Средства рецензирования текста

Разрывы страниц и разделы

Работа с таблицами

Текстовый процессор Microsoft Word обладает мощными средствами создания таблиц, в том числе и для электронных документов. Три инструмента создания таблиц расположены в группе Таблицы на ленте Вставка - это:

• выбор мышкой на полотне с клетками необходимого количества клеток;

• диалоговое окно Вставкатаблицы;

• средство рисования таблиц.

Элементами таблицы являются – строка, столбец, ячейка. Информация, хранимая в ячейке, не зависит от других элементов. Поэтому всегда можно изменить форматирование и размер каждой ячейки, а также информацию в ней. Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты.

Для вставки таблицы в документ, установите курсор туда, где должна разместиться таблица. Выберите команду Вставка Þ Таблицы Þ Вставить таблицу. В появившемся диалоговом окне указать количество строк и столбцов. При желании здесь же можно установить автоформатирование таблицы, нажав на кнопку Автоформат.

После этого указанная таблица появится на экране.

Редактирование таблиц. Редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

• добавление заданного количества строк;

• добавление заданного количества столбцов;

• удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

• слияние выделенных ячеек;

• разбиение выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на основе базовых таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся на лентах Конструктор таблиц и Макет, которая разворачиваются после помещения курсора внутри таблицы.

Добавление и удаление строк и столбцов в таблице. Чтобы вставить строку или столбец, необходимо установить курсор в любое место строки или столбца рядом с которым будет происходить вставка. После этого выбрать команду Макет Þ ВставитьÞСтроку слева или справа/Столбец выше или ниже (рис. 4.19).

Рисунок 4.19 Группа команд для работы с таблицами

Чтобы удалить строку, столбец или ячейки, необходимо сначала их выделить и после этого выбрать команду Макет Þ Удалить таблицу/столбец/строку/ячейки.

Так же имеется возможность форматирования таблиц и форматирования содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором — управление размещением содержимого ячеек.

Для форматирования таблицы предназначены команды контекстного меню Свойства таблицы. Другие элементы управления параметрами таблицы:

• задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Макет Þ Таблица Þ СвойстваÞ Выравнивание);

• задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Макет Þ Таблица Þ СвойстваÞ Таблица Þ Обтекание);

• определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Конструктор Þ Стили таблицы и Конструктор Þ Нарисовать границы);

• задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Макет Þ Выравнивание Þ Поля ячейкиы);

• назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Макет Þ Таблица Þ СвойстваÞ Строка);

• назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (МакетÞ Таблица Þ СвойстваÞ Столбец);

• назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Макет Þ Таблица Þ СвойстваÞ Ячейка или Макет Þ Размер ячейки).

Изменить таблицу можно с помощью маркеров, которые позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.

Для форматирования текста в ячейке можно использовать все возможности Word, связанные с форматированием шрифта, абзаца и т. д.

Чтобы расположить текст внутри ячейки по горизонтали, используйте выравнивание по левому, правому краям или по центру с помощью кнопок панели инструментов, но сначала выделите нужные ячейки.

Чтобы расположить текст внутри ячейки по вертикали, выделите ячейки, вызовите контекстное меню и выберите команду Направление текста.

Обрамление и установка фоновых узоров таблицы. При вставке таблицы в документ она автоматически обрамляется снаружи и внутри одинарной тонкой линией, толщина которой - 0,5 пт. Для быстрого обрамления ячеек они выделяются и командой контекстного меню Границы и заливка открывается диалоговое окно для установки границ и заливки (рис. 4.20).

Для более точной настройки границ таблицы выполните следующее:

▪ выделите таблицу или нужные ячейки;

▪ выберите команду Конструктор Þ Стили таблицы Þ Границы;

▪ выполните необходимые установки, руководствуясь рисунком 4.20.

Для задания фона:

▪ выделите группу ячеек;

▪ выберите команду Конструктор Þ Стили таблицыÞ ГраницыÞГраницы и заливка;

▪ выберите закладку Заливка;

▪ в поле Тип узора установите его тип и процентное содержание;

▪ в поле Цвет фона выберите нужный цвет;

▪ в поле Применить установите - ячейки.

Рисунок 4.20 – Определение границ таблицы

Обработка числовой информации в таблицах. Word позволяет не только располагать в табличной форме числовые данные, но и производить вычисления. Чтобы произвести вычисления в таблице, необходимо выполнить следующее:

▪ установить курсор в ячейку, в которую будет помещен результат; выбрать команду Макет Þ Данные Þ Формула; если в поле Формула предложена неподходящая формула, удалить ее;

▪ в списке Вставить функцию выбрать функцию. Например, для сложения чисел выберите SUM;

▪ ввести в формулу адреса ячеек. Например, для суммирования содержимого ячеек C3 и F4 ввести формулу =SUM(C3,F4);

▪ в поле Формат числа ввести формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выбрать 0,00%.

При выполнении вычислений в таблицах ссылки на ячейки таблицы имеют вид: Al, A2, Bl, B2 и так далее, где буква указывает на столбец, а номер представляет строку. Используются буквы английского алфавита. Для отображения формул следует нажать комбинацию клавиш Alt + F9.

Разрыв страницы - это место, где заканчивается одна страница и начинается следующая. Автоматический разделитель страниц — это пунктирная горизонтальная линия, появляющаяся в окне документа. В центре этой линии располагается надпись Разрыв страницы. Такой разрыв называют мягким. Однако в некоторых случаях требуется создание принудительного ручногоразделитель страниц.

Вставить ручной разделитель - это фактически обозначить место, где начинается новая страница. Внешне он выглядит так же, как и автоматический. Для его вставки необходимо выполнить команду Вставка Þ Страницы Þ Разрыв страницы. Для добавления разрывов другого типа выполняется команда Разметка страницы Þ Параметры страницы Þ Вставить разрывы страниц и разделов. Виды разрывов представлены на рисунке 4.21.

Для удаления разрыва страницы следует поместить на него курсор ввода и нажать Del.

С помощью разрывов в Word документ можно разбить на разделы. Как правило, это делается для того, чтобы применить к различным частям текста специальное форматирование, которое невозможно в целом документе. Например, задание различных колонтитулов в соответствии с названием текущей главы. Для каждого раздела возможна своя нумерация страниц.

Для создания нового раздела следует выполнить одну из команд Разрывы разделов.

Внешний вид разрыва раздела - это двойная пунктирная линия с подписью Разрыв раздела в центре.

Рисунок 4.21 – Окно вставки разрыва

Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно - новый вариант и старый хранятся под одним именем на правах различных версий.

Основным средством рецензирования являются команды ленты Рецензирование. На ней представлены шесть групп элементов управления (рис. 4.22), предназначенных для:

• создания, просмотра и удаления примечаний;

• регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

• проверка правописания;

• сохранения и сравнения версий документа;

• защита документа.

Для создания примечания служит команда Рецензирование Þ Примечание Þ Создать примечание. При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается дополнительное поле для ввода примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

Рисунок 4.22 – Панель рецензирования

Для регистрации изменений в тексте служит команда Отслеживание Þ Исправления. Всё редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать командой ИсправленияÞ Параметры исправлений). Прочие элементы управления панели Рецензирование позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать, сравнивать версии документов, открывать области отображения проверок, устанавливать права доступа к документу.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии.

Дата добавления: 2017-02-01