Документирование трудовых правоотношений

Деятельности

Документирование организационно-распорядительной

3.1 Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают: уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих задачи и функции организации, учреждения, предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

- учредительные документы (устав, положение);

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положения о структурных подразделениях;

- должностные инструкции работникам.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения в соответствии с законом Республики Беларусь осуществляют свою деятельность на основании устава. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Основные разделы устава: указание на собственника предприятия, название и вид предприятия, местонахождение предприятия, цель, перечень органов управления, размер уставного фонда, порядок образования имущества, порядок распределения прибыли, условия реорганизации. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия (приложение А).

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание – один из основных видов организационных документов. Оформляется на бланке предприятия. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации (приложение Б).

Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Согласовывается с юридическим отделом (приложение В).

Правовое положение работников организаций регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, согласовываются с юристом, утверждаются руководителем организации и доводятся до работника под расписку (приложение Г).

Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации, рационально распределить функциональные обязанности между работниками, повысить своевременность и надежность выполнения задач, улучшить социально-психологический климат в коллективе, четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами, повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей.

Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Раздел «Общие положения» включает: название отдела (подразделения), категорию должности – руководитель, специалист, технический исполнитель; порядок назначения и освобождения работника от должности; замещение во время его отсутствия; квалификационные требования; сведения о должностных лицах, которым подчиняется и которыми руководит работник; правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности работника, занимающего данную должность.

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных организационных условиях производства, труда и управления.

В разделе «права» закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него функций по отношению к его подчиненным, внешним организациям, которые определены законодательством и внутренними документами организации.

В разделе «Ответственность» регламентируется персональная ответственность работника за некачественное выполнение своих должностных обязанностей, несоблюдение требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации.

3.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Издание распорядительных документов обязательно по следующим вопросам: организационным, планирования производства, строительства, материально-технического снабжения, сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы. Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже – действие – срок исполнения. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение издается руководителями разного уровня для решения оперативных вопросов и доводится до исполнителей под роспись. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу; проработка информационно-справочных документов организации: справок, отчетов, писем; подготовка текста документа; согласование документа; подписание приказа; доведение его до сведения исполнителей.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение) – действие – срок исполнения. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа – это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ. Проект приказа до подписания согласовывается (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, юристом. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении…», «Об утверждении…», «О введении…») (приложение Д).

Указание – распорядительныйдокумент, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. К вопросам организационно-методического характера относятся организация исполнения приказов и организация исполнения инструкций. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа. Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней отражаются предписываемые действия. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания.

Постановление являетсяправовым актом и принимается высшими центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, а также установления норм и правил поведения.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»; пишутся от нулевого положения табулятора. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно. Оформляется от нулевого положения табулятора без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем – содержание доклада, сообщения. После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки - инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем – содержание доклада, сообщения. Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ, затем – действие-исполнитель-срок. Датой протокола является дата проведения собрания, совещания, заседания. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки к заседанию (приложение Е).

3.3 Документирование информационно-справочных документов

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от них, не являются обязательными к исполнению.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, которые не оформлены распорядительным документом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части текста указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт составляется на общем бланке и подписывается всеми лицами, принимавшими в этом участие (приложения К, Л).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают информационные, отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной её составления; выводы, предложения организации или должностного лица (приложение И).

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, правового акта или нормативного документа.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются также для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учёбы, занимаемой должности и т. д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки (приложение Ж).

Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. По видам различают телеграммы внутренние (в пределах страны) и международные. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы, регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серии) телеграммы, адресат, текст, подпись.

Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. Обязательными реквизитами ее являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефона; текст и подписи (приложение П).

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами (приложения М, Н).

Виды служебных писем: письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-извещение, информационное письмо, письмо-отказ, письмо-напоминание, сопроводительное письмо. Требования к тексту письма: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, объективность, ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т. д.

Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию. Письмо-приглашение может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и другую информацию.

Рекламное письмо -документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос. Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо-ответ – документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) представляет право другому лицу (доверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности (приложение Р).

По срокам доверенности подразделяются на разовые и длительные. Разовые доверенности уполномочивают на совершение одного действия – получить товар, получить груз на станции железной дороги и т. д. Такие доверенности после совершения указанных в них действий организация забирает у доверенного лица.

Длительные доверенности содержат полномочия на совершение нескольких действий или одного действия в течение срока, указанного в доверенности, но не более трех лет. Если срок доверенности не указан, она действует в течение одного года со дня ее выдачи.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Модем – средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами – пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

3.4 Претензионная документация

Определенные затруднения возникают при оформлении документов правового характера, таких как претензия и исковое заявление по имущественным спорам. Между тем законом предъявляются определенные требования к форме и содержанию искового заявления. Несоблюдение их может повлечь в ряде случаев отрицательные для истца правовые последствия. Законодательство требует, чтобы истец в заявлении обязательно указал наименование суда, в который подается заявление; наименование и место жительства (местонахождение) заинтересованного лица, обратившегося в суд, а также его представителя, если заявление подается представителем; наименование и место жительства (местонахождение) ответчика и других лиц, привлекаемых к участию в деле; содержание требований заинтересованного лица, обратившегося в суд; обстоятельства, на которых заинтересованное лицо, обратившееся в суд, обосновывает свои требования; доказательства, подтверждающие основания требований; цену иска, если иск подлежит оценке; перечень прилагаемых к заявлению документов; подпись заинтересованного лица, обратившегося в суд, и дату подачи заявления. Споры, как правило, подлежат разрешению предварительно в претензионном порядке. Претензия предъявляется в письменной форме в установленные сроки. Требования к содержанию претензии в основном те же, что и к исковому заявлению. Претензия подписывается руководителем или его заместителем.

Вопросы для обсуждения

1 Что такое ОРД (организационно-распорядительная документация)?

2 Объясните назначение распорядительных документов.

3 Приведите примеры распорядительных документов.

4 Охарактеризуйте назначение организационных документов.

5 Приведите примеры организационных документов.

6 Объясните назначение информационно-справочных документов.

7 Приведите примеры информационно-справочных документов.

8 Объясните назначение документа «докладная записка». Какие реквизиты используются при составлении докладной записки?

9 Что такое объяснительная записка?

10 К какому виду ОРД относится протокол? Какие реквизиты используются при составлении протокола? Из каких частей состоит текст протокола?

11 К какому виду ОРД относится акт? Какие реквизиты используются при составлении акта? Какие виды актов подлежат утверждению?

12 Что такое должностная инструкция?

13 Составьте докладную записку начальника планово-финансового отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами.

14 Составьте справку о заработной плате Вашего сотрудника для предоставления по месту требования.

15 Из каких частей состоит текст приказа?

16 Как формируются пункты распорядительной части приказа?

17 Как заверяется выписка из приказа?

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, трудовые договоры, трудовые контракты и др.

Дата добавления: 2017-01-13