, оперативные служебные документы, памятки, отданные распоряжения, справочные документы.

Отчетно-информационные документы предназначаются для докладов в вышестоящий орган управления о ходе выполнения поставленных задач

и складывающейся обстановке, о применяемых новых решениях, а также для информации нижестоящих и взаимодействующих служб. К ним относятся: оперативные сводки, донесения по видам обеспечения, отчеты, описания боевых действий, отчетные схемы и т.д.

Справочные документы предназначаются для обеспечения принятия решения и планирования тушения пожара, а также для докладов РТП и другим должностным лицам в процессе руководства боевыми действиями. К ним относятся: данные по результатам расчетов сил и средств и моделирования тушения пожара, данные о количестве огнетушащих веществ, различного рода таблицы, схемы и другие справочные материалы, необходимые в работе органов управления на пожаре.

Характерной особенностью современного управления является всевозрастающий объем и сложность информации, которую необходимо получать и обрабатывать в интересах решения задач управления. Это влечет за собой увеличение количества документов, обрабатываемых оперативными штабами, при одновременном сокращении сроков на их разработку. Разрешение этого противоречия составляет одну из важных проблем управления. Кроме того, необходимо учитывать возросшие требования к документам и широкие возможности привлечения технических средств для их разработки, оформления, передачи, обработки и отображения.

Оперативно-служебные документы должны быть предельно краткими и допускать возможность машинной обработки, ясными и четкими в изложении, иметь высокую культуру и наглядность оформления, соответствовать возможностям средств документирования, размножения, передачи, обработки и отображения. Важным требованием к оперативно-служебным документам является своевременность разработки и передачи.

Краткость, яркость и четкость изложения документа достигается главным образом за счет включения только строго необходимой информации, употребления сжатых, но предельно ясных формулировок, широкого использования установленных сокращений и условных обозначений.

В оперативно-служебной документации, особенно в рекомендациях по ведению боевых действий, должна включаться только такая информация и такие данные, которые крайне необходимы для управления силами и средствами на пожаре. Информация, которая уже известна адресату из других источников или не имеющая прямого отношения к уяснению полученной или выполняемой задаче, не должна включаться в документ.

Вместе с тем краткость содержания документа не должна быть в ущерб ясности изложения. Содержание оперативно-служебных документов не должно допускать различного понимания и толкования, вызывать вопросы и необходимость дополнительных разъяснений. В них включается лишь тщательно проверенная информация. Сведения, требующие проверки или уточнения, должны быть оговорены, если есть необходимость показа их в документе. Высокая культура и наглядность оформления оперативно-служебных документов имеют очень важное значение. Небрежно выполненный документ затрудняет его изучение и понимание. Для достижения наглядности письменных документов следует правильно располагать текст, выделять отдельные пункты и положения, печатать (размножать) их на множительных аппаратах с четким шрифтом, писать от руки разборчивым почерком. Наглядность графических документов достигается четким графическим изображением помещаемой информации, применением установленных условных знаков.

При разработке графиков основное внимание уделяется раскрытию и отображению тактического замысла тушения, важнейших данных обстановки и способов выполнения наиболее сложных задач. Не следует загромождать графики текстовыми данными, забивать схему надписями, таблицами, справочными пояснительными текстами.

Требованию соответствия форм и содержания оперативно-служебных документов возможностям средств документирования, размножения, передачи, обработки и отображения связано с тем, что органы управления в настоящее время располагают разнообразными техническими средствами, обеспечивающими документирование и размножение служебных документов, передачу текстовой и графической информации по каналам связи и машинную ее обработку. Однако возможности этих средств применительно к размерам документов, их структуре, формам представления в них информации (буквы, цифры, графики), степени срочности, расцветке и другим показателям различны. Следовательно, при составлении документов должны в максимальной степени учитываться возможности имеющихся технических средств. Соблюдение этого требования особенно важно в связи с применением средств автоматизации и автоматизированных систем управления на пожаре.

Современность разработки и доведения до исполнителей документов составляет важнейшее требование, так как несвоевременно разработанный или переданный документ теряет свою ценность. Это требование прямо вытекает из характера тушения пожара, отличающегося высокой динамичностью, резкими и быстрыми изменениями обстановки.

Своевременность разработки оперативно-служебных документов во многом зависит от подготовки должностных лиц органов управления, общей организованности в работе, совершенства методов разработки документов, а также от типа составляемого документа. Время для передачи документа определяется его объемом, типом, а также быстродействием и надежностью технических средств передачи.

Важное значение, особенно в автоматизированных системах управления, имеют форма и структура документов, определяющие способ изложе-ния в них информации. Поэтому одним из путей дальнейшего совершенствования оперативно-служебных документов является отыскание рациональных форм и структур. Например, для ввода оперативно-служебного документа в ЭВМ и последующей его обработки, содержащиеся в документе сведения должны иметь заранее установленное и формализованное представление информации.

В настоящее время в практике работы оперативных штабов наиболее распространены документы, в которых информация излагается в произвольной форме, но имеет определенную структуру. Такие документы отличаются лаконичностью и даже некоторой образностью изложения содержащихся в них сведений.

Формализованные документы в этом смысле уступают документам, выполненным в произвольной форме. Им присущ строго определенный набор сведений, извлекаемых в заранее определенной последовательности.

Разработка формализованных оперативно-служебных документов осуществляется в виде специальных бланков, заранее заготовленных применительно к конкретным типам документов. Бланк формализованного оперативно-служебного документа состоит из двух частей - постоянной и переменной информации.

Постоянная часть бланка включает наименования тех сведений (группы сведений), которые всегда содержатся в данном боевом документе.

Переменная часть бланка заполняется в ходе разработки документа. Заполнить бланк - значит четко и конкретно изложить значение (содержание) только тех сведений, наименования которых указаны в соответствующих строках постоянной части бланка. Иначе говоря, в разработанном формализованном документе содержится набор наименований и значений сведений, присущих данному типу документа. Значения составляют переменную часть документа.

Таким образом, формализация обеспечивает существенное уменьшение объема разрабатываемой части документа и сокращает время на его подготовку и передачу по техническим средствам связи, нагрузка на которые заметно уменьшается. Кроме того, формализация способствует унификации документов, устранению в них дублирующей и избыточной информации.

Существенным преимуществом формализованных оперативных документов является возможность их использования для передачи и обработки информации в автоматизированных системах управления. Документы с высокой степенью формализации могут вводиться в ЭВМ с минимальной предварительной подготовкой.

В целом формализованные документы обеспечивают повышение оперативности ведения служебной документации, особенно при использовании автоматизированных систем управления.

Работу по созданию формализованных боевых документов еще нельзя считать завершенной. Дальнейшее совершенствование должно идти по пути уменьшения объема документов, использования единых структур и установления единых правил разработки и передачи по техническим средствам связи, а также кодирования содержащихся в них сведений. Формы бланков должны учитывать возможности ЭВМ по приему информации. Все это свидетельствует о необходимости продолжения работ по созданию новых типов оперативно-служебных документов и их быстрейшему внедрению в практику работы органов управления на пожаре. Необходима также выработка навыков правильного восприятия содержания формализованных документов и единых принципов подхода к их разработке и применению.

Внедрение формализованных документов не предполагает полного отказа от обычных форм документов. Поэтому целесообразно формализировать только те документы, для которых характерен сравнительно устойчивый набор нужных для управления пожарными подразделениями сведений, а также документы, которые нуждаются в быстром доведении до подразделений. В первую очередь это распоряжения, отдаваемые в ходе ведения боевых действий на пожаре, а также отчетно-информационные документы.

В тех случаях, когда машинная обработка не предусматривается и содержание боевых документов вводится в ЭВМ только для передачи, хранения или документирования, степень формализации может быть несколько снижена.

Кроме анкетной структуры бланка формализованного документа может применяться также бланк в табличной форме.

Бланки формализованных оперативно-служебных документов могут издаваться в виде блокнотов форм применительно к каждому типу боевого документа. После разработки документа бланк отрывают, а на оставляемых в блокноте корешках указывают исполнителя и время разработки и передачи документа на узел связи. Такими блокнотами, имеющими свои постоянные номера, могут обеспечиваться сотрудники органов управления на пожаре.

Дата добавления: 2015-07-02