Тема 5. Организация как коммуникационная сеть

КОММУНИКАТИВНЫЙ КАРКАС ОРГАНИЗАЦИИ

Коммуникации встроены во все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникативный процесс часто называют связующим в организации.

В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации.

Без связей и фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого. Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия. Связи между частями организации осуществляются через каналы коммуникации. Виды связей соответствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют части в единое целое.

В организации связь - это выражение отношений, а не какое-то действие. Связи различаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе связи. Посредством связей в организации осуществляется координация ролей и деятельностей. (Начальник подчиненный, сотрудник-сотрудник).

По сути, эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информации.

В зависимости от критерия, положенного в основу классификации, в организации выделяются различные типы связей. Наиболее часто анализу подвергаются следующие пары связей в организации:

• вертикальные и горизонтальные;
• линейные и функциональные;
• формальные и неформальные;
• прямые и косвенные.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ И ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ

Коммуникация необходима при реализации всех управленческих функций; она выступает средством их реализации, а также взаимной координации. Поэтому коммуникативная функция наряду с функцией принятия решения рассматривается в качестве «связующего процесса» в организациях.

Суть управленческой деятельности связана с необходимос­тью постоянной координации деятельности подразделений орга­низации, ее отдельных членов для достижения общих целей. Эта координация осуществляется в различных формах, но в пер­вую очередь - посредством многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации.

Вертикальные и горизонтальные коммуникации имеют определяющее значение для функционирования организации. Они образуют каркас коммуникативной сети организации. При этом вертикальные связи реализуют иерархический принцип построения организации, а коммуникаций по горизонтали используют координационный принцип.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они образуют межуровневые коммуникации в организациях.

• Обычно формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии.
• Служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации.
• В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы.

Как правило, рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей можно судить о размере организации.

Использование вертикальных связей в качестве каналов передачи информации для принятия решения становится малоэффективным, когда информация, используемая для решения, вынуждена проходить несколько уровней организационной иерархии, расположенных далеко друг от друга. В этом случае создается опасность возникновения искажения, так называемый эффект испорченного телефона, когда замедляется весь коммуникационный процесс и требуются значительные затраты для его оптимизации.

Информация может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Это может быть информация для подчиненных уровней управления о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Коммуникации по восходящей, представляют собой систему каналов движения информации «снизу вверх». Эта информация также может быть различной по своему функциональному предназначению и высту­пать, в форме сигналов о событиях, оповещения о неблагополучии дел, официальных отчетов (устных и письменных), неформального осведомительства и др.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем – координации задач и действий.

Преимущества горизонтальных связей:

• Помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях.
• Экономят время и повышают качество взаимодействия.
• Формируют равноправные отношения, которые являются важной составляющей удовлетворенности сотрудников организации.
• Развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.

Особенности горизонтальных связей:

• Обычно не формализуются в ходе проектирования организации (за исключением матричной структуры).
• В случае, когда горизонтальные связи устанавливаются на неформальной основе, они обычно имеют привязку ко времени, к событию или к людям. В основном, в таких случаях используется метод установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

Способы формализации горизонтальных отношений.

• В ряде случаев для усиления механизма горизонтального взаимодействия официально назначаются специальные лица для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации (кураторы, координаторы). В таком случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодействие. Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей (менеджер проекта).
• Создание целевых групп и команд, состоящих из представителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем. Целевые группы чаще создаются на временной, а команды - на постоянной основе. Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчинения.

Горизонтальные коммуникации

· Между паритетными подразделениями организации, возникающие вследствие необхо­димости координации их работы и служат этим целям.

· Между исполнителями. Здесь возникают многочисленные противоречия, с которыми должен считаться руководитель, например межличностные конфликты.

· Между паритетными руководителя­ми подразделений внутри организации.

ПОДТИПЫ ВЕРТИКАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Деление вертикальных коммуникаций на подтипы основывается на нескольких критериях одновременно и включает следующие виды коммуникаций.

· руководитель-подчиненный - межличностное общение, основная особенность которого сочетание непосредственного характера контакта с его иерархичностью. Опосредованно проявляется, например, в форме письменного указания. Такие коммуникации составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.^[37]

· руководитель — подчиненный-руководитель, в котором происходит коммуникационный процесс между руководителем высшего звена и руководителем нижележащего иерархического уровня.

· руководитель — руководитель - который представляет собой коммуникации между равными по статусу руководителями.

Всем указанным видам коммуникации присуща общая черта: они носят индивидуальный характер и развертываются, как правило, при непосредственном контакте. Кроме того, все они включают в качестве хотя бы одного из коммуникантов руководителя (разных иерархических уровней), а в своей совокупности характеризуют поэтому индивидуальную коммуникативную вертикаль.

Коммуникации руководитель — рабочая группа имеет комбинированный индивидуально-коллективный характер и реализуется в многообразных организационных формах: совещаниях руководителя с рабочими группами, отчетах групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных проверках рабочих групп и др. Обмен информацией, в котором. участвуют все члены группы и каждый имеет возможность высказаться, призван повысить эффективность действий группы. Частным случаем таких коммуникаций является производственное совещание.

Считается, что горизонтальные коммуникации внутри рабочей группы (сбор без руководителей для обсуждения проблем) зачастую могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

ФОРМАЛЬНЫЕ И НЕФОРМАЛЬНЫЕ СВЯЗИ

Термины «формальный» и «неформальный» появились в управленческой литературе после описания известного Хоуторнского эксперимента.

Формальные связи - это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе:

• члены организации могут осуществлять взаимодействие друг с другом;

• члены организации желают делать то, что они делают;

• цель объединяет людей.

При этом формальные связи полностью легализуют только первое из вышеназванных условий, а два других условия - отчасти.

Эти связи носят заданный характер. Схема организации - «набор» формальных связей, связей между «неодушевленными» ячейками организации. На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями. (Отношения между директором завода и начальником цеха вне зависимости от того, кто занимает эти должности).

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам работника, либо - интересам организации. В основе неформальных отношений лежат отношения между конкретными индивидами (это отношения между конкретным человеком, занимающим пост директора, и конкретным человеком, являющимся начальником цеха).

Неформальные связи существуют всегда. Реальные люди, желая делать вещи несколько по-другому, могут строить свои отношения не так, как это предписано. Вследствие развития в организации неформальных связей в иерархической субординации по реализации властных прав и информационного обеспечения может наблюдаться смена позиций.

Появление неформальных связей является индивидуальной защитной реакцией индивидов на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды.

Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации.

ФОРМАЛЬНЫЕ И НЕФОРМАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Традиционно коммуникации подразделяются на формальные и неформальные.

Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются структурой организации, ее основными функциональными целями и задачами.

Неформальные коммуникации - это все те контакты, которые реализуются вне и помимо формальных коммуникативных каналов. Основные разновидности.

· между рядовыми членами организации.

· между руководителем и подчиненными.

· внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя).

Особая роль среди всех неформальных внутриорганизационных контактов принадлежит такой их разновидности, как слухи, в значительной степени создающие социальную микросреду организации. Они влияют на общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию

ЛИНЕЙНЫЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СВЯЗИ

Линейные связи - это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Природа функциональных связей (или их еще часто называют штабными) - совещательная, и реализуется посредством этих связей информационное обеспечение координации.

Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.

——————————— Линейные связи

— — — — — — — — — — Функциональные связи

ПРЯМЫЕ И КОСВЕННЫЕ СВЯЗИ

Функциональные связи следует отличать от функциональных прав. Последние - это власть, которую индивид или отдел могут иметь как результат специфики своей работы. (В цехе машиностроительного завода работает нормировщик или учетчик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующий по месту работы, в цеху делегированное ему отделом функциональное право - вести различные виды оперативного учета). При этом возникают не прямые, а косвенные связи. Последние не ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях. (Квалифицированная экспертиза делается теми, у кого на это специально выделяется время. В целом ускоряется принятие решения).

Повышение эффективности косвенных связей зависит от понимания характера отношений, возникающих при реализации функциональных прав. К успеху приводит широкий взаимообмен информацией между «линией» и «функцией», а также совмещение целей той и другой стороны.

При этом круг вопросов, попадающих под функциональное право, не должен становиться безграничным (главный бухгалтер не должен пытаться «заменить» руководителя организации).

——————————— Прямые связи

— — — — — — — — — — Косвенные связи

КОММУНИКАЦИОННАЯ СЕТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе коммуникантов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между ними. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и косвенных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Косвенные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности. В сетях типа «кружок» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто Расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Таким образом, можно утверждать, что организация с одной стороны представляет собой группу разрозненных моноструктурных организаций, а с другой единое образование – многоструктурную социальную организацию, связующим материалом которой выступают коммуникации.

Дата добавления: 2015-07-02