Технология организации и проведение совещаний

Правила построения деловой беседы

Деловые беседы делятся на две группы:

· беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки;

· беседы специально подготовленные и строго регламентированные.

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов:

1-этап – подготовительный – определяются задачи беседы, и составляется ее план.

2-этап – ознакомительный – установление контакта, преодоление психологического барьера и создание атмосферы доверия.

3-этап – основной – состоит из трех частей:

· вводная часть беседы – изложение своей позиции и обоснование ее, выяснение позиции собеседника (первое слово за вашим собеседником);

· основная часть беседы – совместный анализ проблемы (вопросы, возражения, доказательства, устранение сомнений собеседника, поиск вариантов решения);

· заключительная часть беседы - выводы, принятие решений.

Совещание проводится в том случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно.

На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т.п.

Совещания классифицируются по следующим признакам:

1) по назначению:

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

· оперативные (диспетчерские).

2) по периодичности (частоте) проведения:

· разовые;

· регулярные;

· периодические.

3) по количеству участников:

· узкий состав(до 5 человек);

· расширенные (до 20 человек);

· представительные (свыше 20 человек).

Технология организации и проведения делового совещания состоит из следующих этапов:

1 этап – подготовка:

§ определение целесообразности проведения совещания;

§ определение повестки дня;

§ определение состава участников;

§ назначение даты и времени совещания (пик повышенной работоспособности – с 11 до 12 ч. и между 16 и 18 часами, совещания лучше проводить во второй половине дня, между 16 и 18 часами);

§ определение места проведения совещания;

§ подготовка участников совещания.

2 этап – проведение:

§ продолжительность совещания (оптимальная – 40-45 минут, максимальная – 1-1,5 часа);

§ регламент – устанавливается порядок ведения совещания;

§ протокол совещания, составленный по определенной форме и содержащий запись выступления участникови принятые ими решения.

3 этап – подведение итогов и принятие решения:

§ выводы;

§ определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ;

§ определение формы подведения итогов совещания (рассылка протокола; выписка из протокола и т.п.);

§ принятие решения о широте информирования;

§ способы выработки решения (комиссией заранее составляет проект, участники совещания его корректируют и принимают путем голосования или председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решение).

4 этап – контроль за выполнением решения:

§ определение лиц, осуществляющих контроль.

Дата добавления: 2017-01-13