Тестирование концепции

Поставщики услуг по организации мероприятий	Поставщики услуг по маркетинговой поддержке мероприятий
Компании с определенными целями и задачами, которые мероприятия позволяют решить Специализированные event- компании PR-агентства Рекламные агентства BTL-агентства Агентства по подготовке праздников Выставочные компании Ассоциации Индивидуальные организаторы (тамады) Тренинговые компании	Различные СМИ Колл-центры (сall-centers) Информационные агентства Информационные порталы Новостные агентства PR-агентства Производители деловых сувениров
Поставщики услуг в месте проведения	Поставщики дополнительных Услуг
Гостиницы и конференц-центры Выставочные центры Концертные залы Кинотеатры Агентства по бронированию гостиничных номеров и залов Кейтеринговые компании Поставщики алкоголя Охранные предприятия Поставщики мультимедиа-оборудования Парковка Тентовые компании Клининговые компании	Celebrity Speakers Bureau Агентства талантов Шоу-агентства Модельные агентства Прокатные агентства Курьерские службы Агентства переводов Цветочные салоны Печатные салоны Издательства Транспортные компании Актеры, шоу-труппы

выбор места проведения мероприятия

От места проведения мероприятия зависит очень многое. Оно уже само по себе многое скажет вашим участникам. Фешенебельная гостиница или конференц-центр будут означать заявку на серьезное деловое мероприятие. Необычное место даст основание предположить, что готовящееся мероприятие будет экстравагантным. От выбора места зависит:

– посещаемость: насколько популярным будет ваше мероприятие;

– возможность привлечения спонсоров: устроит ли их статус мероприятия;

– соответствие вашей целевой аудитории.

При выборе места проведения в первую очередь нужно оценить необходимую вместимость зала или площадки.

Пример рассадки -

Например, вы организуете корпоративный праздник. В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек.

Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. метров (150 + 150).

Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80 % приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. метров можно занять для сцены и другого оборудования.

Что нужно сообщить при бронировании (пример запроса)

– Дата и продолжительность мероприятия.

– Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).

– Число участников.

– Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).

– Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.

– Будет ли банкет или фуршет.

– Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.

– Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).

– Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).

– Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).

В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.

Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место им соответствует.

Вот что надо узнать в первую очередь:

– наличие охраны;

– возможность доставки участников к месту проведения мероприятия;

– наличие парковки (и, возможно, парковщика);

– пропускная способность зала на вход и выход;

– доступность зала (насколько сложна планировка здания);

– легкость передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;

– наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:

– услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;

– услуг бизнес-центра (например, если понадобится срочно отправить факс, что-то ксерокопировать или воспользоваться Интернетом).

В случае необходимости пропишите эти условия в договоре, оговорите сроки платежей и другие условия.

Важное правило

Менеджер, отвечающий за мероприятие, обязательно, без всяких исключений, должен лично посмотреть зал, приехав на место. Дело в том, что в самом зале или на прилегающей территории могут обнаружиться особенности, которые не были указаны в описании, поскольку они не важны владельцам помещения. Но они могут быть принципиальными для организатора, который визуально примерит помещение именно для готовящегося мероприятия. У этого правила нет исключений.

Дата добавления: 2017-02-01; Просмотров: 51; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!