Этапы совещания

Организация проведения совещаний

Совещание – это вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам обучаются умению мыслить в соответствии с интересами коллектива.

Участие в такой коллективной форме управления, как совещание, способствует развитию деловых качеств работника, росту его компетентности в процессе взаимного обмена мнениями, накоплению им навыков творческого решения управленческих задач. Деловое совещание обеспечивает возможность для руководителя проявить свои организаторские способности, умение убеждать и другие качества.

Участие в деловом совещании создает благоприятные условия для непосредственного общения руководителя с подчиненными и, следовательно, влияния на них.

Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

- развитие и укрепление политики организации и проведение её в жизнь;

- интеграция мероприятий всех отделов и служб с учётом общих целей фирмы;

- выявление и расчет коллективных результатов;

- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

По стилю проведения  

По задачам  

Классификация совещаний

1. Подготовительный.

При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, круг участников, дату, время и место проведения, позаботиться о необходимых средствах наглядной информации.

Приглашения следует рассылать по крайней мере за неделю до совещания. При этом необходимо проинформировать участников как можно конкретнее о его времени, теме и целях.

При подготовке надо определить состав участников, повестку дня, подготовить доклады, организацию прений, осуществить выбор помещения, выбрать ответственного по протоколу.

2. Основной этап.

Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Прежде всего, согласовать с участниками повестку дня, регламент, порядок принятия решений.

Во время совещания следует контролировать, как достигаются поставленные цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность.

Длительность:

- активность участников совещания зависит от руководителя ведущего совещание, и обеспечивается хорошей подготовкой с вещания, созданием на нем обстановки деловитости;

- оптимальная длительность оперативного совещания состав. 20 – 30 мин, проблемного совещания с насыщенной повестке дня - до 1,5 – 2 ч. Время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса – около 40 – 45 мин.;

- оптимальная длительность – 1 час;

- при продолжительных совещаниях после 1 работы – перерыв 10 минут, после 1,5 часа работы – 15 минут.

Психологическая атмосфера. Совещание должно проходить атмосфере искренности и откровенности, взаимного уважения принципиальности и деловитости: главная его задача – искать:находить позитивные решения. С целью систематического развития дискуссии в нужном направлении необходимо, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы. Но действовать при этом необходимо дипломатично. Для того чтобы совещание было эффективным, следует ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы.

Правила выступления:

- стараться говорить медленно и негромко;

- обращаться не непосредственно к своему оппоненту, а ко всей аудитории, благодаря чему автоматически возникает деловая и спокойная атмосфера;

- в самом начале своей речи подчеркнуть совпадение своих взглядов с мнением оппонента (по некоторым вопросам), приводя убедительные аргументы в пользу этих взглядов, и только после этого можно перейти к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов;

- следует умело ставить вопросы, благодаря чему можно переключить внимание присутствующих с одной темы на другую, нацеливать его на те аспекты проблемы, которые еще остаются в тени;

- одно из важнейших требований к руководителю совещания – не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Нужно помнить, что должность придает словам руководителя особый вес, и те из присутствующих, кто придерживается противоположных взглядов на проблему, могут не решиться их высказать;

- по ходу совещания ведётся протокол (секретарём). В конце совещания руководитель подписывает протокол;

- полезно краткое резюмирование выступлений, но не только после обсуждения вопроса и в конце совещания, но и в ходе самого обсуждения. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь на совещания, и у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии будет достигнут определенный прогресс.

Регламент выступлений.

Следует добиваться того, чтобы соблюдение регламента работы стало обязательным законом совещания. Если на заседании или совещании не определен регламент докладчика и выступлений в прениях, то создаются предпосылки для неделовой обстановки его проведения. Нарушения регламента, так же как и опоздания на совещание, вызывающие его задержку, являются значительно более серьезным служебными проступками, чем опоздание на работу.

3. Заключительная часть.

В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей и остановить сроки исполнения, чтобы удостовериться в достижении всеми участниками общей договоренности.

Подписать к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повестку и сроки последующего делового совещания.

Дата добавления: 2017-01-13