Введение 4 страница. Передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии

Передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии. В ее состав должен входить начальник архива.

2. ЗАДАЧИ:

2.1 Комплектование архива документами, состав которых определен в пункте 1.6 настоящего положения.

2.2 Учет, обеспечение сохранности и качества научно-технической обработки, поступающих в архив документов.

2.3 Создание и ведение научно-справочного аппарата к документам архива.

2.4 Использование хранящихся в архиве документов

2.5 Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, установленных государственной архивной службой РФ и УР.

2.6 Оказание методической помощи сотрудникам ОАО «ИжАвто» по вопросам делопроизводства и архивного дела.

3. СТРУКТУРА:

В состав архива входят:

- заместитель начальника отдела – начальник архива;

- группа комплектования и научно-технической обработки документов;

- группа хранителей фондов;

- справочно-информационная группа.

4. ФУНКЦИИ:

4.1 Основные функции архива.

4.1.1 Ведет список предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод*»- источников комплектования архива, который ежегодно утверждается руководством ОАО «ИжАвто».

4.1.2 Составляет планы – графики приема в архив документов структурных подразделений ОАО «ИжАвто» и предприятий группы ОАО «Ижевский машзвод», утверждает их руководством ОАО «ИжАвто».

4.1.3 Принимает завершенные делопроизводством документы ОАО «ИжАвто» и предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод», оформленные в соответсвии с требованиями Государственной архивной службы РФ и УР.

Документы постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение, принимаются в архив по описям, согласованным с экспертными комиссиями предприятий, сдающих документы, и утвержденным экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

Документы по личному составу данных предприятий принимаются в архив по описям, согласованным с экспертными комиссиями предприятий, сдающих документы, и согласованным с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

Предприятия группы ОАО «Ижевский машзавод», документы которых не передаются на государственное хранение, передают свои документы в архив по описям, согласованным с экспертными комиссиями данных предприятий.

При передаче документов на хранение в архив составляется акт приема-передачи докуметов.

4.1.4 Организуется научно техническую обработку документов постоянного хранения и по личному составу ОАО «ИжАвто». Оказывает методическую помощь структурным подразделениям ОАО «ИжАвто» в проведении экспертизы ценности и оформлении документов, подлежащих передаче на архивное хранение.

4.1.5 Представляет описи дел постоянного хранения и по личному составу ОАО «ИжАвто» на рассмотрение комиссии ОАО «ИжАвто» и ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

4.1.6 Участвует в работе экспертной комиссии ОАО «ИжАвто».

4.1.7 Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов. Ведет следующие учетные документы: книги учета поступления и выбытия документов, список фондов, листы фондов, описи дел постоянного хранения, по личному составу, фотодокументов, реестры описей, дела фондов, журнал учета выдачи дел во временное пользование.

4.1.8 Создает и ведет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ЦГА УР. Внедряет автоматизированные поисковые системы к архивным документам.

4.1.9 Под методическим руководством Комитета по делам архивов и ЦГА УР проводит выявление особо ценных дел.

4.1.10 Проводит проверки наличия и состояния дел, хранящихся в архиве, по результатам проверок составляет акты.

4.1.11 Согласовывает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и номенклатуры дел структурных подразделений ОАО «Ижмаш».

4.1.12. Проводит совместно с руководством отдела №303 розыск дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших на архивное хранение.

4.1.13 Организует использование документов архива:

- информирует руководство и сотрудников ОАО «ИжАвто» и предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод» о составе и содержании документов архива;

- выдает документы во временное пользование или для занятий в помещении читального зала архива сотрудникам структурных подразделений ОАО «ИжАвто», предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод», других учреждений и организаций или копии документов в целях служебного, личного и научного использования при наличии официальной заявки в письменном виде;

- исполняет запросы организаций и граждан о подтверждении трудового стажа, о размере заработной платы и другим вопросам социально-правового характера. Консультирует о местонахождении документов, необходимых для наведения архивных справок;

- исполняет тематические запросы структурных подразделений ОАО «ИжАвто», предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод», других учреждений и организаций.

4.1.14 Ведет учет использования архивных документов (журнал регистрации пользователей архивных документов, журнал выдачи дел во временное пользование, журналы регистрации запросов граждан и выдачи архивных справок, журнал регистрации выданных копий, выписок, справок по тематическим запросам).

4.1.15 Принимает участие в подготовке распорядительных документов ОАО «ИжАвто», методических пособий и инструкций по вопросам делопроизводства и архивного дела.

4.1.16 Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификаций сотрудников структурных подразделений ОАО «ИжАвто», ответственных за ведение делопроизводства.

4.1.17 Ежегодно представляет в ЦГА УР сведения о составе и объеме архивных документов по установленной форме (паспорт архива).

4.1.18 Подготавливает и по истечению срока ведомственного хранения передает документы, подлежащие передаче на государственные хранение, в ЦГА УР.

4.2 Группа комплектования и научно-технической обработки документов:

- ведет список предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод», являющихся источником комплектования архива;

- составляет планы-графики приема в архив документов структурных подразделений ОАО «ИжАвто», предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод», контролирует их выполнение;

- оказывает методическую помощь структурным подразделением ОАО «ИжАвто» в проведении экспертизы ценности документов;

- готовит описи дел постоянного хранения по личному составу ОАО «ИжАвто» на рассмотрение экспертной комиссии ОАО «ИжАвто» и ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР;

- принимает на архивное хранение документы постоянного срока хранения, документы личного происхождения, фотодокументы;

- ведет следующие учетные документы: книги учета поступления и выбытия документов, список фондов, листы фондов, реестры описей, дела фондов;

- осуществляет и уточняет, при необходимости, фондирование принятых в архив документов;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, и перерабатывает описи на них, составляет и оформляет описи на фотодокументы, на документы личного происхождения;

- внедряет автоматизированные поисковые системы к документам архива;

- проверяет акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и номенклатуры дел структурных подразделений ОАО «ИжАвто»;

- принимает участие в подготовке проектов распорядительных документов, методических пособий и инструкций по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- готовит документы к передачи на хранение в ЦГА УР;

- принимает участие в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников подразделений ОАО «ИжАвто», ответственных за ведение делопроизводства;

- принимает участие в проверках состояния делопроизводства в структурных подразделениях ОАО «ИжАвто»;

- оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам ОАО «ИжАвто» по вопросам формирования и оформления дел в делопроизводстве, в подготовке дел к передаче га архивное хранение.

4.3 Группа хранителей фондов:

- ведет прием документов на архивное хранение;

- размещает документы в архивохранилищах, ведет картотеку топографического указателя к документам архива;

- обеспечивает сохранность документов принятых в архив;

- готовит документы к выдаче сотрудникам архива, в читальный зал архива и во временное пользование структурным подразделениям ОАО «ИжАвто» и предприятиям группы ОАО «Ижевский машзавод»;

- проводит сверки наличия и физического состояния документов, хранящихся в архиве, и документов, выданных во временное пользование структурным подразделениям ОАО «ИжАвто». По результатам проверки составляет акт;

- оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам структурных подразделений ОАО «ИжАвто» по вопросам оформления дел, передаваемых на архивное хранение.

4.4 Справочно-информационная группа:

- регистрирует и исполняет запросы организаций и граждан о подтверждение трудового стажа, о размере заработной платы и другим вопросам социально-правового характера. Консультирует о местонахождении документов, необходимых для наведения архивных справок;

- исполняет тематические запросы структурных подразделений ОАО «ИжАвто», предприятий группы ОАО «Ижевский машзавод», других учреждений и организаций;

- выдает документы во временное пользование структурным подразделениям ОАО «ИжАвто» и предприятиям группы ОАО «Ижевский машзавод» или для занятий в помещении читального зала архива;

- выдает копии архивных документов структурным подразделениям ОАО «ИжАвто» и предприятиям группы ОАО «Ижевский машзавод»,гражданам, учреждениям и организациям;

- ведет следующие учетные документы: журнал регистрации пользователей архивных документов, журнал выдачи дел во временное пользование, журналы регистрации запросов граждан и выдачи архивных справок, журнал регистрации выданных копий, выписок, справок по тематическим запросам;

- оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам структурных подразделений ОАО «ИжАвто» по вопросам формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовки дел к передаче на архивное хранение.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Описи дел, номенклатуры дел и акты о выделении документов к уничтожению (для согласования). Дела постоянного хранения и по личному составу в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным и согласованным в соответствии с п.4.1.3. настоящего положения. Тематические запросы и заявки на подготовку архивных справок, копий архивных документов, выписок из документов, выдачу архивных дел во временное пользование.	Согласование описи дел, номенклатуры дел, акты о выделении документов к уничтожению. Ответы на тематические запросы, архивных документов, выписки из архивных документов, архивные дела во временное пользование. Методическую помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела, проводит учебы и семинары.
С предприятиями группы ОАО «Ижевский машзавод»
Описи дел и акты о выделении документов к уничтожению (для согласования) Дела постоянного хранения и по личному составу в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным и согласованным в соответствии с п. 4.1.3. настоящего положения. Номенклатуры дел (для сведения). Тематические запросы и заявки на подготовку архивных справок, копий архивных документов, выдачу архивных дел во временное пользование.	Согласованные описи дел, акты о выделении документов к уничтожению. Ответы на тематические запросы, архивные справки, копии, архивных документов, выписки из архивных документов, архивные дела во временное пользование. Методическую помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела.
С организациями и гражданами
Тематические запросы и заявки на подготовку архивных справок социально-правового характера, копий архивных документов, выписок из документов	Ответы на тематические запросы, архивные справки социально-правового характера, копии архивных документов, выписки из документов.

ГЛАВА 3

3.1 Организация внедрения информационных технологий в архиве.

Успешное функционирование информационно-поисковой системы вомногом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный интегратор — предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтом лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом.

3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значе­ние не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации- сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

5. Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания.

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта.

7. Поддержка и обслуживание системы.

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы — системного интегратора — целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедрен­ных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с междуна­родными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой — системным интегратором — договора о долговремен­ном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть спосо­бен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

3.2.ОАО «ИжАвто» внедрение информационных технологий.

Электронные документы и архивы

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.).

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

- разработка принципов хранения информации;

- защита информации;

- активизация вторичного использования информации;

- стандартизация критериев описания данных;

- оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

- регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

- реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп:

1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;

2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тен денция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях,созданный в 1993 г. на базе архива кино-;фото-;фонодокументов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отбирать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумажных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке прикладных программ информационных систем, а не отдельным документам, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения).

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадиционных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хранение «достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя.

Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфиче ское описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь. К тому же особого внимания заслуживает вопрос о соотношении технической экспертизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно которой при отборе на хранение компьютерных файлов следует придерживаться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, т. е. критериев происхождения, содержания и внешних особенностей.

Достаточно важной является и проблема стандартизации описания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архивных документов в базах данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных помимо сведений о самих данных необходима дополнительная информация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии.

В зарубежных архивах разработаны стандарты на три уровня документации, которые должен иметь каждый массив МЧД: пользовательский (цель, источник данных, содержание, организация данных-описание непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для воз­можного вторичного использования); административный, включающий официальные документы, регулирующие отношения архива с пользователем; каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов. В описании МЧД указывается характеристика программного обеспечения, информационного массива, лингвистического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов — дело будущего.

Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периодически изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении подчеркнём, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

В 2000 году был создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России. Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.

И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остаётся делом будущего. Однако, сайт Федеральной архивной службы «Архивы России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в Интернете, и на котором публикуются путеводители и другие справочники, - весомый шаг в данном направлении.

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.Автократов, В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания // Советские архивы. — 1973. — № 2.

2.Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Архео­графический ежегодник за 1969 г. — М., 1971.

3.Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории — 1973.-№8.

4.Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития //Делопроизводство. — 2003. — № 2.

5.Альбрехт Б.В. Вопросы организации работы с документами поличному составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 6.

6.Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — 1996. - №4.

7.Архивная реформа: проблемы, пути развития (расширенное заседание коллегии Роскомархива) // Отечественные архивы. — 1992. — № 3.

8.Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Доклады и тезисы выступлений на Всероссийской конференции. — М., 1995.

9.Бакалинская Г.Г., Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава ис­точников комплектования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. — 1992. — № 3.

10.Балакирев А.Н. Новый вид документов в составе Архивного фонда Российской Федерации // Вестник архивиста. — 2004. — № 3—4

11.Банасюкевт В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап // Секретарское дело. — 1998.— № 1.

12.Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.В. На пути к созданию автоматизированной информационной службы // Отечественные архивы. — 1999. — № 2.

13.Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов: Учебное пособие. — М., 1985.

14.Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Со­временная система пособий по экспертизе ценности документов) // Делопроизводство. — 1998. — № 1.

15.Елпатьевская В.В. Развитие обзорной информации по документам ГАФ СССР // Советские архивы. — 1979. — № 3.

16.Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. — М., 1983.

17.Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов // Отечественные архивы. — 2000. — № 4.

18.Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций // Отечественные архивы. — 1994. — № 5.

19.Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 1995. — № 6.

20.Илизаров Б. С. Роль документальных памятников в общественном раз­витии. Теоретические вопросы использования архивных документов: Учебное пособие. — М., 1987.

21.Иноземцева З.П., Курносое Н.Д. Новое время — новые проблемы. Ком­плектование государственных архивов документами общественных движений // Отечественные архивы. — 1992. — № 6.

22.Иноземцева З.П., Мельникова Л.А. Новое время — проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные ар­хивы. — 1995. — № 1.

23.Ковальчук НА., Осичкина Г.А., Бутько СП. Основные информацион­ные справочники в системе НСА государственных архивов. — М., 1985.

24.Козлов В.П. Актуальные проблемы взаимодействия архивов и вузовской исторической науки // Вестник архивиста. — 1996. — № 5.

25.Козлов В. П. Архивная реформа: вопросы научного и методического обеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1.

26.Козлов В. П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. — 1998. — № 5.

27.Козлов В.П. Публичность архивов и свобода архивной информации// Советская историография. — М., 1996.

28.Козлов В.П. Российское архивное дело. — М., 1999.

29.Котов Б.А. Юридический справочник руководителя предприятия. Тайна. - М., 1999.

30.Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — М., 1996.

5.формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.

В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

1.4 Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении, ведение учетных баз данных

* Здесь и далее в тексте положения имеются в виду предприятия группы ОАО «Ижевский машзавод», заключившие договоры с ОАО «ИжАвто» на оказание услуг архива.

Дата добавления: 2015-07-13