З'язки з громадськістю

Діловодство і документування

Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління. Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає вагоме місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.

"Громадські зв'язки - це функція управління, яка встановлює і підтримує взаємокорисні стосунки між організацією та громадськістю, від якої залежить її успіх чи невдача". До організацій у нашому випадку ми відносимо органи державного управління. Хто ж репрезентує їх громадськість? Під громадськістю в паблік рілейшнз розуміють ту частину соціального оточення, яка своєю поведінкою може безпосередньо чи опосередковано впливати на успішну діяльність організації. Для органу державного управління істотне значення має його репутація саме у цих категорій громадськості. Наприклад, для такого органу державного управління як обласна державна адміністрація основною публікою є жителі даної області в цілому, а також організації, установи, підприємства, громадські об'єднання, які перебувають у відносинах взаємозалежності з цим органом виконавчої влади. Отже, громадські зв'язки органу виконавчої влади - це достатньо широка система взаємин, ядром якої є стосунки між цим органом і громадянами, відносно яких цей орган здійснює свій управлінський вплив.

Відомий американський фахівець Рекс Гарлоу дає таке визначення ГЗ, з яким можна погодитися: "Паблік Рілейшнз - це одна із функцій управління, що полягає у встановленні та підтримці спілкування, взаєморозуміння, прихильності та співробітництва між організацією та її громадськістю. Вона включає в себе вирішення різних проблем: забезпечення управлінців інформацією про громадську думку та надання допомоги у розробці відповідних заходів; забезпечення їх діяльності в інтересах громадськості; підтримання управлінців у стані готовності до різних змін шляхом своєчасного передбачення тенденцій; використання досліджень та відкритого спілкування як засобів діяльності ".

Основною метою ГЗ органів державного управління є вплив на створення зовнішнього і внутрішнього соціально-політико-психологічного середовища, яке було б сприятливим для успіху та іміджу, а також забезпечення бажаної поведінки цього середовища у ставленні до самого органу влади.

О.С. Конотопцев виділяє 4 групи функцій:

1. Функції державного суверенітету (оборона, міжнародне представництво, охорона порядку, контроль, регламентація).

2. Економічні функції (забезпечення функціонування фінансової системи та загальне регулювання економіки).

3. Соціальні функції (соціальний захист та охорона здоров’я).

4. Гуманітарні функції (освіта, культурний розвиток та забезпечення умов наукової діяльності) [9].

Автори навчального посібника «Теорія та історія державного управління» (Г. С. Одінцова, В. Б. Дзюндзюк, Н. М. Мельтюхова та ін.) вважають за доцільне виокремити наступні види функцій.

І. Головні функції державного управління

Політико-адміністративні:

• забезпечення державного суверенітету;

• здійснення внутрішньої та зовнішньої політики в межах Конституції і законів України;

• забезпечення прав і свобод людини та громадянина;

• здійснення заходів із забезпечення обороноздатності та національної безпеки;

• забезпечення та координація роботи органів влади;

• регулювання демографічних та міграційних процесів;

• створення та діяльність політичних партій;

• перегляд територіального устрою країни;

• формування громадсько-правової відповідальності.

Економічні:

• гарантія економічної безпеки та самостійності;

• координація економічної політики;

• реалізація фінансової, цінової, інвестиційної та податкової політики;

• забезпечення рівних умов розвитку для всіх форм власності;

• розробка та здійснення державних програм соціально-економічного. науково-технічного розвитку;

• організація та забезпечення зовнішньоекономічної діяльності;

• забезпечення виконання бюджету (країни, регіону);

• формування грошової політики та регулювання обігу;

• забезпечення якості товарів та послуг, застосування національних та міжнародних стандартів.

Соціальні:

• розробка та здійснення державних програм розвитку соціальної сфери;

• формування та реалізація заходів щодо забезпечення охорони здоров'я та гігієни населення:

• регулювання трудових відносин між найманими робітниками та роботодавцями.

• формування системи соціального захисту та пенсійного забезпечення;

• забезпечення раціонального використання природних ресурсів;

• регулювання відносин в сім`ї, охорона дитинства, материнства, батьківства;

• забезпечення прав корінних народів та соціальних меншин.

Культурно-освітні:

• забезпечення розвитку фундаментальних наук;

• розробка та впровадження державних програм загальної, технічної, гуманітарної освіти;

• здійснення заходів щодо забезпечення спортивного виховання дітей та підлітків;

• поширення інформації неполітичної спрямованості;

• створення умов для розвитку мистецтва та культури;

• забезпечення можливостей щодо організації відпочинку та проведення спортивних змагань;

• формування системи підготовки та перепідготовки кадрів, підвищення кваліфікації.

II. Допоміжні функції державного управління

Управління персоналом:

• формування служби управління кадрами;

• застосування сучасних методів кадрового менеджменту;

• формування ефективної системи добору та підготовки кадрів;

• оновлення управлінської еліти;

• запобігання рецидивам непрофесіоналізму та некомпетентності при формуванні кадрового потенціалу;

• посилення соціальної та політичної захищеності службовців;

• утвердження нової культури державної служби;

• розробка та впровадження сучасних методів визначення потреби в кадрах;

• запровадження механізмів розвитку персоналу, що забезпечують якісно новий рівень кадрового потенціалу.

Організація служб та процедур:

• визначення ефективної побудови організаційної структури державного органу;

• урахування рівня керованості та факторів ресурсного забезпечення при створенні підрозділів та розмежуванні їх повноважень;

• розробка оптимальних схем делегування повноважень за рівнями ієрархії;

• розмежування збалансованих повноважень і відповідальності органів влади щодо забезпечення державних та громадських послуг;

• розробка і впровадження сучасних організаційних регламентів та управлінських процедур.

Технічне забезпечення управління:

• визначення потреб щодо технічного забезпечення управління;

• формування сучасної технічної бази здійснення управлінського впливу;

• збереження, обслуговування та ремонт управлінської техніки;

• своєчасне оновлення технічних засобів;

• застосування сучасних технологій управління;

• розробка нових технологій.

Формування бюджету:

• формування пропозицій щодо доходної та витратної частин бюджету;

• підготовка бюджетних рішень;

• розробка процедур підвищення якості бюджетного процесу;

• регулювання бюджетного процесу.

Юридичне забезпечення:

• прийняття легітимних законодавчих актів;

• забезпечення якості правового регулювання;

• запобігання порушенням вимог законності в роботі органів влади;

• недопущення проявів бюрократизму та корупції в діяльності владних структур;

• правове регулювання відносин між гілками влади;

• здійснення діяльності, пов`язаної із судовими позовами.

Діловодство:

• фіксація управлінських дій, створення документів за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях;

• зберігання документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органів державного управління та прийняття рішень;

• регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення (надходження) до відправлення (передачі в архів);

• впровадження комп`ютерних технологій опрацювання документальної інформації відповідно до вимог державних стандартів та відповідних інструкцій;

• дотримання термінів діловодства та зберігання документів;

• організаційно-методичне забезпечення роботи з документами у структурних підрозділах.

Контроль та аудит:

• визначення об'єкта та предмета контролю;

• складання правил та регламентів проведення контролю;

• одержання та співставлення інформації з різних джерел;

• прийняття рішень за підсумками контролю;

• доведення рішень до адресата, а в разі необхідності – до громадських та правоохоронних органів;

• надання допомоги підконтрольним структурам у наведенні порядку;

• сприяння недопущенню помилок у подальшій роботі;

• запровадження аудиту при встановленні реального становища з проблемних питань.

Інформаційне забезпечення та зв'язки з громадськістю:

• формування вертикальної та горизонтальної мережі прийняття та поширення інформації;

• забезпечення релевантності інформації при прийнятті рішень;

• спрощення адміністративних процедур одержання інформації щодо діяльності органу управління;

• забезпечення прозорості у діяльності органу влади;

• створення каналів постійного обміну інформацією з громадськими організаціями та громадянами.

Дата добавления: 2017-01-13