Шкаф для справочных

2.

Просмотрите всю корреспонденцию в

папке

«Входящие» своей электронной почты, прослушайте

голосовые сообщения, прочитайте сообщения, при-

шедшие по факсу, — и по мере возможности сделай-

те то, что требует каждое из них. Если для решения

какой-то задачи понадобится несколько часов, внеси-

те ее в свой ежедневник, назначив более подходящее

время.

3. Определите, какие задачи вам предстоит решить, а так-

же что нужно сделать, чтобы довести каждую из них

до завершения. Работайте над их выполнением столько,

сколько можно. В случае возникновения препятствий

принимайте разумные решения. Задайте себе вопрос:

«Как сделать это другим способом?» Если вы решите по-

ручить эту задачу кому-то другому, не забудьте прокон-

тролировать ее выполнение.

3. Организуйте это

сразу же!

Не агонизируйте — организуйте.

Флоринс Кеннеди *

Краткое содержание

Из этой главы вы узнаете:

— как привести в порядок рабочее место и сэкономить

время;

— прекратить тратить время на поиски нужных вещей

и завести отдельные папки для рабочих, справочных

и архивных материалов;

— систематизировать компьютерные файлы и создать

удобную систему каталогов для них и для сообщений

электронной почты;

— уделять деталям организации работы ровно столько

внимания, сколько и самой работе.

Чтобы придерживаться рутинной практики, которая по-

зволила бы вам выработать привычку выполнять каждую

задачу сразу же, вы должны быть хорошо организованным.

Вы будете удивлены, сколько времени сможете сэкономить,

всего лишь обустроив свое рабочее пространство так, чтобы

в нем были созданы все условия для максимально эффек-

тивной работы.

* Основатель Национальной организации женщин. Прим. авт.

70 Работай меньше, успевай больше

Солдатская история

Солдат — это образцовый пример внимания к деталям. Когда

новобранцы прибывают в учебный лагерь для прохождения

базовой военной подготовки, их обучают основным навы-

кам. Помимо физической подготовки солдат довольно жест-

ко учат правильно застилать постель, чистить обувь, содер-

жать в порядке туалетные принадлежности, чистить оружие

и т. д. Разумеется, сержант старается приучить солдат прежде

всего к тому, чтобы они подчинялись приказам. Но за этим

стоит нечто большее. Базовая подготовка в вооруженных си-

лах состоит именно в обучении базовым навыкам. Овладение

ими — основа подготовки успешного солдата.

Нет более серьезной профессии, чем солдат, особен-

но во время войны, когда на кону стоит его жизнь. Важно

правильно носить оружие и поддерживать его в идеальном

состоянии. Когда враг наступает, солдат не может себе по-

зволить, чтобы вовремя не почищеное им оружие дало сбой.

Недисциплинированные, нерадивые солдаты, скорее всего,

погибнут. Именно поэтому сержанты очень серьезно отно-

сятся к обучению новобранцев всем базовым навыкам.

Степень вашей подготовленности и организованности

для выполнения работы гораздо важнее, чем многие полага-

ют. Беспорядок способен стать вашим «убийцей».

Беспорядок и неразбериха — это недостатки

замысла, а не атрибуты информации. Такой вещи,

как информационная перегрузка, не существует.

Эдвард Тафти

Устранение беспорядка

Беспорядок — это тот хаос, с которым вы сталкиваетесь каж-

дый день, входя в офис. Ваше пальто висит на спинке стула, 3. Организуйте это сразу же! 71

потому что вы не повесили его на вешалку. Полдюжины

отчетов уютно устроились под остатками вчерашнего обе-

да в углу шкафа для хранения документов. А вот и стопка

журналов, которые вы собирались почитать, но так этого

и не сделали. По всему столу разбросаны письма. Тут же

лежат и неоконченные, которые вы пишете от руки, чтобы

персонализировать. Нашелся и CD-диск, который вы хотели

послушать дома в выходные, но он так и остался лежать под

квартальным отчетом.

Беспорядок — этот избыточный, неорганизованный хлам

не нужен на рабочем месте. Порой мы каждый день кричим

на детей, чтобы они ничего не разбрасывали и убрали свою

комнату, а сами идем в захламленный офис и даже не обра-

щаем внимания на царящий там кавардак. Однако беспоря-

док в офисе и на рабочем столе мешает нам эффективно вы-

полнять свою работу.

Что создает беспорядок?

Главный источник беспорядка — бумаги. Что произошло

с идеей безбумажного офиса? Было время, когда людям ка-

залось, что развитие новых технологий позволит избавить-

ся от бумаг, поскольку вся информация будет храниться

в электронном виде. Может быть, когда-то так и произой-

дет, но пока, увы, до этого далеко. Компьютер распечатывает

такое количество бумаг, что мы не успеваем от них избав-

ляться; копировальные машины тоже весьма эффективно

выдают целые кипы. Сегодня бумажных документов стало

даже больше, чем раньше.

Электронная почта — еще один источник беспоряд-

ка, который иногда кажется еще хуже, чем груды бумаг

(если такое возможно), хотя и прекрасное изобретение.

Сейчас служебную записку можно отправить 150 адреса-

там, нажав всего одну клавишу. Некоторые люди получают

72 Работай меньше, успевай больше

до 200 электронных писем в день. Можете себе предста-

вить?! Возможно, вам и не нужно представлять — вы знае-

те это на собственном опыте.

Еще один источник беспорядка — ненужные вещи. Один

мой друг недавно привел в порядок свой шкаф для одежды.

Его заставила это сделать жена, заподозрив, что там заве-

лись мыши. Офисы похожи на такие шкафы — места, где мы

накапливаем всякий хлам. Тот мужчина и его жена перееха-

ли в новый дом на противоположной стороне улицы и пере-

везли все вещи. Многое из того, что они взяли с собой, они

хранили месяцы и даже годы на случай, если им что-то пона-

добится. Они сложили все эти вещи в новом доме в кладов-

ку и не заглядывали туда месяцами.

Такие истории вызывают у нас смех, но ведь они отобра-

жают типичное поведение людей. Многие из нас считают,

что когда-нибудь им может понадобиться что-нибудь из ве-

щей, которые они хранят у себя в доме. Многие собирают

различные журналы, хотя никогда не просматривают их

во второй раз. Так зачем же их хранить? Зачем приводить

в порядок? Рано или поздно наступит момент, когда вам

придется реалистично взглянуть на вещи и оценить, что

вам действительно нужно, а что нет. Если какая-то вещь вам

не нужна — избавьтесь от нее!

Почему поддерживается беспорядок?

Беспорядок олицетворяет собой подход человека к работе

и жизни. Он говорит о таком человеке, например, то, что по-

добный хаос может твориться и у него в голове. Одни объ-

ясняют беспорядок тем, что он дает им пищу для ума и спо-

собствует творческому процессу. Другие убеждены, что

творческие люди рождаются такими.

Однажды одна из моих коллег рассказала мне исто-

рию о том, как она впервые побывала в доме знаменитого

3. Организуйте это сразу же! 73

художника в Нью-Йорке. До этого у нее уже сложилось

определенное представление о том, как должен выглядеть

дом художника: авангардистским, очень захламленным,

с расставленными по углам картинами и студией, изобилу-

ющей всякими предметами, стимулирующими творческое

воображение. Однако когда она вошла в дом и оглянулась

вокруг, то увидела везде полный порядок и чистоту. Она

подумала, что, возможно, художник сделал уборку в ожи-

дании гостей, но, зайдя в его студию как-то вечером, заста-

ла и там идеальный порядок: все кисточки на своих местах, тюбики с краской тоже аккуратно сложены и подписаны.

Она не могла поверить своим глазам: увиденное полностью

противоречило ее представлению о том, как работают ху-

дожники.

Не удержавшись, она задала хозяину дома вопрос, на

что он ответил, что научился этому в колледже, когда изу-

чал искусство. Его учили содержать все свои инструменты

в полном порядке. Художник знал, что кисточки быстро ис-

портятся, если их не мыть после каждого использования. Он

подписывал все свои краски, чтобы не забыть, какие именно

смешивал.

Если вы хотите работать так же эффективно, как этот ху-

дожник, то должны быть организованными и поддерживать

свое рабочее место в чистоте. В аккуратной, уютной обста-

новке гораздо легче работать.

Некоторые считают, что беспорядок может быть источ-

ником вдохновения и творчества. В книге «Эффективный

беспорядок»* Эрик Абрахамсон и Дэвид Фридман пишут:

«Умеренно неорганизованные люди, организации или

системы часто оказываются более эффективными, более

креативными, более гибкими, чем очень хорошо органи-

зованные». Думаю, ключевое слово здесь — «умеренно».

* Абрахамсон Э., Фридман Д. Эффективный беспорядок. — М.: Эксмо, 2010.

74 Работай меньше, успевай больше

Задача устранения беспорядка состоит в том, чтобы из-

бавиться от лишнего хлама, который отвлекает внимание

и мешает эффективно работать. Вы не должны ставить

перед собой цель просто очистить свой стол. Если в ва-

шем кабинете есть разные безделушки, которые вас вдох-

новляют, непременно сохраните их. Однако, если одни

бумаги завалены кучей других, вы теряете важные доку-

менты из виду или вспоминаете о том, что и не собира-

лись делать, — все это вряд ли можно назвать источником

вдохновения. Я настоятельно рекомендую вам не впадать

ни в одну из крайностей.

С глаз долой?

Я знаю людей, которые считают, что «с глаз долой» в букваль-

ном смысле слова означает «из сердца (или из мыслей) вон».

Они боятся, что забудут о том или ином задании, если у них

перед глазами не будет какого-либо напоминания — хотя бы

стикера. Поэтому стараются держать все в поле зрения.

Я согласен с этим. Если что-то находится вне поля ва-

шего зрения, вы действительно можете об этом забыть.

Когда человек говорит мне, что ему трудно держать все

в памяти, я знакомлю его со своей системой запоминания.

Большинство людей, которые раскладывают по всему ра-

бочему столу записки с напоминанием о том, что им нужно

сделать, уверены, что это действительно помогает. На самом

деле эти записки только отвлекают внимание и в большин-

стве случаев способствуют усилению стресса.

Я советую выделить место для хранения бумаг и других

предметов. На столе должно оставаться только то, над чем

вы сейчас работаете. Используйте хорошую систему кален-

дарного планирования, которая напоминала бы вам о де-

лах только тогда, когда вы действительно должны к ним

приступить.

3. Организуйте это сразу же! 75

Не игнорируйте очевидного

Стремясь усовершенствовать рабочий процесс, мы часто

не замечаем очевидного. Мы пытаемся решить более слож-

ные проблемы, но упускаем некоторые важные детали.

К ним, в частности, относятся: рабочий стол, ручки, скотч, скрепки, лампы, папки, зажимы для бумаг, стул, компьютер, компьютерные диски и многое другое. Беспорядок — обыч-

ное дело в офисных кабинетах: ножницы лежат не на месте; степлер заклинило; диспенсер скотча пуст; бумаги разброса-

ны как попало. И мы почему-то думаем, что можем эффек-

тивно работать в таких условиях.

Многие люди не понимают, что, не поддерживая порядок

на рабочем месте, они сами себе мешают эффективно вы-

полнять текущие обязанности.

Вы считаете, что все это пустяки? Возможно, но в одном

из выпусков Wall Street Journal шла речь о том, что сотруд-

ники офисов тратят в среднем шесть недель в год на поиски

нужных вещей! Трудно в это поверить? Да, но мой опыт под-

тверждает, что это правда.

Однажды я навестил одного высокопоставленного ру-

ководителя банка, в подчинении у которого было около

2 500 сотрудников. Этот очень умный бизнесмен сделал

карьеру благодаря своим лидерским качествам и делово-

му чутью. Однако он был очень перегружен работой и хо-

тел, чтобы я помог ему исправить ситуацию. Заметив на его

столе какую-то стопку бумаг, я спросил, что это такое. Он

сказал, что это бумаги, в которых нужно проделать отвер-

стия, но у него еще не дошли до этого руки. И я решил пре-

подать ему урок по применению принципа «Сделайте это

сразу же» — и попросил проделать эти отверстия прямо

сейчас. Он сказал «Хорошо» и вышел из кабинета. Я после-

довал за ним. Мы прошли мимо шести сотрудников, потом

по коридору, затем открыли дверь и спустились по лестнице

76 Работай меньше, успевай больше

в кладовую. Он взял дырокол, вернулся в кабинет и принял-

ся за дело. Ему приходилось проделывать всю эту процедуру

каждый раз, когда нужно было воспользоваться дыроколом.

Я спросил его: «Почему бы вам не завести себе дырокол?»

Он посмотрел на меня и сказал: «Хорошая мысль!» Странно, но ему она просто не приходила в голову.

К числу таких очевидных вещей относится не только

доступ к инструментам, которыми вы пользуетесь при вы-

полнении работы. Посмотрите со стороны на обстанов-

ку в вашем кабинете. Ваш стол стоит в подходящем месте?

В помещении достаточно тепло зимой и прохладно летом?

У вас удобное кресло?

Однажды я проводил занятия по программе PEP в ком-

пании Philips Electronics. Находясь в кабинете одного из ее

участников, я заметил, что тот сидит в очень неудобной

позе. Я поинтересовался, в чем проблема, на что он ответил:

«У меня болит спина». Осмотрев его кресло, я увидел, что

оно сломано. «Почему бы вам не заменить это кресло но-

вым?» — недоуменно спросил я.

Когда я заглянул в тот кабинет в следующий раз, там уже

стояло новое кресло. Хозяин кабинета сказал: «Это просто

удивительно. Как только у меня появилось новое кресло,

сразу же перестала болеть спина. Теперь я намного успешнее

справляюсь со своей работой».

Еще один сотрудник этой же компании существенно по-

высил свою продуктивность, просто пересев лицом к окну,

а не к двери. Поскольку дверь его кабинета была всегда от-

крыта, проходящие мимо люди постоянно отвлекали его

внимание. Когда он встречался с ними взглядом, они часто

останавливались и заходили в кабинет, чтобы поздоро-

ваться и поболтать. В результате его постоянно прерывали.

Когда этот человек развернул свой стол и кресло к противо-

положной стене, проходящие мимо коллеги прекратили от-

рывать его от работы.

3. Организуйте это сразу же! 77

Начните с самого важного

Если вы хотите организовать рабочий процесс так, чтобы

это привело к повышению продуктивности, то должны

продумать ряд важных моментов, которые остаются вне

поля зрения большинства людей. В рабочем ли состоя-

нии инструменты, которыми вы пользуетесь? Легко ли

вам выполнять свою работу? Эти два вопроса «белым во-

ротничкам» следовало бы обязательно задавать себе, хотя

они редко это делают. Если на сборочной линии рабочему

приходится каждый раз сгибаться, чтобы поднять тяже-

лый инструмент, это означает, что процесс сборки необ-

ходимо изменить. Возможно, нужно предоставить рабо-

чему какой-то рычаг, чтобы сократить его время и усилия.

Точно так же, если вам приходится перебирать несколь-

ко бумаг или папок всякий раз, когда нужно позвонить,

вам следует внести изменения в свой рабочий процесс.

Главное — сделать его таким, чтобы вам было легче де-

лать все сразу же.

Ваш набор офисных принадлежностей

Давайте уточним, какими офисными принадлежностями

вы пользуетесь при выполнении работы. Если вы читаете

эту главу не у себя за письменным столом, представьте, что вы сидите за ним. Мысленно воспроизведите плани-

ровку своего рабочего пространства. Какие предметы там

находятся?

1. Три лотка для бумаг (не для хранения!). Обратите вни-

мание, их у вас должно быть три: лоток для входящих

бумаг, лоток для бумаг, находящихся в работе, и лоток

для исходящих бумаг. Ваша система лотков должна

выглядеть так, как показано на рис. 3.1.

78 Работай меньше, успевай больше

2. Стандартные офисные принадлежности: степлер, ручки, карандаши, ножницы, скотч, калькулятор, чи-

стые диски, карманный компьютер, стикеры, скрепки,

маркеры и т.п.

Рис. 3.1. Система лотков для бумаг

Входящая корреспонденция и бумаги, к которым вы еще

не прикасались. Если вы берете какой-то документ в руки, сделайте с ним все, что нужно! Если вы очень заняты и у вас есть

секретарь, поручите ему просмотреть ваши бумаги и разложить Лотки «Входящие бумаги», «Бумаги

их по папкам, которые отображают их приоритетность — на-

в работе» и «Исходящие бумаги»

пример, такие папки: «На подпись», «Срочные», «Служебные

должны всегда находиться на рассто-

записки», «Для прочтения» и т.п.

янии вытянутой руки, что позволит

эффективно использовать их.

Резервный лоток, предназначенный для

Лоток для бумаг, подлежащих об-

бумаг, которые необходимо прочитать,

работке в ближайшее время. В нем

подшить и т.д. Постарайтесь не допу-

должны находиться документы,

скать накопления слишком боль-

с которыми вы начали работать, но

шого количества документов. Вам

не смогли довести дело до конца —

будет легче сделать это, придержи-

например, из-за того, что ожидаете

ваясь следующих правил: прочи-

дополнительную информацию или

тывать короткие документы сразу

ответный звонок, или вам пришлось

же; просматривать содержание

прерваться на решение более сроч-

и выделять отдельные параграфы;

ного вопроса. Этот лоток не пред-

поручать часть работы подчи-

назначен для бумаг, которые вы

ненным; составлять короткие

откладываете на потом без причины,

тезисы; выделять время

или связанных с незавершенными

для более внимательного

проектами.

прочтения некоторых

материалов. В ряде

случаев для хранения

бумаг требуются

специальные

дополнительные

лотки.

Готовые документы, которые необходимо передать дальше. Отправляйте по не-

сколько штук в день перед тем, как покинуть офис, или поручите это секретарю

Мне приходилось встречать людей, у которых на столе лежат

два, а то и три будто бы сломанных степлера. Разумеется, на самом деле они исправны — просто в механизме за-

стряли скобки, и никто не удосужился их оттуда вытащить.

Хуже всего, что каждый раз, когда такому человеку нужен

степлер, он берет его у своих коллег! Возможно, вам кажет-

ся, что степ лер — это мелочь, но ведь это один из главных

инструментов «белого воротничка», и от поддержания та-

ких устройств в рабочем состоянии зависит эффективность

и результативность его работы.

3. Организуйте это сразу же! 79

Позаботьтесь о том, чтобы у вас были все нужные при-

надлежности и чтобы они находились в рабочем состоянии.

Прекратите постоянно одалживать их у коллег. Выделите

немного времени на то, чтобы выяснить, какие инструмен-

ты у вас есть, а каких не хватает. Восполните недостающие.

Храните их все в среднем ящике стола или в более мелких

боковых ящиках, а не на рабочем столе.

В то же время вы не должны быть расточительны. Нужно

бережно относиться к инструментам. В бухгалтерии часто

говорят о невероятном расточительстве сотрудников ком-

паний: «После того как организовали правильно свою ра-

боту, мы выяснили, какой инвентарь у нас есть, какую его

часть мы используем и какую деваем непонятно куда». Если

размеры таких потерь подсчитать, полученная сумма просто

поражает.

Однажды я занимался внедрением программы PEP

в одной брокерской компании среднего размера. Я по очере-

ди обошел все рабочие столы, находившиеся в офисе, со сло-

вами: «Соберите все лишние предметы, которые у вас есть, и верните их на центральный склад». Я это сделал по одной

простой причине: люди часто жалуются, что не могут найти

на складе того, что им нужно, или (так часто бывает в не-

больших компаниях) что уже израсходован весь кварталь-

ный или годичный бюджет на закупку офисных принадлеж-

ностей, поэтому их не за что купить. После того как я обучил

некоторым принципам программы PEP около 120 сотрудни-

ков компании, я собрал все те офисные принадлежности, ко-

торые они нашли в своих столах. Их оказалось столько, что

целый год можно было вообще ничего не покупать! А нуж-

но было всего лишь сделать ревизию в ящиках письменных

столов сотрудников. И это весьма типичная ситуация. Если

вы столкнетесь с проблемой нехватки офисных принадлеж-

ностей — поищите их у себя в столе, на столе и вокруг него.

Готов побиться об заклад, там вы найдете десяток ручек

80 Работай меньше, успевай больше

и прочих предметов, о существовании которых даже не до-

гадывались.

Принцип, использованный по отношению к столам, при-

меним и к информации в ваших бумагах: вы не пользуетесь

тем, о существовании чего даже не подозреваете. А ведь без

упорядочивания и поддержания в рабочем состоянии всех

офисных принадлежностей и документов вы даже не знае-

те, что у вас есть. Следовательно, неэффективно используете

имеющиеся у вас ресурсы. Подумайте о людях, выживших

после кораблекрушения, которые оказались в океане в ре-

зиновой лодке. Первым делом им нужно собрать и взять

на учет все, что у них осталось, один предмет за другим.

У них больше ничего нет, поэтому ничто не должно про-

пасть зря. Расточительство в подобной ситуации может сто-

ить им жизни.

Знакомьтесь с новинками рынка

Следите за новинками на рынке систем и инструментов

тайм-менеджмента. Выработайте привычку просматривать

каталоги или регулярно заходить в магазины офисных при-

надлежностей, чтобы отыскивать там новые средства и ин-

струменты, которые помогут вам в выполнении текущих за-

дач. Возможно, вас удивит то, что вы там найдете.

Я помню одну женщину, которая работала в страховой

компании. Она была очень неорганизованной и не хоте-

ла следовать моим рекомендациям. Дело в том, что у нее

была уникальная профессия, и мои решения не вполне

соответствовали тем условиям, в которых она работала.

Но как-то одна из ее коллег принесла в офис систему, со-

стоящую из карточек размером примерно семь на две-

надцать сантиметров и кожаной обложки с маленькими

карманчиками для их хранения. Человек должен был

записывать по одной задаче на карточке и вкладывать

3. Организуйте это сразу же! 81

такие карточки в карман для дел, намеченных на следую-

щий день. Коллеге эта система показалась бесполезной,

но, вместо того чтобы выбросить ее, она отдала ее моей

подопечной. Ей система понравилась и в конечном итоге

помогла решить много проблем.

Существует множество прекрасных инструментов по-

вышения результативности. Одному человеку какой-то

из них может показаться совершенно неэффективным, тог-

да как другой не может без него обойтись. Воспользуйтесь

существующими инструментами и выберите из них те, ко-

торые больше всего соответствуют вашему стилю работы.

Организация документов,

сначала бумажных

Хотя многие из нас переходят к электронной докумен-

тации, нам все равно приходится иметь дело с огромным

потоком бумаг. Мы выяснили, что, если вы научитесь упо-

рядочивать свои бумаги, процесс организации оставшей-

ся части рабочего пространства не вызовет особых труд-

ностей. Если у вас нет проблем с организацией бумажных

документов, вы можете пропустить этот раздел и перейти

к разделу, посвященному систематизации электронных

файлов.

Чтобы лучше справляться с бумажной работой, упоря-

дочьте свои бумаги и папки по частоте использования. Те

документы, к которым вы обращаетесь чаще всего, долж-

ны находиться от вас на расстоянии вытянутой руки. Ваш

стол — это рабочая поверхность, поэтому на нем могут ле-

жать только те бумаги, с которыми вы работаете в настоя-

щий момент.

Рисунок 3.2, на котором показаны места для хранения бу-

маг, дает общее представление об оптимальной организации

рабочего пространства.

82 Работай меньше, успевай больше

Рис. 3.2. Места для хранения бумаг

Справочные

материалы (месяцы)

Текущая работа

Система

(настоящий момент)

лотков (дни)

Мусорная

корзина

Архивы

(часто)

(годы)

Рабочие

материалы (недели)

Для распределения потока документов у вас должна быть

система, состоящая из трех лотков. На рис. 3.1 показано, как она может выглядеть и как ее лучше всего использо-

вать. Ваши лотки для входящих бумаг, для бумаг, находя-

щихся в работе, и для исходящих бумаг предназначены для

тех документов, которые следует обработать на протяжении

нескольких дней, не более. Кроме того, вы должны создать

папки для рабочих, справочных и архивных материалов.

Эти три типа папок представляют собой важный инстру-

мент управления потоком документов.

1. Папки для рабочих материалов предназначены для

хранения документов, касающихся текущих проектов

и рутинных обязанностей. Как правило, 80% вашей ра-

боты связано с 20% рабочих материалов, поэтому они

должны находиться на расстоянии вытянутой руки,

лучше всего — в выдвижном ящике письменного стола

3. Организуйте это сразу же! 83

в виде подвесных папок. В папках для рабочих мате-

риалов следует хранить бумаги, которые вы регулярно

используете в работе на протяжении нескольких не-

дель или месяцев, или бумаги, связанные с текущими

проектами, за реализацию которых вы отвечаете.

2. В папках для справочных материалов хранится основ-

ная масса тех документов, которые есть в вашем офисе.

Поскольку вы регулярно пользуетесь ими, они должны

быть недалеко от вас, но не обязательно на расстоянии

вытянутой руки.

3. Архивные материалы, хранение которых предусмотрено

законом, могут понадобиться разве что от случая к слу-

чаю. В таких папках содержатся документы за предыду-

щие годы; их можно хранить за пределами офиса.

Рабочие материалы

Однажды человек, на рабочем столе которого возвышались

пять стопок бумаг, сказал мне с непроницаемым лицом, что

точно знает, где что находится. Я спросил: «В таком случае

вы, наверное, считаете, что нет смысла систематизировать

папки?» Он показал рукой на тот хаос, который царил на его

столе, и ответил: «У меня уже есть система. Вот она».

Затем зазвонил телефон. Собеседник попросил этого

человека посмотреть служебную записку, отправленную

несколько дней назад. «Да, конечно, минуточку», — ска-

зал мой подопечный. Он подошел к одной стопке бумаг

и перелистал их, затем бросил на меня смущенный взгляд,

покраснел и подошел к следующей стопке. Оказавшись

в неловком положении, он сказал звонившему: «Я вам пе-

резвоню».

Я просто сидел и смотрел на него. В конце концов, он про-

изнес: «Согласен, возможно, действительно нужно система-

тизировать папки, но, честное слово, потерявшийся лист

точно был где-то рядом с голубым листом вон в той папке».

84 Работай меньше, успевай больше

Людям кажется, что они знают, где что находится, и тем

не менее теряют много драгоценного времени на поиски

нужных вещей, потому что на самом деле не знают этого.

Было бы неразумно полагать, что можно запомнить, где на-

ходится каждый лист бумаги.

Вот для чего предназначены папки для рабочих материа-

лов. Как показано на рис. 3.3, в них, как правило, содержится

информация нескольких типов:

1. Справочная информация. В этой папке находится ин-

формация, которая всегда должна быть под рукой: спи-

ски номеров телефонов, адреса, компьютерные коды

и другие данные, которыми вы часто пользуетесь.

2. Материалы, подлежащие обсуждению. Сложите в пап-

ку материалы, которые собираетесь обсудить на пла-

новых совещаниях, а также с теми сотрудниками, ко-

торым намереваетесь поручить выполнение задания.

3. Рутинные обязанности. В папках этой категории со-

брана информация, касающаяся выполнения рутин-

ных задач, которыми вы занимаетесь ежедневно, еже-

недельно или ежемесячно.

4. Текущие проекты. В этих папках находятся докумен-

ты, касающиеся текущих проектов. Создайте под-

весные папки для каждого такого проекта и сложите

в них все, что к нему относится. Просмотрите содер-

жимое папок прямо сейчас и переместите менее сроч-

ные бумаги в папки для справочных материалов.

5. Календарная картотека. Как правило, она делит-

ся на две части: в первой — папки нумеруются

от 1 до 12 (по количеству месяцев в году), во второй —

от 1 до 31 (по количеству дней в месяце). Календарная

картотека предназначена для хранения документов,

работа с которыми отложена на более длительное

время, а также бумаг, касающихся задач, выполнение

которых необходимо проконтролировать.

3. Организуйте это сразу же! 85

Рис. 3.3. Рабочие материалы

Календарная картотека

для хранения документов,

работа с которыми отложена

Поскольку 80% вашей работы

на более длительное время,

связано с 20% рабочих материалов,

а также бумаг, касающихся задач,

храните эти папки отдельно

выполнение которых необходимо

от других на расстоянии

проконтролировать

вытянутой руки

Текущие проекты,

над которыми

вы работаете

Материалы, связанные

с рутинными обязанностями,

которые вы выполняете

ежедневно, еженедельно

или ежемесячно

Материалы, подлежащие

обсуждению (материалы,

которые вам предстоит

обсудить на плановых

совещаниях, а также

с ключевыми

исполнителями задач)

Справочная информация

(списки номеров телефонов,

адреса, компьютерные

коды и т.д.)

Календарная картотека

Создание календарной картотеки и ее ежедневная провер-

ка станет для вас надежной системой напоминаний о том,

что вы должны сделать. Предположим, мы с вами догово-

рились встретиться 15 декабря. Вы можете положить спи-

сок вопросов, которые хотите со мной обсудить, а также

все необходимые для этого материалы, в папку под номе-

ром 15. В папки, соответствующие определенным числам

декабря, можно вложить записки с напоминаниями такого

типа: «Проверить расписание рейсов» и «Проверить со-

стыковку рейсов в Чикаго». Кроме того, в одну из папок

следует поместить напоминание о том, что, перед тем как

отправляться в поездку, нужно найти себе замену на время

отсутствия.

86 Работай меньше, успевай больше

Благодаря календарной картотеке можно разгрузить и ло-

ток для бумаг, находящихся в работе. Предположим, вам

требуется составить договор, написание которого займет

несколько часов. У вас есть все необходимые материалы,

возможно даже первый вариант договора — но в него нуж-

но внести все поправки до оговоренного конечного срока.

Вы еще не сделали этого, поскольку по опыту знаете, что

на это уйдет два часа, а вы не можете сейчас потратить

столько времени. Поэтому вы отводите для этой работы

два часа в четверг и кладете предварительный вариант до-

говора в календарную картотеку, в папку под номером 11

(четверг, 11), где и найдете его в четверг, когда будете гото-

вы заняться этой работой. Поскольку вы каждое утро про-

сматриваете календарную картотеку, одиннадцатого числа

вы находите предварительный вариант договора в папке

под номером 11, смотрите в свой ежедневник и видите, что

выделили для работы над ним время с 9 до 11 часов. Когда

будет готов окончательный вариант, поместите его в лоток

для исходящих документов и отправьте тому, кто будет за-

ниматься им дальше.

Все принципы построения календарной картотеки для бу-

мажных документов применимы и к созданию ее электрон-

ного варианта. Функции такой картотеки могут выполнять

электронная записная книжка или карманный компьютер.

Электронные календарные системы обычно входят в програм-

му электронной почты. Для тех, кто работает без администра-

тивной поддержки, они во многих случаях могут оказаться бо-

лее эффективными и удобными в применении, чем бумажные.

Вы прекрасно понимаете, почему так важно ежедневно

просматривать папки календарной картотеки. В этом суть

философии «Сделайте это сразу же». Просмотрев папку

под номером, соответствующим текущей дате, вы будете

точно знать, что вам нужно сделать в соответствии со своим

рабочим графиком.

3. Организуйте это сразу же! 87

Организация персональных рабочих материалов

Очень важно создать такую систему папок, которая охваты-

вала бы все направления вашей работы, была продуманной

и легко запоминалась и, самое главное, облегчала бы поиск

нужной информации. Чтобы эта система работала, ее не-

обходимо адаптировать к собственным нуждам. Это мож-

но сделать посредством составления схемы, отображающей

ваши должностные обязанности, направления деятельности

и типы информации, требуемой для решения стоящих перед

вами задач. На рис. 3.4 представлена примерная схема долж-

ностных обязанностей директора завода.

Рис. 3.4. Примерная схема функциональных обязанностей,

необходимая для создания системы папок

Управление

Совещания

Отчеты

Совершенствование систем управления

Новые проекты

ISO 9000

НИОКР

Отношения с коллективом

Обновление

Профсоюзы

оборудования

Вознаграждения

Условия работы

Бюджет

Отношения

Текущий год

с поставщиками

Следующий год

Ключевые поставщики

Производство

Отношения с клиентами

Выпуск продукции

Ключевые клиенты

Специальные заказы

Анализ уровня

Совершенствование

удовлетворенности

технологического

клиентов

процесса

Отношения с местными общинами

Членство в советах директоров

Пожертвования

А так выглядит упрощенная процедура анализа должност-

ных функций. Составьте список самых общих обязанно-

стей и используйте их в качестве ключевых слов схемы.

Скорее всего, ваша должность предполагает от шести

88 Работай меньше, успевай больше

до восьми основных обязанностей. Затем перечислите бо-

лее мелкие обязанности, из совокупности которых состоят

основные. Схема, представленная на рис. 3.5, поможет вам

определить, какие папки необходимо создать, чтобы они

охватывали все важные аспекты вашей работы.

Рис. 3.5. Шаблон для построения схемы должностных обязанностей

Должность

В процессе систематизации папок для рабочих материалов

придерживайтесь следующих рекомендаций.

1. Выберите ящик для рабочих материалов. Лучше все-

го — самый большой ящик рабочего стола. Помните,

что рабочие материалы всегда должны быть под ру-

кой. Четкими жирными буквами подпишите его.

2. Удалите из ящика все бумаги, которые не относят-

ся к числу рабочих материалов. Переместите их либо

в папку для справочных материалов, либо в архив.

3. Позаботьтесь о наличии отдельных папок для каж-

дого проекта и каждого направления деятельности.

3. Организуйте это сразу же! 89

Сделайте на каждой из них соответствующую

надпись.

4. Организуйте календарную картотеку. Папки, нахо-

дящиеся в ней, должны быть разделены на две части:

в первой — папки нумеруются от 1 до 12 (по количе-

ству месяцев в году), во второй — от 1 до 31 (по коли-

честву дней в месяце).

5. Удалите все документы, с которыми больше не рабо-

таете. Переместите их либо в папку для справочных

материалов, либо в архив.

Организация персональных справочных материалов:

записывайте задачи сразу же после их обнаружения

По мере очистки рабочего пространства, а также сортиров-

ки и упорядочивания документов вы, скорее всего, будете

сталкиваться с задачами, которые вам предстоит решить. Их

необходимо сразу же записывать. Дэвид Аллен в своей за-

мечательной книге «Как привести дела в порядок»* называет

это сбором всего того, что вам нужно сделать: «Все, что вы

считаете по какой-либо причине незавершенным, следует

собрать в надежной системе вне вашего сознания (я назы-

ваю ее накопительной корзинкой), к которой необходимо

будет регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содер-

жимое».

Вам предстоит решить, где фиксировать все эти задачи

и какую систему использовать, чтобы обеспечить их выпол-

нение. Хотя я не большой поклонник программы Microsoft

Outlook, во многих компаниях для управления электрон-

ной почтой используют именно ее. Сосредоточение всей

электронной корреспонденции, контактов, задач, ежеднев-

ника и заметок в одном месте — лучший способ справиться

со своей работой. С помощью таких программ, как Microsoft

* Аллен Д. Как привести дела в порядок. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

90 Работай меньше, успевай больше

Outlook или Lotus Notes, вы можете разделить на категории

и организовать свои списки задач, внести в ежедневник за-

планированные дела и включить функцию «Напоминание».

Повторяю еще раз: я не настаиваю на применении какой-то

конкретной прикладной программы. Однако убежден, что,

если вы все еще пользуетесь бумажной системой, переход

к электронному аналогу позволит вам значительно повы-

сить персональную эффективность.

Еще один важный момент: задача, которую вы вносите

в свой список дел, должна представлять собой конкретный

следующий шаг, который нужно сделать. И это не должна

быть запись наподобие: «Купить дом». Это слишком общая

формулировка. Сталкиваясь с задачей такого типа, необ-

ходимо установить, какие именно действия следует пред-

принять для того, чтобы выполнить ее. В данном случае

это может быть примерно следующее: «Позвонить Джону

(специалисту по ипотечному кредитованию) и договорить-

ся о встрече, чтобы вместе с ним оценить финансовое со-

стояние моей семьи и выяснить, какой ипотечный кредит

я могу позволить себе взять». Определите такое действие

(следующий шаг) немедленно и делайте это только один раз.

Обратите внимание: определение следующего шага — это

ваш инструмент планирования, поэтому, когда будете гото-

вы действовать, вы точно будете знать, что делать.

Теперь пора приступать к созданию системы папок для

справочных материалов следующего содержания:

— результаты исследований, необходимые для будущих

проектов;

— материалы по выполненным проектам, к которым вы

часто обращаетесь;

— информация о ресурсах;

— информация о сотрудниках;

— административные данные;

3. Организуйте это сразу же! 91

— информация о состоянии бюджета;

— информация о счетах клиентов.

При систематизации справочных материалов вам нужно ре-

шить два вопроса.

1. Какую информацию необходимо сохранить?

2. Как организовать справочные материалы так, чтобы

было легко находить нужную информацию?

Структурировать справочные материалы вам помогут сле-

дующие рекомендации (см. рис. 3.6).

1. Составьте список ключевых аспектов своей работы

(например, контракты, торговые ярмарки, разработка

продуктов, бюджет, персонал). Это и будут те катего-

рии, на которые необходимо поделить справочные ма-

териалы.

2. Сделайте на папках четкие надписи, соответствующие

выделенным категориям.

3. Просмотрите имеющиеся папки и выбросьте ненуж-

ные бумаги.

4. Разложите справочные материалы одной или не-

скольких категорий по папкам и разместите в одном

из ящиков.

5. Разложите папки со справочными материалами в ал-

фавитном порядке по категориям или подкатегориям.

6. Крупными, разборчивыми буквами подпишите каж-

дый ящик, чтобы облегчить и ускорить поиск нужной

информации.

Архивные материалы

Архивные материалы предназначены, как правило, для об-

щего пользования, поэтому способы их структурирования

и разделения на категории могут отличаться от того, как

92 Работай меньше, успевай больше

упорядочены ваши персональные материалы. На самом деле

вы можете разместить их в двух местах: архивные документы, непосредственно связанные с вашей работой, — в своем ка-

бинете, а документы общего пользования — за его пределами.

Рис. 3.6. Система для хранения справочных материалов

Для того чтобы эффективно

Дата добавления: 2015-07-02