Требования к документообороту внутренних документов

Требования к документообороту исходящих документов

Требования к документообороту входящих документов

· СЭД должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции, в том числе нерегистрируемой, поступившей из сторонней организации или другого юр. лица.

· СЭД обеспечивать создание учетной карточки входящего документа, в которую можно внести дату документа и исходящий номер, корреспондента, адресатов, заголовок (краткое содержание документа) и т. д. и при необходимости зарегистрировать.

· СЭД должна позволять прикреплять резолюции к входящим документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителей и срок исполнения резолюции.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления при направлении входящих документов Адресатам, при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку входящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

· СЭД должна позволять вести учет исходящей корреспонденции, отправляемой в другие организации с возможностью отслеживания даты отправки письма.

· СЭД должна позволять создавать учетную карточку исходящего документа, в которую можно занести такую информацию как: дата документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок (краткое содержание документа), содержание документа в электронном виде и т.д.

· СЭД должна обеспечивать согласование исходящего документа по выбранному маршруту. При желании СЭД должна отслеживать время, отведенное на согласование, и в случае истечения срока согласования производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

· СЭД должна обеспечивать регистрацию исходящих документов.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать исходящий документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию» и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку исходящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

· СЭД должна позволять вести учет внутренней корреспонденции, предназначенной для подготовки документов создаваемых внутри компании и адресованных ее сотрудникам.

· СЭД должна обеспечивать создание учетной карточки внутреннего документа, в которую можно занести следующую информацию: Внутренний № документа, дата регистрации, адресат и т.д.

· СЭД должна обеспечивать согласование внутреннего документа по выбранному маршруту. При желании, СЭД должна отслеживать время, отведенное на согласование, и, в случае истечения срока согласования, производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

· СЭД должна обеспечивать регистрацию внутренних документов.

· СЭД должна позволять прикреплять резолюции к внутренним документам. В карточку резолюции должно быть возможно внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителя и срок исполнения резолюции.

· СЭД должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать внутренний документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию», при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку внутреннего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

Дата добавления: 2015-07-13