Создание структуры и формирование промежуточных итогов

Фильтрация данных. Автофильтр

Для выборки данных из списка, согласно заданным критериям, можно воспользоваться командой Фильтр на вкладке Главная группы инструментов Редактирование из меню Сортировка и фильтр. Для применения команды Автофильтр для списка необходимо:

· выделить строки в которых необходимо отфильтровать данные;

· дать команду Фильтр;

· щелкнуть кнопку раскрывающегося списка нужного столбца;

· выбрать вариант элемента списка.

В результате выполнения команды Автофильтр

· на экране будут показаны только те данные, которые удовлетворяют заданным критериям;

· номера выведенных на экран строк будут обозначены цветом, отличным от основного;

· строки, не удовлетворяющие избранным критериям, будут скрыты;

· в тех столбцах, где было задано какое-либо условие фильтрации, стрелки на кнопках поменяют цвет.

Критерий Условие… позволяет применить сразу 2 различных условия с использованием логических операторов И/ИЛИ.

Задание:

1. Откройте книгу Функции.xls лист СУММ_ЕСЛИ.

2. С помощью Автофильтра отобразите записи для условий, которые содержаться в диапазоне G2:G6.

3. После выполнения каждого условия верните все записи.

После сортировки данных и расположении их в желаемом порядке, Excel позволяет находить промежуточные результаты, или промежуточные итоги для групп ячеек внутри диапазона. Конечно, вы можете создавать формулы для нахождения суммы, среднего значения или стандартного отклонения данных в диапазоне ячеек, но вы можете сделать то же самое гораздо быстрее, настроив Excel на вычисление суммы ячеек в столбце с данными, например, по одной и той же категории товаров. Таким образом, если ваш рабочий лист содержит данные по продажам нескольких товаров, вы можете подсчитывать результаты для каждого товара отдельно.

Когда вы вычисляете промежуточные результаты в рабочем листе, Excel выделяет рамкой диапазоны ячеек, использующиеся в каждом подсчете. Например, если первые десять строк рабочего листа содержат информацию о продажах фурнитуры, а в следующих десяти строках находятся данные о продажах, инструментов, Excel разделит строки на два блока. Вы можете использовать метки на рабочем листе, чтобы скрыть или отобразить строки, использующиеся для подсчета промежуточных результатов; в данном случае, вы можете скрыть все строки с информацией по инструментам, скрыть все строки с данными по фурнитуре, скрыть оба блока или отобразить оба блока. Чтобы сформировать промежуточные итоги необходимо:

1. Поставьте текущую ячейку внутри списка, в котором подводите итоги.

2. Перейдите на вкладку Данные и в группе Структура щелкните по кнопке Промежуточные итоги.

3. В появившемся диалоговом окне Промежуточные итоги установите нужные вам параметры.

4. Нажмите ОК, чтобы добавить итоги в рабочий лист.

После того, как итоги будут добавлены в рабочий лист слева от номеров строк будет добавлена структура. Используя кнопки структуры «+» и «­–» можно либо раскрыть либо свернуть данные, чтобы отображался общий итог.

Для автоматического создания структуры выполните перечисленные ниже действия:

· Выделите ячейки, которые хотите структурировать.

· На вкладке Данные в группе Структура щелкните по кнопке Группировать и выберите команду Создание структуры.

· На рабочем листе над столбцами и слева от строк появляется структура уровней.

· Щелкните по номерам уровней, чтобы скрыть или развернуть промежуточные данные.

Для структурирования рабочего листа вручную выполните следующее:

· Выделите столбцы или строки, которые следует сделать подчиненными (низшего уровня).

· На вкладке Данные щелкните по кнопке Группировать и выберите команду Группировать.

· В результате выделенные строки будут сгруппированы в отдельную группу самого низкого уровня.

· Продолжайте группировать данные до тех пор, пока в структуру не будут включены все необходимые данные.

Задание:

1. Откройте книгу Уровни. в папке Файлы для лабораторных работ на Рабочем столе.

2. Добавить промежуточные итоги по столбцу Продажи, при каждом изменении в столбце Недели выполнять операцию Сумма.

3. Сохранить документ.

Дата добавления: 2017-01-14