ТЕМА 9. Безконфліктне спілкування в процесі проведення професійних переговорів і нарад

Завдання для практичних занять

1. Виконати завдання зі збірника тренінгових вправ [40] Розділ 11. Навички управління стресами в конфліктних ситуаціях.

2. Провести аналіз конфлікту або конфліктної ситуації 15, 16 за схемою, приведеної у таблиці 2. Картографія конфлікту або конфліктної ситуації

Інформаційні джерела до теми: 1, 2, 3, 4, 6, 8, 13, 14, 16, 23, 24, 27, 31.

Методичні рекомендації до вивчення теми

Переговори й наради у професійній діяльності. Переговори - це форма взаємозв’язку між людьми, яку призначено для досягнення угоди, коли обидві сторони мають однакові або протилежні інтереси. Професійні переговори - усний контакт між партнерами, які мають необхідні повноваження з боку своїх організацій (фірм) для його проведення, розв’язання конкретних проблем і укладення контрактів (угод). Ділова нарада - це поширена форма управління для вироблення оптимальних рішень, що дозволяє використовувати колективний розум і знання для вирішення складних актуальних проблем, організувати обмін інформацією, думками й накопиченим досвідом між окремими працівниками, структурними підрозділами підприємства. На ділових нарадах вирішуються такі питання: розвиток, зміцнення політики підприємства і втілення її в життя; інтеграція заходів усіх відділів і служб з урахуванням загаль­них цілей організації; виявлення та розрахунок колективних результатів; колективне вирішення проблем з урахуванням навчального ефекту. На нараді приймається управлінське рішення за принципомколективізму, який передбачає взаємодопомогу, що підвищує індивідуальну й колективну відповідальність працівників у виробничих умовах.

Технологія організації та проведення ділових нарад. Для досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати й чітко організувати їх проведення з урахуванням сукупності обов’язкових елементів. Техніка ведення ділових переговорів.Алгоритм професійних переговорів являє собою процес, що складається з чотирьох послідовних етапів: підготовка переговорів, проведення переговорів, вирішення проблеми (завершення переговорів), аналіз підсумків ділових переговорів. Переговори можна вважати завершеними, якщо ретельно й відповідально проаналізовано їхні результати, прийнято необхідні заходи для їх реалізації, зроблено відповідні висновки для підготовки наступних переговорів. Цілями аналізу підсумків переговорів є: порівняння цілей переговорів із їхніми результатами; визначення мір і дій, що випливають із результатів переговорів; ділові, особисті й організаційні висновки для майбутніх переговорів. Кокус— це окрема закрита нарада, на час якої сторона, що бере участь у переговорах, виходить на короткий час із загальної сесії переговорів із цілями, досягнення яких буде сприяти процесу загальних переговорів. Дещо нагадуючи тайм-аут спортивної команди, даний вид наради має суворі часові рамки, визначені процедурною угодою (як правило, тривалість кокуса не перевищує 30 хв.).

Формування культури проведення переговорів і нарад.У практиці менеджменту під час проведення ділових переговорів використовуються такі основні методи: варіаційний метод; метод інтеграції; метод урівноважування; компромісний метод. Приведені методи ведення переговорів носять загальний харак­тер. Існує ряд прийомів, способів і принципів, що деталізують і конкретизують їх застосування. Переговорні стилі, якими часто користуються ділові партнери під час переговорів: твердий стиль, м’який стиль, торговий стиль, співробітницький стиль.

Рекомендації організаторам та учасникам переговорів і нарад із позицій безконфліктного спілкування і результативного завершення. Передумови успішності ділових переговорів стосуються ряду як об’єктивних, так і суб’єктивних факторів та умов.

Для забезпечення ефективності переговорів слід дотримуватися таких правил.: 1. Основне правило полягає в тому, що обидві сторони мають прийти до переконання, що вони щось виграли в результаті переговорів. 2. Найголовніше на переговорах - це партнер. Його потрібно переконати в прийнятті пропозиції. На нього треба орієнтувати весь процес переговорів, усю аргументацію. 3. Переговори - це співробітництво. 4. Дуже рідко переговори проходять без проблем, тому важливою є схильність до компромісу. 5. Будь-які переговори повинні бути діалогом, тому важливо вміти правильно поставити питання і вислухати партнера. 6. Позитивні результати переговорів варто розглядати як їх природне завершення, тому наостанок необхідно зупинитися на змісті договору, у якому знайшли відображення всі інтереси парт­нерів. 7. Переговори вважаються завершеними, якщо їх результати піддалися ретельному аналізу, на основі якого зроблені відповідні висновки. Менеджер повинен знати специфікупроведення ділових нарад, які повинні бути ефективними. Їх існує багато. Вони носять як суб’єктивний, так і об’єктивний характер. Найбільш важливі положення стосовно управління ситуацією можна деталізувати й конкретизувати.

Рекомендації для доповідача.До будь-якого виступу необхідно ретельно готуватися. За кор­доном люблять говорити, що один відомий державний діяч на питання про те, скільки годин йому буде потрібно на підготовку до чергового виступу на телебаченні, відповідав: «Якщо я повинен говорити всього десять хвилин, то на підготовку мені буде потрібен тиждень. Якщо в моєму розпорядженні буде одна година, то мені потрібно два дні. Якщо ж час мого виступу не обмежений, то я можу почати хоч зараз».

Доповідачу необхідно пам’ятати про раціональність свого повідомлення, про те, що найбільше значення для залучення уваги аудиторії мають перші 3 хвилини виступу. Якщо нічого нового й цікавого в цей час не повідомляється, увага слухачів слабшає і може цілком згаснути. Особливо привертає увагу невідома раніше інформація, якщо вона торкається актуальної теми й не виходить за рамки доступного, факти діяльності добре відомої всій аудиторії особи, проблемні ситуації й аргументація «за» і «проти», а також думки й факти, що дають учасникам зборів чи наради можливість зробити особистий внесок у загальну справу. Доречними іноді бувають і невеликі гумористичні відступи.

Загальні рекомендації учасникам наради:

1. Бути впевненими в тому, що участь у даній нараді в цілому чи зокрема вкрай необхідна.

2. Уміти правильно оцінити особистий внесок в успішність проведення наради.

3. Учасники наради повинні створити єдину робочу групу, основною частиною якої є аналіз проблем роботи організації, здійснення якого не входить у компетенцію кожного учасника окремо. Групова робота повинна забезпечити виявлення пропозицій, досягнення яких в індивідуальному порядку неможливе.

4. Уміння слухати й аналізувати на нараді — це найважливіші та необхідні якості, що вимагають постійного вдосконалення.

5. На нараді повинна говорити не одна людина. Висловлювати свою точку зору треба якомога чіткіше й лаконічніше. Переривати доповідача не можна. Слово для доповнення висловленої думки дається почергово.

6. Учасникам наради доцільно робити під час обговорення замітки.

7. Учасники наради повинні залучити до процесу розроблення рішення і менш активних членів, щоб дати всім присутнім можливість для самовираження. Це одна з передумов гарного й результативного співробітництва.

8. Від позитивного вирішення якої-небудь робочої проблеми залежить задоволення запитів і потреб кожного окремого працівника. Постарайтеся знайти і зрозуміти ці зв’язки.

9. Під час прийняття рішення та у процесі аналізу проблем жоден учасник наради не повинен намагатися нав’язати іншим думку, яка спирається на офіційну позицію керівництва. Придушення думки інших веде до втрати важливої інформації.

10. У кожному виступі повинна бути щонайменше одна провідна ідея (чи пропозиція).

11. Кожна доповідь повинна завершуватися коротким висновком, що звертає увагу на головне.

12. Знайте, що ефективність кожної наради залежить від дієвості підготовки та від рівня проведення наради.

Таким чином, нарада за умови відповідного рівня підготовки та проведення є ефективним методом управлінської діяльності, тому що в основі прийнятих рішень за різними проблемами й питаннями лежать їхні колективні обговорення й рекомендації.

Практичне заняття № 9

Дата добавления: 2017-01-14